Portrait de Hélène, Office Manager chez BY.O Group

Portrait de Hélène, Office Manager chez BY.O Group

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Magic Office donne la parole aux Office Manager ! Cette semaine, portrait de Hélène, Office Manager chez BY.O Group !

Hélène, où travaillez-vous ?

Je travaille chez BY.O Group, un cabinet de conseil international, créé en 2001, spécialisé dans la gestion des relations B2B. Notre objectif est de développer des écosystèmes B2B performants et innovants, en s'appuyant sur les relations avec les partenaires de nos clients, fournisseurs et clients. Pour cela, nous intervenons dans la définition des stratégies, menons des projets de transformation , conduisons des missions opérationnelles et développons les compétences des équipes de nos clients.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Il y a presque 2 ans j'ai fait un bilan de compétences et il en est ressorti qu'Office Manager serait un le job qui m'irait comme un gant; j'occupai à ce moment là un poste de comptable dans une société de réassurance. Ce qui m'a rassurée c'est que je ne m'étais pas trompée dans mon cursus scolaire, car en 2003 j'ai obtenu un BTS Assistant de Gestion de PME-PMI. A l'issue de ce bilan, j'ai demandé à suivre une formation certifiante d'Office Manager proposée par le CEGOS. Et en parallèle j'ai été embauchée en tant qu'OM chez BY.O.

Avez-vous suivi des études en rapport avec l'Office Management ? Si oui, lesquelles ?

Comme évoqué précédemment, j'ai suivi la formation "Cycle Office Manager" proposée par le CEGOS avec la possibilité d'obtenir une Certification professionnelle FFP. De septembre à décembre 2017, j'ai donc suivi les 4 cycles en présentiel, à raison de 2 jours par mois + la validation des acquis après chaque session. Et ensuite, j'ai été accompagnée par une tutrice pour la rédaction d'un mémoire à rendre, et à présenter devant un jury. Tout cela afin d'obtenir la certification. Depuis mars 2018 je suis certifiée avec les félicitations du jury, et j'en suis très fière ;-) 

En tant qu'Office Manager, qui sont vos interlocuteurs ?

L'Office Manager est une personne centrale dans une entreprise elle est donc en interaction avec vraiment tout le monde ! Les dirigeants, les consultants, les fournisseurs, les clients, le cabinet comptable, les banques, les avocats, les candidats, les prospects, le bailleur des locaux....

Pour vous, quels sont les complexités du métier au quotidien ?

L'organisation des priorités, parfois une journée n'est pas suffisamment longue pour tout gérer. Il y a plein de petites tâches sur la gestion quotidienne du cabinet, plus la gestion de plus gros projets, et tous les imprévus qui viennent se rajouter.

Quels sont les super pouvoirs dont a besoin un Office Manager ?

Un super relationnel avec ses collègues, prestataires, fournisseurs, clients ! Être organisé et à l'écoute !

Quelles compétences souhaiteriez-vous acquérir dans les 6 prochains mois ?

J'aimerai avoir plus de compétences dans le domaine de l'Happiness et de la QVT.

Pour vous, la transformation digitale de l’Office Management, c’est quoi ?

Plus de facilité dans la gestion, stockage de documents afin d'utiliser le moins de papier possible (signature éléctronique, Sharepoint, etc...) afin que cela rende les échanges plus fluides.

L'outil dont vous ne pouvez pas vous passer ?

Le slack des Office Manager qui est très utile ! Et j'aime beaucoup Linkedin pour lire des articles sur des sujets très précis et rencontrer de nouvelles personnes.

Pourquoi entend-on souvent que "l'Office Manager est la "maman" de tout le monde" ?

Chez BY.O c'est mon surnom, "Maman Hélène" ;-) J'aime prendre soin de mes collègue, être à leur écoute et essayer de répondre dans les meilleurs délais à leur demande afin qu'ils se sentent le mieux possible et considéré, au sein du cabinet. L'une des qualités primordiale de l'Office Manager est l'empathie et être à l'écoute !

Quelle est la meilleure excuse qu'on vous est donnée pour justifier un retard de paiement ?

J'ai perdu votre RIB, alors que nos références bancaires sont inscrites sur nos factures.

Si vous aviez 2 heures de libres par jour, vous en feriez quoi ?

Je lirai davantage d'articles, livres blancs sur la QVT et l'Happiness au travail, ainsi que sur l'Office Management.

Comment voyez-vous l'Office Management dans 10 ans ?

Que les Office Manager soient plus reconnus  pour tout ce qu'ils font ! Cela passe notamment par la rémunération, car lorsque l'on voit les annonces pour les postes d'Office Manager avec une liste de tâches à n'en plus finir et avec une grande responsabilité et que la rémunération est juste ridicule, je suis vraiment écœurée par ce manque de reconnaissance.

Un petit mot pour terminer ?

I LOVE MY JOB !!!!!!

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