La checklist ULTIME pour partir se dorer la pilule l’esprit tranquille

Ça fait des mois que vous attendiez ce moment. Vous comptez les jours, vous faites des petites croix dans votre calendrier. Ce moment, c’est celui de vos vacances. Mais avant de partir au bord de la plage, les doigts de pied en éventail tout en sirotant un cocktail frais, il serait bon de vous assurer que tout est rangé et en place au bureau. De cette façon, vous pourrez partir en vacances l’esprit tranquille, en vous assurant de ne pas recevoir 40 coups de fils de votre patron vous suppliant de lui indiquer où est rangée la fiche avec les numéros de téléphone des fournisseurs. En plus, vous ne rentrerez pas de vos congés dans une ambiance de chaos total.

1. Mettez-en place une réponse automatique sur votre boîte mail

L’idée est de prévenir vos interlocuteurs que vous êtes en vacances, et que par conséquent vous ne pourrez répondre à leurs emails qu’à votre retour, mais surtout, de les frustrer un maximum, eux qui sont bloqués au bureau par 40 degrés et sans clim’ ! Voici le strict minimum à inclure dans votre réponse automatique :

• La date de début de vos vacances
• Votre date de retour
• Quelles personnes joindre en cas d’urgence (c’est toujours bien de prévenir ces personnes au préalable, histoire qu’elles ne se retrouvent pas par surprise avec une avalanche de dossier à gérer, à bon entendeur)

Vous pouvez aussi vous amuser à ajouter un petit côté amusant à votre réponse automatique, faites preuve d’imagination ! Vous pouvez par exemple inclure la météo de l’endroit dans lequel vous vous trouvez, pour accentuer le côté frustrant pour la personne qui reçoit la réponse automatique. Oh et dernière chose, pour les personnes qui travaillent uniquement avec des interlocuteurs français, pas besoin de mettre une réponse automatique en anglais pour vous la péter. On vous voit !

2. Synchronisez-vous avec vos collègues

Vous synchroniser avec vos collègues de travail sur les travaux en cours, ça ne mange pas de point, et c'est une raison valable pour organiser une petite réunion . Mettez vos collègues au courant des projets en cours, si quelqu’un doit gérer quelque chose en votre absence, assurez-vous qu’il ait toutes les informations, fichiers et applications nécessaires pour que tout se passe à peu près bien. Rien de pire que de recevoir un sms à l’aéroport 10 minutes avant votre décollage pour vous demander le mot de passe du logiciel de gestion de la paie, alors que vous l’avez bien sûr oublié. « Nan bon, mais fait mot de passe oublié, je vais te renvoyer le code…je te déteste. »

3. Mettez à jour votre calendrier

Il ne faudrait pas qu’une personne qui ignore que vous êtes en vacances (ça fait pourtant 4 mois que vous répétez à qui veut l’entendre que vous allez passer 2 semaines aux Maldives) vous invite par inadvertance à une réunion de la plus haute importance, voyant votre calendrier libre lors du créneau horaire. Pour éviter ce genre de quiproquo, indiquez dans votre calendrier que vous êtes en vacances. Le must : créer un événement « Vacances de l’Office Manager » et invitez tous vos collègues à cet événement, histoire de faire d’une pierre deux coups : vous assurez qu’ils soient au courant et vous vanter un maximum.

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4. Rangez votre bureau

On vous l’a déjà dit, rangez-moi ce bureau en bordel  pour être plus productif . Mais ça vaut aussi lors de votre départ en vacances. Prenez le temps de ranger votre bureau pour ne pas passer pour le gros de dégueulasse de service aux yeux de vos collègues en votre absence. Vos collègues vous seront reconnaissants  de penser à leur confort visuel. Et pensez à ranger vos capsules de café histoire que de petits malins n’en profitent pas pour se servir.

5. Terminez tout ce qui peut l’être

La semaine avant de partir en vacances, on a souvent l’impression qu’on est déjà en vacances. Du coup, on ne fait pas grand-chose et on se laisse aller. Grave erreur. Boire votre cocktail fruité sera toujours plus agréable en sachant que vous n’aurez pas à terminer en urgence à votre retour ce dossier qui pourtant pouvait être réglé en deux petites heures la semaine précédant votre départ. Profitez de la tranquillité d’esprit que vous pourrez avoir en vacances en sachant que tout ce qui pouvait être terminé l’est.

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6. Coupez ces satanés notifications

Vous avez respecté les 5 points précédents, et vous êtes maintenant tongs aux pieds, passeport dans la poche, prêt à partir en vacances ? Alors une dernière chose, coupez les notifications de votre téléphone. Pas besoin d’être dérangé par un email indiquant qu’un exercice incendie aura lieu la semaine prochaine alors que vous êtes en train de faire la sieste sous un palmier.