Comment prioriser ses tâches quand tout est super-mega-giga important

Le périmètre d’action des Office Manager ou des Assistant(e)s de Direction peut donner le tournis : la liste des tâches, toutes plus urgentes les unes que les autres, est longue, très longue ! Autant dire que la priorisation des tâches est vraiment importante. Tous les projets, et tout particulièrement les gros projets, comme le changement d’un process installé depuis des lustres, doivent faire l’objet de priorités claires. Vous pouvez utiliser tous les outils et toute la technologie à votre disposition, vous aurez inévitablement et quoi qu’il arrive besoin d’établir des priorités. Alors comment faire pour définir les priorités quand toutes les demandes qui vous sont faites sont « super-mega-giga important pour avant-hier stp » ? On vous aide avant la noyade.

Faites la liste de toutes vos tâches

Utilisez un outil de to-do list , ou n’importe quel autre outil. Un bout de papier et un crayon peuvent très bien faire l’affaire. Notez l’ensemble des tâches que vous pourriez envisager de faire aujourd’hui ou cette semaine. Pour l’instant, ne vous inquiétez pas de l’ordre d’importance, contentez-vous de tout noter sans trop réfléchir.

Identifiez ce qui est urgent et important

Maintenant que vous avez votre liste sous les yeux, il va falloir déterminer si certaines tâches nécessitent une attention immédiate. Entendez par cela que si vous ne terminez pas ces tâches avant la fin de la journée, vous risquez de vous faire sérieusement engueuler / vous faire virer / déclencher une 3ème guerre mondiale . Vérifiez aussi si certaines tâches ont une forte dépendance à d’autres, que vous devriez alors réaliser sans plus attendre.

Évaluez la valeur des tâches

Vous avez maintenant identifié ce qui est important et urgent : c’est ce sur quoi vous devrez travailler en premier. Pour le reste, il s’agit d’évaluer la valeur de chacune des tâches. Qu’est-ce qui a la plus grande valeur pour votre entreprise  ? Qu’est-ce qui va permettre rapidement de dégager de l’argent, d’économiser de l’argent, de favoriser grandement le bien-être des salariés, d’empêcher que tout le monde se barre chez le concurrent  ? Vous pouvez attribuer des points à chacune des tâches pour identifier le plus important. Il serait par exemple plus intéressant de commencer à travailler au plus vite sur la mise en place d’un nouveau système de gestion de la paie (votre entreprise est passée de 15 à 130 salariés en 6 mois, autant dire que l’ancien système à l’arrache n’est plus possible) plutôt que sur la commande de nouvelles ampoules pour la salle de sieste (au fond, est-ce vraiment grave qu’il n’y est pas de lumière dans la salle de sieste ?).

Une autre manière d’évaluer l’importance et la valeur de vos tâches et de déterminer le nombre de personnes touchées par votre travail. Généralement, plus le nombre de personnes impliquées par vos travaux est élevé, plus la tâche est importante. Pensez-y quand il s’agit de prioriser.

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Évaluez les efforts nécessaires pour terminer les tâches

Pour faire le choix entre plusieurs tâches qui vous semblent avoir le même de degré de priorité et la même valeur, essayer de commencer par la tâche qui demande le plus d’efforts. Les experts de la productivité considèrent en effet que la stratégie consistant à commencer par la tâche la plus difficile est la meilleure. Mais si vous êtes crevé ce jour-là, ne vous forcez par à le faire, au risque de longuement procrastiner devant votre écran pour finalement ne rien faire : allez-y alors à l’instinct. Parfois, c’est plus motivant de cocher une case de plus dans sa to-do list, même si la tâche en question était très simple, avant de se lancer de plus grosses missions bien chronophages comme il faut.

Soyez souple mais restez concentré

Vous le savez bien, quand on est Office Manager, on a prévu un plan de tâches pour la journée, puis le boss fait une première demande, untel vient se plaindre qu’il manque 7 euros sur sa fiche de paie, la machine à café dernier cri à 800 balles tombe en panne… et tout votre plan est chamboulé. Sachez que vos priorités peuvent, et vont changer en permanence. Vous pouvez alors revoir vos priorités, mais sachez rester concentré sur les tâches les plus importantes, celles que vous vous étiez engagé à terminer.

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Sachez virer des tâches

Vous ne pourrez probablement jamais terminer tout ce qui se trouve sur votre liste de tâches à accomplir, c’est frustrant mais c’est pourtant bel et bien le cas. Sachez éliminer régulièrement des tâches, celles qui ne sont ni urgentes, ni importantes. Au final, si ce n’est vous, personne ne s’en rendra probablement jamais compte, alors à quoi bon. Et au pire des cas, remettez-les à plus tard, mais pas sur votre to-do list du jour. La priorisation de vos tâches doit vous donner une liste de choses à accomplir réaliste, sinon quoi vous allez finir en arrêt-maladie .

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