Le portrait de Laura, Office Manager chez Golem.ai !

Découvrez cette semaine le portrait de Laura, Office Manager chez Golem.ai !

Bonjour Laura, pouvez-vous vous présenter ?

Je m’appelle Laura et je suis Office Manager chez Golem.ai. Golem.ai est une deeptech française qui propose une plateforme de compréhension du langage naturel fondée sur une intelligence artificielle symbolique, qui permet de structurer toutes les données non structurées comprises dans des textes, des messages ou des conversations. À titre d’exemple, notre technologie permet par exemple de scorer un document selon des critères métiers (date, montant…), ou de traiter automatiquement des emails.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Après avoir travaillé quelques années en startup tech à Stockholm dans l’écosystème tech, ma première expérience d’office manager date de 2016 dans une startup de réalité augmentée (AR) à Londres. J’ai fait un court passage dans un cabinet d’avocat avant d'intégrer une autre start-up tech, et j’ai finalement rejoint Golem.ai début 2021. Ce qui m’a décidé à  devenir office manager c’est surtout ma débrouillardise  notamment avec l’administratif : je ne suis jamais à court de ressources face à des situations inconnues ou intempestives. Mais j’ai découvert en pratiquant ce métier, qu’être office manager ce n’est pas que de la gestion documentaire, c’est surtout beaucoup de social, d'événements, de relationnel (fournisseur ou collègues), de négociations (fournisseurs), et plein d’autres surprises. 

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Disons que je suis d’un naturel très ouvert, amical et honnête. J’aime être au bureau, interagir avec mes collègues, c’est ce qui compte le plus dans mon métier. On est aujourd’hui 42 chez Golem.ai ce qui me permet de connaître personnellement chaque collaborateur, pour qu’ils s’intègrent le mieux possible dans le job, qu’ils soient nouveaux ou non.

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

Il y a des tâches inhérentes au métier d’office manager, comme la gestion des locaux (loyer, prestataires de services, fournitures...), des ressources humaines et de l’administratif. Ma chance est d’être tombée deux fois sur des créations de postes, ce qui m’a permis d’adapter le périmètre de travail à mes compétences et mes aspirations : par exemple, j’ai moins d’attrait pour la comptabilité donc je délègue ou demande de l’aide sur ces tâches, ce qui me permet de me consacrer sur les interactions avec mes collègues. C’est pourquoi je me suis proposée de prendre en charge une grosse partie du travail RH, mais aussi de certaines négociations avec nos prestataires.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Slack, pour répondre à la petite centaine de questions que je reçois par jour ; la suite Google, en particulier le calendrier et les excel sheets pour bien m’organiser ; et mon smartphone.

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Je fais la différence entre les tâches récurrentes et ponctuelles. La majorité du temps, je suis en interaction directe avec mon CEO, l’occasion de régulièrement reprioriser les urgences qui changent vite dans une startup.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

J’ai vécu une période particulièrement chargée et challenging en début d’année, quand j’ai dû gérer la mise en conformité de certains paramètres RH et administratifs suite à une levée de fonds, et en même temps le déménagement de nos locaux. Ce n’était pas une galère, mais une expérience intense surtout lors d’une prise de poste..

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Nous sommes dans une phase de croissance importante, durant laquelle nous recrutons beaucoup. J’ai mis en place un processus d’onboarding structuré afin d'accompagner les nouveaux arrivants et de réussir leur intégration. Cela implique un important travail de coordination durant le recrutement, l’enregistrement du candidat sélectionné pour qu’il devienne un collaborateur dans notre organisation, et ensuite son intégration sociale parmi ses nouveaux coéquipiers.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

La gestion des ressources humaines est quelque chose qui m’intéresse particulièrement. Golem.ai favorise l’apprentissage et la montée en compétence de ses employés. J’ai notamment pu travailler sur des projets comme la mise en place du CSE ou l’organisation de team buildings.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Privilégiez les relations individualisées avec vos collègues. Il est important de créer des moments de cohésion sociale qui feront plaisir à tout le groupe, mais je pense qu’il est également primordial de prendre le temps de connaître chaque collaborateur pour mieux adapter son mode de communication et répondre à ses besoins.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, c’est de voir un nouvel arrivant matcher rapidement avec la culture de l’entreprise.

Un petit mot pour terminer ?

C’est vous qui créez les frontières de votre travail d’Office Manager.