Les bases de la négociation pour un Office Manager

Les bases de la négociation pour un Office Manager

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Qu’on soit Office Manager, ou pas d’ailleurs, avoir un minimum de compétences en négociation s’avère indispensable au quotidien. Le domaine n’est en effet pas réservé aux professions commerciales ! Réfléchissez un peu sur toutes les choses que vous pouvez être amené à négocier en tant qu’Office Manager :

  • du télétravail pour vos collaborateurs

  • l’utilisation d’un nouvel outil comptable, plus cher que l’ancien, mais plus efficace

  • un espace repos dans vos bureaux

  • une augmentation de salaire

  • déléguer une partie de votre travail pour vous concentrer sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées

Et on pourrait continuer la liste longtemps comme ça. Pour parvenir à ces objectifs, des talents de négociateur sont donc nécessaires. Mieux vous négociez, plus vous serez content de ce à quoi vous parvenez. La négociation est un domaine à part entière, il serait donc présomptueux d’affirmer que ce simple article va vous en apprendre toutes les clefs, toutefois voici les bases, les fondamentaux de la négociation pour un Office Manager, les petits trucs qu’il faut toujours garder en tête pour négocier efficacement !

Avant toute chose : qu’est-ce que la négociation ?

La négociation, c’est quand 2 interlocuteurs, ou plus, parviennent à trouver une solution acceptable pour tous les partis, à un problème les concernant. Ou plus exactement, il s’agit de tout le process permettant d’arriver à définir cette solution acceptable par tous.

Un bon négociateur parvient à contrôler ce process et arrive à fixer des solutions avec lesquelles il est satisfait. Comme nous le disions précédemment, la négociation intervient au quotidien. Si vous organisez un teambuilding, vous voulez que vos collaborateurs en soient contents, que votre hiérarchie en soit satisfaite vous voulez vous-même en être satisfait. Vous voulez atteindre vos objectifs, vous aligner sur une stratégie, respecter des deadlines…

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Se préparer à une négociation

La préparation est la première étape, et sûrement l’une des plus importantes, pour amorcer une négociation. Vous devez clairement avoir en tête différents facteurs. Alors attention, à vous de voir à quel point vous devez détailler ces facteurs en fonction du sujet sur lequel vous vous apprêtez à négocier : il est évident qu’une négociation de votre salaire demande plus de préparation qu’une négociation pour savoir qui va se charger de vider le lave-vaisselle cet après-midi.

Ces facteurs sont au nombre de 8, les voici :

  1. Vos objectifs : ce que vous cherchez à atteindre à travers cette négociation, tout simplement. Pensez aussi à quel sera l’objectif de l’autre personne. Si vous souhaitez par exemple négocier auprès de votre hiérarchie l’utilisation d’un outil comptable plus cher que le précédent, pensez que l’objectif de votre boss est peut-être de limiter les dépenses récurrentes.

  2. Échange : ce que vous attendez de la part de la personne avec qui vous négociez. Toujours dans l’exemple de l’utilisation d’un nouvel outil comptable, vous attendez de votre boss qu’il accepte que votre entreprise utilise cet outil, et donc la charge financière supplémentaire qui en découle. En contrepartie, vous pouvez faire valoir votre volonté de vous former de manière autonome sur cet outil.

  3. Alternatives : il y peut être judicieux de réfléchir à une alternative, un plan B, dans le cas où vous ne parviendriez pas à vos fins. Quelles concessions êtes-vous prêt à faire ? Vous pouvez par exemple proposer un autre outil comptable, un peu moins performant (mais toujours plus que ces tableaux Excel, que vous utilisez actuellement), mais aussi un peu moins cher.

  4. Relation : avez-vous déjà négocié avec cette personne par le passé ? Si c’est votre boss, a priori oui. Comment s’étaient passés les précédentes négociations ? Quels enseignements en avez-vous tirés ? Et quelle relation souhaitez-vous maintenir avec cette personne dans le futur ? 

  5. Résultat probable : selon votre expérience, quelle va probablement être l’issue de cette négociation ? Votre boss va-il vous faire confiance, ou au contraire, vous rire au nez ? Quelles pourraient-être les objections ? Anticipez-les pour préparer un argumentaire.

  6. Importance : le résultat de cette négociation est-il très important à vos yeux ? Ou est-ce un sujet secondaire ?

  7. Pouvoir : qui détient les cartes dans cette négociation ?

  8. Solution : en tenant des 7 points précédents, qu’est-ce qui vous apparaîtrait comme une solution acceptable ? Dans notre exemple, vous pourriez peut-être accepter une proposition de votre boss de prendre dans un premier temps un essai de 15j, à la suite duquel vous discuterez à nouveau ensemble pour prendre ou non un abonnement à l’outil.

Choisissez votre style de négociation

Avant de partir au combat, tenez compte d’un dernier point : quelle vas-être votre style de négociation ? Il n’y a pas un style de négociation parfait, qui fonctionnerait dans toutes les situations, mais plutôt différentes approches, à choisir selon la situation et votre interlocuteur. Les points “Relation” et “Pouvoir” sont ceux auquel vous devez faire particulièrement attention dans votre choix du comment aborder la négociation.

“Accommodant”, “évitant”, “collaborant”, “concurrent” ou encore “compromettant” sont parmi les différents styles de négociation qui existent. Nous y reviendrons plus en détails dans un prochain article !

Maîtrisez vos émotions

En négociation, on peut rapidement se laisser envahir par ses émotions : stress, excitation, impatiente… Il est important de les maîtriser, pour négocier dans une atmosphère détendue et ne pas risquer de mettre fin prématurément à l’échange en dérivant sur de l’agressivité. Pour cela, les clefs sont :

  • Traiter son interlocuteur avec respect. La base hein !

  • Différencier la personne du problème en question. Cela vous permettra de bien faire la part des choses et de diminuer les risques émotionnels.

  • Comprendre le point de vue de la personne. Cela vous permet d’anticiper ses possibles réactions et vous y adapter au mieux. Vous devez comprendre ses motivations, surtout dans le cas d’une négociation difficile.

  • Écouter, puis parler. L’écoute active est indispensable à toute négociation, sinon on part sur un monologue, on ne comprend pas la personne et puis rien n’aboutit. N’hésitez pas à utiliser de la reformulation pour montrer que vous avez bien compris.

  • Restez-en aux faits. Du concret ou rien.

  • Réfléchir ensemble aux différentes options. La négociation est aussi une collaboration : la solution sera d’autant plus satisfaisante pour les deux partis si elle est l’objet d’un travail commun ! Un accord gagnant-gagnant est le Graal !

Utilisez vos soft skills

On parle souvent de soft skills, un peu moins de leur utilisation concrète. Eh bien la négociation fait partie de ses domaines où vous pourrez les tester.

L’assertivité est capitale pour faire la part des choses et maîtriser ses émotions. Mais la capacité d’écoute est tout aussi importante, et même indispensable. 

La confiance en soi va elle aussi rentrer au jeu pour aborder au mieux les différentes phases de la négociation. La capacité à construire de bonnes relations et à gagner la confiance de ses interlocuteurs vous permettra également de maximiser vos chances de réussite.

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