7 secrets pour que vos collègues répondent à vos emails

7 secrets pour que vos collègues répondent à vos emails

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« Vous êtes dispo quand pour la réu ? », « Peux-tu stp valider mes budgets pour l’année prochaine », « Qui participera à la kermesse de fin d’année ? ». Chaque jour Office Manager, vous envoyez des emails, emails auxquels vous attendez bien entendu des réponses. Réponses ô combien importantes, car elles vous sont nécessaires pour avancer dans votre travail, et ne pas rester bloqué bêtement.

S’il est facile d’envoyer des emails, il est également facile de les ignorer, et vous le savez mieux que personne, vous qui en recevez des dizaines, que dis-je, des centaines tous les jours ! Alors, n’y aurait-il pas un moyen de tourner ses emails d’une certaine façon, de telle sorte à ce que le destinataire soit pris d’une envie irrésistible d’y répondre ? À ce point-là, peut-être pas, néanmoins, il existe quelques astuces pour obtenir plus facilement des réponses à vos emails. Voyons cela ensemble.

Demandez une réponse directement dans l’objet de mail

Avec cette première astuce, n’y allons pas par 4 chemins : pour obtenir une réponse à votre mail, demandez-le carrément dans l’objet de celui-ci. Ça paraît tout bête, mais au moins, dès le départ, les choses sont claires. Vous pourriez par exemple avoir quelque chose comme :

Objet : Validation des budgets Teambuilding – BESOIN DE TON RETOUR

Certes, c’est un peu bourrin, n’utilisez pas cette astuce à chaque fois, mais l’effet est garanti.

Changez l’objet du mail quand c’est nécessaire

Lors de longs échanges par email, le sujet des discussions peut changer, et finalement l’objet du mail initial devient complètement obsolète. Les gens qui ont déjà répondus à votre email se disent que c’est bon, vous n’avez plus besoin d’eux : pas besoin d’ouvrir cet énième mail de cette même conversation, encore moins d’y répondre. Et pourtant, dans cet énième mail, vous aviez encore besoin d’une réponse. L’astuce ? Changez l’objet du mail quand vous avez à nouveau besoin d’une réponse. Ce sera toujours mieux que « RE :RE :RE :RE :RE :RE organisation d’une réunion pour revoir les process de paye ».

En changeant l’objet du mail, vous réengagez à nouveau vos interlocuteurs.

Utilisez le prénom de vos interlocuteurs

Le mot que l’on préfère entendre ? Son propre prénom. Eh oui, les choses sont ainsi faites, l’humain est égocentrique. Jouez sur cette corde sensible et n’hésitez pas à utiliser le prénom de votre interlocuteur dans votre email, pour maximiser vos chances de capter son attention et d’obtenir une réponse. Voici un exemple :

Bonjour Jean-Luc,

Blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla

C’est bien cela Jean-Luc ? blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla

Ainsi, pourrais-tu me donner ton avis sur la question Jean-Luc ?

Bien cordialement,

L’Office Manager

Utilisez les chiffres

Apparemment, le fait d’utiliser des chiffres renforcerait l’attention de vos destinataires. Mais surtout, cela permet d’être directement clair et précis sur vos attentes. Comment utiliser ce « hack » psychologique pour obtenir des réponses à vos emails ? Un exemple sera plus parlant.

Dans votre objet de mail :

Ne dites pas : « Besoin de toi à propos de ça »

Dites plutôt : « 2 questions à propos de la réu d’hier »

À votre avis, pourquoi cet article est nommé « 7 secrets pour que vos collègues répondent à vos emails » ?

Commencez votre email en annonçant clairement votre requête

N’avez-vous pas parfois l’impression de lire des emails de 4 pages, sans finalement comprendre ce que la personne veut réellement ? C’est exactement ce qu’il ne faut pas faire : si vous voulez avoir des réponses à vos emails, allez-droit au but, et annoncez directement votre requête (après un message de salutation bien entendu).

Bonjour Jean-Luc,

J’ai besoin que m’envoie tes justificatifs de note de frais avant demain midi. Maintenant magnes-toi.

Les frais concernés sont ceux liées à blablablablablablablablablablablablablablabla blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla blablablablablablablablablabla

Allez Ciao,

L’Office Manager

Amenez une notion d’urgence

Si vous avez bien lu l’exemple donné dans le secret ci-dessous, vous aurez peut-être remarqué un autre point important : le fait d’utiliser la notion d’urgence (avant demain midi). En effet, pour obtenir plus facilement une réponse à vos emails, il est important de d’indiquer clairement une deadline avant laquelle vous avez besoin d’un retour. Votre destinataire doit avoir l’impression que s’il ne répond pas à votre email, l’immeuble va s’écrouler et tout le travail de l’entreprise sera réduit à néant.

Le gras, l’italique, les bulletpoints : toujours utile

Mettez-en avant les parties importantes de votre mail, notamment celles où vous demandez une réponse, pour capter l’attention de votre destinataire, et l’amener à répondre à votre email. Pour cela, vous avez l’embarra du choix : le texte en gras, en italique, en couleur, les bulletpoints…

De façon générale, bien mettre en forme votre email vous permettra d’apporter de la clarté dans votre message, et les gens seront plus enclins à y répondre. Faites juste attention à ce que votre email ne se transforme pas en sapin de noël : si tout est mis en avant, plus rien n’est mis en avant…

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