Stéphanie, Office Manager chez Talend : son portrait !

Stéphanie, Office Manager chez Talend : son portrait !

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Stéphanie est Office Manager chez Talend. Découvrez sa vision du métier d'OM dans le portrait de la semaine !

Bonjour Stéphanie, où travaillez-vous ?

Bonjour, je travaille chez Talend depuis plus de 3 ans. Talend est un éditeur de logiciel dans l’intégration de données, c’est une société internationale avec plusieurs offices dans le monde comme Redwood, Bejjing, Tokyo, Bönn, Suresnes, … et Nantes où je travaille. La croissante a été forte pour nous ces dernières années, je suis arrivée dans la société en octobre 2018 avec 50 salariés. Aujourd’hui, nous sommes 175 et continuons de fortement recruter.

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À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Je suis devenue Office Manager au moment de rejoindre la société Talend pour laquelle je travaille aujourd’hui. J’ai postulé à une offre qui ressemblait beaucoup à une de mes anciennes expériences comme Secrétaire de direction, mais en beaucoup plus fun et large en termes de responsabilités. La rencontre avec Sabrina, Office manager du site de Suresnes pour la même société, a été déterminante, car je n’avais jamais entendu parler de ce poste avant.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je ne dirais pas que je suis une hyperactive, mais j'aime être en activité tout le temps. Il y a toujours quelque chose à faire, à améliorer et j’aime aller au bout des choses avec une très grande attention aux autres et à leur bien-être.

Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

Je leur dis que mon métier est un regroupement de plusieurs rôles : secrétaire de direction, services généraux, événementiel, bien-être des salariés au travail, etc. Être Office Manager, c’est être multitâches. Je peux me retrouver à réparer une chaise ou changer une ampoule comme organiser à un team building pour 350 personnes dans un lieu inédit à l’étranger. Je finis souvent par dire qu’être Office Manager c’est aussi être une maman, une sœur, une amie, une confidente. Bref, une oreille attentive et surtout disponible.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Mon outil de communication indispensable au quotidien est Slack. C’est le lien avec tous les salariés de la société. Il me donne un accès direct, rapide et facile pour communiquer. Cet outil permet aussi d’ajouter des add-ons comme Polly pour les sondages ou atSpoke pour permettre de soumettre des demandes aux Office Manager. J’utilise également notre plateforme interne ainsi que Onedrive afin d’accéder et de partager des documents facilement. Je terminerai par ma boite mail qui est mon point d’entrée avec les fournisseurs ainsi que nos communications internes. Je n’oublie pas celui qui ne me quitte jamais, mon téléphone.

Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Chaque journée est vraiment différente et je la commence toujours par l’ouverture de Slack ainsi que ma boite mail. Ensuite, je classe chaque demande en fonction de leur degré d’urgence. Je tente de répondre à la question : qu’est ce qui peut attendre ou pas ? Les outils comme Trello sont des bons supports et permettent de ne rien oublier, mais je reste néanmoins une inconditionnelle du bloc-note et des post-it. Nous sommes sollicités toute la journée par des sujets aussi divers que variés. J’ai pu constater en 3 ans qu’il était inutile de prévoir sa journée avec des tâches à respecter, car elle ne se déroule jamais comme imaginé. Je fais donc les choses au fur et à mesure qu’elles arrivent en les priorisant.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

Mon premier déménagement lorsque nous avons dépassé les 100 personnes. Je n’avais pas du tout anticipé la charge de travail que cela pouvait représenter. J’ai commencé les travaux d’aménagement dans un bâtiment encore en construction et faire face au monde du bâtiment. J’avais entre autres l’entrepreneur, le futur propriétaire, les artisans, … J’ai dû faire face à des termes techniques que je n’avais jamais entendus auparavant. Vous savez ce genre de réunion où vous êtes présent, mais dont vous ne comprenez rien de ce qu’il se dit ! Bah, c’était mon cas ce jour-là. Avec l’aide de Sabrina, ma manager, les collègues, un travail d’équipe et de nombreuses heures de recherches, j’y suis arrivée et j'ai acquis de nouvelles compétences.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Quand j’arrive à donner le sourire à mes collègues !!!

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

Je souhaiterais me former et apprendre l’aménagement d’espace en lien avec le bien-être des salariés.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Notre métier va obligatoirement évoluer et changer avec la crise sanitaire que nous traversons. Nos espaces de travail ne ressembleront plus à ce qu’ils sont aujourd’hui. J’anticipe un modèle de « mix office » avec une partie à la maison (70%) et une autre au bureau (30%). J’aimerais participer à ces changements et ces réflexions autour du futur de nos offices ainsi que nos futures conditions de travail en tant qu’Office Manager.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Faites-en sorte de provoquer la discussion avec toutes les personnes de la société et les échanges informels, et ce quel que soit votre poste. J’apprécie particulièrement me balader au moins une fois dans la journée dans les étages ou l’espace de pause-café/déjeuner pour faire naitre des discussions qui s’avèrent souvent très enrichissantes.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie de ce métier est d’avoir un quotidien qui est imprévisible. Aucune journée ne se ressemble et je trouve cela passionnant.

Un petit mot pour terminer ?

Merci à Magic Office de faire connaitre notre métier par le biais de ces partages d’expérience.

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