La rentrée de l'Office Manager

La rentrée de l'Office Manager

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Ça y est. Après avoir passé 2 semaines à siroter des cocktails frais au bord d’une plage en Espagne ou sur la terrasse d’un bungalow dans un camping à Dunkerque, vous voilà de retour au bureau. Vous auriez souhaité que ces vacances durent éternellement, mais il va vite falloir vous remettre dans le bain. Cette période de transition n’est pas forcément évidente. Office Manager, voici donc comment vous remettre efficacement au travail après vos congés.

Prenez un jour off pour lézarder tranquille à la maison

Vous voulez profiter un max de vos vacances, du coup vous choisissez de rentrer le dimanche soir à 23h, pour reprendre le boulot le lendemain à 9h ? Mauvaise idée. Mieux vaut prendre au moins une journée de transition, pour rester tranquillement à la maison, et laisser le temps à votre esprit de réaliser que les vacances, c’est fini, pour ainsi pouvoir faire la transition. Essayer de rentrer de vacances le samedi, ou posez votre journée du lundi. Ainsi, vous aurez le temps de vous reposer, de récupérer d’un éventuel décalage horaire, et de faire des machines pour laver tous vos vêtements salis par deux semaines de fêtes endiablées à Bali.

Désactivez les messages « En congé au Pakistan, je serai de retour le …blablabla »

Avant de partir en vacances, vous aviez paramétré des messages d’absences, histoire que vos collègues ne soient pas surpris que leur Office Manager chéri ne réponde pas aux emails ? Il est maintenant temps de désactiver ce message d’absence, pour que tout le monde sache que ze Office Manager is back.

Traitez vos mails intelligemment

Après deux semaines de congés, il y a de grande chance pour que votre boîte mail soit pleine à craquer, avec des demandes qui finalement ne sont plus d’actualité, des spams et des offres promotionnelles ayant pris fin de la part de fournisseurs de goodies. Mais il y aura aussi des mails importants demandant un suivi. Il va falloir la jouer fine pour nettoyer correctement sa boîte mail sans y perdre une journée complète. Dans un premier temps, identifiez rapidement les mails non-importants via les objets de mails, ceux qui ne demandent pas de réponse. Ne prenez pas le risque d’égarer votre attention en les ouvrants, et supprimez-les à la volée. Ensuite, évitez de traiter vos emails dans l’ordre chronologique, mais faites plutôt un tri par expéditeur (votre boss par exemple) ou par objet de mail, pour identifier les mails les plus importants et y répondre rapidement. Passez-y une ou deux heures maximum.

Jetez un petit coup d’œil à votre calendrier

Vous avez sûrement besoin d’un petit rappel sur les prochaines réunions, les prochaines deadlines, ou encore les rendez-vous à venir. Prenez quelques minutes pour passer en revue votre calendrier pour les prochains jours, histoire de ne pas être pris au dépourvu et de pouvoir préparer ce qui est nécessaire.

N’essayez pas de rattraper tout le temps perdu d’un coup

Maintenant que vous êtes de retour, c’est sûr que du boulot, vous en avez, et que les prochains jours vont être chargés. Mais vous n’êtes pas un robot, vous ne pouvez pas tout faire d’un coup. Le maître-mot est la priorisation. Identifiez deux ou trois tâches qui doivent être faites rapidement, et concentrez-vous sur celles-ci. Vous devriez pouvoir identifier ces tâches prioritaires après avoir nettoyé votre boîte mail. Vous pouvez aussi choisir de travailler sur quelques tâches que vous pouvez traiter facilement et virer de votre to-do list, histoire de vous mettre dans un état d'esprit productif  et vous sentir bien et préparé pour la suite. Que vous choisissiez de commencer par des tâches faciles ou des tâches difficiles, le plus important est de conserver une méthode de travail qui fonctionne pour vous, histoire de ne pas gâcher cette première journée de travail.

Passez un peu de temps avec vos collègues

Ça fait quelque temps que vous ne les avez pas vu, alors profitez de votre retour pour passer un peu de temps à discuter avec vos collègues. D’une part, ils pourront vous tenir au courant de l’actualité de l’entreprise et vous rappelez ce que vous avez sûrement oublié, mais vous pourrez aussi discuter de vos vacances respectives, et montrez vos magnifiques photos de vacances mal cadrées et à contre-jour. Organisez un déjeuner tous ensemble ce midi, histoire de reprendre dans la bonne humeur.

Ne faites pas des journées de malade

De retour de vacances, vous pourriez être tenté de faire des heures supp’ pour tout rattraper. Très mauvaise idée. Rentrer de vacances, ce n’est pas un prétexte pour passer plus de temps au bureau que d’habitude. Vous perdriez alors tous les bénéfices de vos vacances, et vous auriez ensuite besoin de partir à nouveau en vacances pour vous reposer. Quittez le bureau à l’heure habituelle.

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