Le portrait d'Ilya, Office Manager chez AOS !

Le portrait d'Ilya, Office Manager chez AOS !

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Ilya est Office Manager chez AOS ! Il nous donne sa vision du métier d'OM à travers le portrait de la semaine !

Pouvez-vous vous présenter Ilya ?

Je m'appelle Ilya EJOV, j'ai 24 ans et presque toutes mes dents ! Je travaille pour AOS - Appels d’Offres Simplifiés. AOS accompagne les acteurs du BTP dans la gestion de leurs appels d’offres via une plateforme digitale. L’idée : simplifier les processus pour faire gagner du temps aux donneurs d’ordres (maîtres d’œuvre, maîtres d’ouvrage et entreprises générales). Notre nouvelle plateforme, Chantier Privé, quant à elle, propose aux entreprises du bâtiment de trouver des appels d’offres exclusifs, issus de marchés privés et proches de leur lieu d’activité.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Je pense que, comme pas mal de personnes de ma génération, j'ai vu mes parents aller au travail sans aucune envie et en étant "malheureux" d'y être. Alors je ne dirais pas que je voulais absolument être Office Manager depuis enfant, mais je souhaite depuis enfant rendre les gens heureux sur leur lieu de travail et ce que je fais aujourd’hui, c’est-à-dire, mettre en place des stratégies, des événements, des actions liés au bien être au travail, me comblent parfaitement.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

La beauté, l'intelligence, la bonne humeur et la modestie :D ... Plus sérieusement, je pense que c'est une certaine capacité à pouvoir ajouter de l'humour à peu près partout. L'humour est la meilleure façon de passer un message et c'est aussi la meilleure façon de communiquer, selon moi. En bref, l'humour.

Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

C'est un métier très variable selon l'entreprise. Un Office Manager peut être un assistant administratif, comme il peut être un Happiness Manager, comme il peut être un recruteur, comme il peut être un comptable et d'ailleurs il est souvent tout ça à la fois. Être un Office Manager c'est être le bras droit de sa direction sur une multitude de sujets très variés.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

  • Slack pour la petite com des familles
  • Drive pour la petite gestion et une visibilité entre différents pôles.
  • Magic Office pour les petits tips des familles (En vrai, c'est Google héhé)

Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Avec pas mal de notes écrites. Il faut se noter tout ce qu'on a à faire, des petites To Do List (il existe pas mal d'outils) qui permettent d'avoir un visuel sur tout ce qu'on a à faire et ainsi pouvoir donner la priorité aux demandes qui commencent à remonter ou alors des demandes qui sont à réaliser dans l’immédiat. Et il faut savoir dire "D'accord, je le fais plus tard", sinon on peut vite finir noyé.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

*Prend la voix de Renaud* .. Coronaaavirus... Clairement je pense que, comme pas mal de mes confrères, ça a été une sacrée partie de plaisir. Le stress de suivre sa montée en puissance, le gros stress de devoir gérer 1000 urgences à la minute et essayer de savoir comment s'y prendre avec cette situation totalement inédite; nous étions tous dans le flou, il nous fallait suivre au compte goûte les annonces gouvernementales et réagir très vite.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Chaque "Merci" est un carburant. Il n'y a rien qui fait plus plaisir qu'un "Merci". Avoir de la gratitude pour notre travail, c'est avoir la certitude d'avoir fait du bien à la personne et c'est le meilleur des salaires.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

La négociation. Apprendre à mieux négocier avec les fournisseurs et ainsi avoir les meilleurs contrats, acheter au bon prix, et potentiellement se dégager du budget pour autre chose.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Au même poste, dans la même entreprise si tout se passe bien. Avec des responsabilités un peu plus stratégiques et potentiellement des personnes sous ma direction. Plus de gens à rendre heureux = plus de bonheur pour moi :D

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

"Mieux vaut vivre avec des remords qu’avec des regrets!" Foncez, faites ce que vous voulez. Vivez votre vie, car personne ne le fera à votre place ! :)

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie est le bonheur qui apparaît seulement si on s'efforce d'y croire. Bam *Drop the mic*

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