Comment ne (presque) plus utiliser de papier au travail

Un des mantras pour les entreprises en 2020 (et depuis bien plus longtemps pour la vôtre on espère), c’est l’éco-responsabilité. Il existe tout un tas d’actions que vous pouvez mettre en place dans votre entreprise pour la rendre plus verte. Et l’une d’entre elles est toute simple : il s’agit d’utiliser moins de papier. L’Office Manager et plus généralement les départements Ressources Humaines utilisent parfois beaucoup de papier : contrats, formulaires, factures, livret d’onboarding etc..

Mine de rien, le papier en entreprise demande un certain budget, et pas uniquement pour le papier en lui-même, mais aussi pour les imprimantes, l’encre, les frais de maintenance…

Au-delà d’économiser de l’argent, c’est surtout l’aspect éco-responsable qui nous intéresse ici. On vous propose aujourd’hui quelques actions, simples à mettre en place, pour ne (presque) plus utiliser de papier au travail

Utilisez les signatures électroniques

Les signatures classiques, c’est tellement chronophage. Quand on doit signer un document reçu par mail, il faut l’imprimer, le signer, le scanner, puis le renvoyer, se rendre compte que l’on a oublié la pièce jointe, s’excuser puis renvoyé le bon doc.

L’alternative, c’est la signature électronique. Au cas où vous en doutiez, la signature électronique à tout autant de valeur qu’une signature manuscrite (article 1367 du Code Civil si vous voulez vérifier). Prenez l’habitude d’utiliser au maximum la signature électronique, et faites-la adopter à vos collaborateurs et partenaires. En terme de solution, faites une petite recherche sur le net, ce n’est pas le nombre d’alternatives qui manque, vous aurez l’embarras du choix.

Remplacez les formulaires papiers

Pourquoi s’embêter avec des formulaires papiers, qui seront perdus une fois sur deux, et au mieux, finirons par croupir dans un vieux classeur dans les archives ? Aujourd’hui créer des formulaires digitaux est plus faciles que jamais, que ce soit avec Google Forms, Typeform ou autre…

Voici quelques exemples de formulaire que vous pouvez déjà digitaliser dans votre entreprise :

• Les formulaires d’évaluation (évaluation semestrielle sur les objectifs…)
• Les formulaires pour obtenir les feedbacks de vos collaborateurs , sur les méthodes managériales, le bien-être au travail…
• Les formulaires de candidatures
• Les formulaires pour le remboursement des notes de frais

Réfléchissez bien, il y a sûrement encore plein d’autres formulaires que vous pouvez digitaliser. L’avantage est que vous obtiendrez plus rapidement des retours sur ces formulaires, tout en pouvant conserver une trace de la date à laquelle ils ont été complétés. Que demande le peuple ?

Passez les documentations en pdf

Pour l’intégration de vos petits nouveaux , vous imprimez à chaque fois un doc de 40 pages, avec les bonnes pratiques dans l’entreprise, le règlement intérieur, les numéros de téléphone et les mails des collègues etc… Mais vous savez quoi, si c’était un pdf, ce serait tout aussi bien, voire mieux. Ils pourront être consultés à tout moment, sur un téléphone ou un ordinateur, sans devoir se trimballer les 500g de papier constituant votre doc.

Sans même parler qu’aujourd’hui, il est facile de protéger les PDF avec des mots de passe, par soucis de confidentialité, si cela vous inquiète. En début de PDF, n’hésitez pas à poser la mention « Ne pas imprimer, ça tue des arbres toussa toussa » pour que vos efforts ne soient pas réduits à néant.

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Les espaces de travail collaboratifs

On vous le dit quand même, mais on espère que c’est en place depuis des années dans votre entreprise : utilisez des espaces de travail collaboratifs, type Box, DropBox etc.. C’est tellement plus simple pour tout le monde de s’y retrouver, et les accès peuvent être définis suivant les collaborateurs, pour que chacun se mêle de ses affaires. Ça fait belle lurette que le temps des énormes armoires remplies de documents papiers est terminé, alors on espère sincèrement que vous avez déjà pris le virage.

Sensibilisez vos collaborateurs

Comme pour toutes les actions mises en place en entreprise, si les collaborateurs ne sont pas sensibilisés, ça ne sert pas à grand-chose. Ne vous contentez pas de coller une affiche « Etes-vous sûûûûr de vouloir imprimer ce document » sur l’imprimante (affiche elle-même imprimée sur du papier, ironique n’est-ce pas ?), envoyez un mail à all pour prévenir de l’arrivée de nouvelles pratiques, et au besoin, organisez des sessions de sensibilisation.

Si quelqu’un ne respecte pas les règles, n’hésitez pas à lui balancer un classeur à la figure en terme de rappel et dites-lui que la douleur n’est rien comparé à celle que subissent les arbres.

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Recyclez

Malgré tous vos efforts, il est évident que vous continuerez d’utiliser du papier dans l’entreprise, et c’est normal, c’est parfois inévitable. L’unique façon de réduire alors son empreinte écologique est simple : recyclez. Si ce n’est déjà fait, installez des bacs de recyclage dans l’entreprise, et arrangez-vous pour que vous ou quelqu’un d’autre aille les vider le plus régulièrement possible.

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