Prise en charge des frais de transport
Tous les employeurs ont l’obligation de prendre à leur charge certains frais de déplacement engagés par les salariés, notamment ceux pour se rendre sur le lieu de travail.
- Réduire les frais de transport à la charge des salariés
- Faciliter le recrutement de salariés ne vivant pas à proximité immédiate de l’entreprise
- Demander les justificatifs à chaque échéance des abonnements
Trajets domicile-travail
La loi impose aux employeurs de financer une partie des frais engagés par les salariés pour se déplacer entre leur domicile habituel et leur lieu de travail, dès lors que les employés n’utilisent pas de véhicule personnel.
Les frais concernés par cette prise en charge sont essentiellement les cartes d’abonnement hebdomadaires, mensuelles et annuelles pour les transports en commun (bus, train, RER et métro), ainsi que la souscription à des services de location de vélos publics. Le montant de référence pour la prise en charge correspond au trajet le plus court entre le lieu de résidence et les locaux de l’entreprise, pour un transport en 2ème classe.
Au minimum, les entreprises doivent financer 50% de ces frais, qui sont exonérés de cotisations. Tous les employés sont concernés, ainsi que les stagiaires. La seule exception concerne les salariés à temps partiel qui travaillent moins de 50% du temps de travail habituel en vigueur dans l’entreprise : la prise en charge est alors ajustée au prorata du nombre d’heures effectuées.
Pour bénéficier du remboursement, les salariés doivent présenter les titres de transport correspondant à leur abonnement au début de chaque échéance. Vous êtes tenu de les rembourser au plus tard dans le mois suivant la fin de validité de l’abonnement.
Les montants remboursés ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Ils doivent figurer de façon explicite sur le bulletin de paie.
Avec le projet de loi d’orientation des mobilités (LOM), qui devait être voté courant 2019, les employeurs qui le souhaitent vont aussi pouvoir prendre en charge des frais de covoiturage ou des déplacements en vélo personnel, à hauteur de 400 € par an, dans le cadre du forfait de mobilité durable. Ces frais seront exonérés de cotisations sociales et non imposables.
Les employeurs peuvent aussi rembourser les frais de transport personnels de leurs salariés (carburant pour l’essentiel). Vous n’y êtes pas obligé, sauf si un accord d’entreprise le prévoit. Seuls les salariés vivant dans une zone non desservie par les transports publics ou ceux dont les horaires de travail ne sont pas compatibles avec les transports disponibles peuvent bénéficier de cette prise en charge.
