Survivre aux avalanches d’email

Survivre aux avalanches d’email

Temps de lecture: 
4

Quand on est Office Manager et qu’on reçoit des dizaines, voire des centaines de mails tous les jours, gérer sa boîte de messagerie peut être un boulot à part entière. Ne pas savoir gérer ses mails, c’est courir droit à la catastrophe, et prendre le risque de finir étouffé sous une avalanche de mail. On vous livre quelques astuces pour mieux dompter votre boîte mail, afin de libérer du temps pour des tâches plus intéressantes que lire un énième Re: Re: Re: Re: Re: Re: est-ce que j’ai reçu mon colis Amazon ?

Conservez dans votre boîte de réception uniquement les emails qui nécessitent une action immédiate de votre part

On parle souvent d’ «inbox zero», un concept qui consiste tout simplement à avoir sa boîte de réception en permanence vide. Bon, dans les faits, c’est un peu compliqué et utopique, néanmoins, vous pouvez vous en approcher. Pour cela, soyez impitoyable et rangez, voire supprimez carrément, les mails qui ne nécessitent pas d’action immédiate de votre part. Le but étant que quand vous ouvriez votre boîte, vous n’ayez pas plus de 25 mails sous vos yeux. C’est tout de suite moins stressant comme ça.

Créez un dossier « en attente »

Conservez dans sa boîte mail uniquement les mails nécessitant une action immédiate, c’est bien beau, mais alors où vont les autres, ceux qu’on a malgré tout décidé de conserver ? L’idéal, c’est de se créer un dossier « en attente », où sont conservés les mails qui nécessitent l’action d’une autre personne avant que vous puissiez y répondre. Consultez ce dossier de temps à autre, une fois par jour, ou une fois par semaine, afin d’obtenir un petit rappel sur les sujets toujours en attente.

Tant que vous y êtes, créez d’autres dossiers

Une fois qu’un email est traité, conservez-le dans un dossier bien précis. En tant qu’Office Manager, vous allez par exemple créer un dossier « Notes de frais », « Teambuilding », « Demandes à la c**  de mon boss » etc… Rien de révolutionnaire nous direz-vous, mais cette astuce vous permettra de ne pas perdre 15 minutes à rechercher un mail perdu dans les méandres de votre messagerie.

Mettez en place des filtres et des règles

Toute messagerie qui se respecte possède une fonctionnalité vous permettant de mettre en place des filtres et des règles. Vos emails sont ainsi automatiquement classés, sans vous faire perdre votre énergie. Vous pouvez ainsi mettre en place des codes couleurs, pour que les emails de votre boss, soient surlignés en jaunes, et soient ainsi immédiatement visibles. Vous pouvez aussi choisir de classer immédiatement les emails de José, le gars du département informatique, qui passe son temps à envoyer des Powerpoint de blagues douteuses, soient automatiquement rangés dans « A supprimer ».

Créez des templates de réponse

La plupart de nos emails se ressemblent très fortement : finalement on dit toujours un peu les mêmes choses. Alors pourquoi perdre du temps à personnaliser chacune de nos réponses ? Identifiez les différents types de réponses que vous utilisez le plus souvent (réponse pour fixer une date de réunion, pour avertir que le panier fruits & légumes est arrivé, pour annoncer qu’un petit nouveau est arrivé etc…) et créez des templates. Encore une fois, la plupart des services de messagerie possèdent cette fonctionnalité. Une fois le template créez, vous n’avez que quelques petites modifications à apporter à chaque fois. Vous répondez ainsi à bon nombre de vos mails en un temps record.

Consultez vos emails uniquement lors de créneaux préalablement définis

Cette astuce, on en a déjà parlé dans de précédents articles. Ne soyez pas victime de votre messagerie, pour véritablement la dompter, vous devez choisir quand exactement la consulter. Et le moins souvent possible est le mieux. Bon dans les faits, c’est bien sûr difficile de la consulter une seule par jour quand on est Office Manager, on risque de passer à côté d’informations urgentes. Mais commencez par définir 4 créneaux (par exemple 10h30, 12h, 15h, 17h), et tenez-vous-y. Bien entendu, n’y passez pas une heure à chaque fois. C’est déjà un très bon début, et vous allez vous sentir beaucoup mieux.

Désactivez ces satanées notifications

Félicitations, vous avez maintenant décidé de consulter vos emails uniquement pendant certains créneaux prédéfinis. Mais si toutes les 3 minutes, une notification d’email s’affiche en bas à droite de votre écran, résister à la tentation d’ouvrir l’email risque d’être compliqué et vous pourriez bien mettre rapidement fin à votre bonne résolution. Pour éviter ce risque, prenez une décision radicale : supprimez les notifications de votre boîte mail.

Utilisez votre calendrier pour paramétrer des rappels                                       

Bien souvent, notre outil calendrier se situe dans notre messagerie. Profitez-en alors pour paramétrer des rappels, lorsque vous devez relancer un fournisseur par email par exemple. Ça vous évite de perdre 5 minutes à rechercher la date à laquelle vous avez envoyé la facture par email, pour en déduire si vous devriez ou non envoyer un mail de relance…

D'AUTRES ARTICLES TROP COOL !

Les Office Managers et Manageuses sont sans doute les salariés de l'entreprise aux spectres les plus larges. C'est...Lire la suite
Dans l’objectif de solliciter l’adhésion des collaborateurs et de les impliquer dans l’évolution de l’entreprise, le...Lire la suite
D’après une enquête , les cadres Français, ces feignasses notoires, passeraient environ 25 jours par an… en réunion. Le...Lire la suite

The Must Read List