Comment annuler un rendez-vous professionnel avec classe

Mardi matin, 9h38 à votre bureau. Vous êtes parti pour vous plonger dans un dossier ultra urgent. Vous avalez une tasse de café et êtes prêt à rester concentré toute la journée pour boucler ce sujet.

Soudain, une fenêtre apparaît sur votre écran, avec un bruit strident qui vous fait sursauter. Vous renversez même quelques gouttes de café sur votre clavier. Cette fenêtre, c’est un rappel de rendez-vous en visio, prévu à 11h30. C’est un rendez-vous avec un fournisseur, avec qui vous aviez convenu de ce meeting afin qu’il puisse vous présenter ses nouvelles prestations pour le bien-être des collaborateurs. Vous aviez complètement zappé ce rendez-vous.

Après quelques secondes de réflexion, vous vous rendez à l’évidence : il vous sera impossible d’honorer ce rendez-vous professionnel, vous avez trop à faire avec votre dossier, ultra important et ultra urgent (cf la Matrice d’Eisenhower). Le prestataire avec lequel vous avez rendez-vous est super sympa, et ses offres paraissent intéressantes.

Cependant, et même si cela vous gêne un peu, vous allez devoir annuler le rendez-vous. 

Ce genre de situation arrive régulièrement à chacun d’entre nous. Annuler un rendez-vous n’est pas dramatique, pour peu que cela soit fait avec un minimum de classe. On vous explique dans cet article comment annuler un rendez-vous professionnel en toute élégance !

Choisissez le bon canal

Évaluez la “gravité” de l’annulation pour déterminer la façon dont vous allez prévenir votre interlocuteur. Dans notre exemple, on annule au dernier moment, pas terrible. Le mieux est donc de prendre son téléphone et d’appeler le prestataire afin de le prévenir de vive voix. Si celui-ci ne répond pas, un SMS peut faire l’affaire (les messages vocaux sont plus difficiles à consulter, surtout si l’on est en réunion).

Si par contre vous vous rendez compte suffisamment tôt que ce rendez-vous la semaine prochaine, ça ne va pas être possible, alors le délai de préavis est beaucoup plus confortable. Vous pouvez alors vous contenter d’un email.

Expliquez, sans tomber dans la justification

Le cerveau humain est ainsi fait : il a besoin d’une explication pour tout. Dans la mesure du possible, le mieux est alors d’être transparent. Dans notre exemple en introduction, vous avez un dossier urgent à gérer, et a priori c’est une raison suffisante et légitime pour décaler le meeting. Expliquez-le à votre interlocuteur, et il devrait comprendre.

Toutefois, restez bref et concis, inutile de rentrer dans des explications compliquées, qui s’apparenteraient alors à de la justification. Vous ne feriez que vous décrédibiliser.

Proposez des alternatives

Annuler un rendez-vous ok, mais ne laissez pas votre interlocuteur proposer lui-même des dates alternatives. Avant de le contacter pour annuler, jeter un coup d’œil à votre agenda et repérez 3 ou 4 créneaux que vous pourriez lui proposer. Plus ces créneaux sont proches, mieux c’est. Proposer un nouveau créneau dans plus d’un mois n’a d’intérêt pour personne.

Attention toutefois, ce conseil vaut si vous voulez bel et bien reporter le rendez-vous. S’il s’agit d’une annulation pure et simple, faites gagner du temps à tout le monde, et expliquez pourquoi ce rendez-vous ne fait pas réellement sens. Ne proposez pas des dates alternatives simplement pour rester poli (et pour éviter la gêne), vous serez encore plus embêté quand il s’agira d’annuler une seconde fois. Ce qui nous amène justement au dernier point :

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Soyez attentif au nombre de fois où vous avez annulé

Annuler un rendez-vous une fois, ok. Deux fois, bon pourquoi pas, ça arrive. Trois fois, c’est carrément que ce rendez-vous, vous n’en avez rien à cirer. Essayer donc de rester attentif au nombre de fois où vous avez annulé un rendez-vous avec un interlocuteur donné.

Dans notre exemple, cela concerne un prestataire, mais cela vaut aussi pour vos collègues. Si vous annulez plusieurs fois un meeting, cela signifie sûrement que ce meeting n’a pas réellement d’importance pour vous, ni de but précis. Peut-être est-il tout simplement inutile, dans lequel cas il vaudrait mieux l’annuler définitivement plutôt que de faire courir indéfiniment votre pauvre interlocuteur.

Ce conseil vaut également lorsque c’est vous qui êtes la “victime” de plusieurs annulations à la suite. Questionnez-vous alors sur la pertinence du rendez-vous, il est fort probable que la personne avec laquelle vous échangez n’y voit pas grand intérêt. 2 solutions alors :

• Prendre le temps d’expliquer le pourquoi du comment ce rendez-vous à la personne, et surtout qu’est-ce que cela peut lui apporter.

• Prendre les devants, et annuler définitivement le rendez-vous soi-même.