Portrait de Pascale, Office Manager chez NanoXplore !

"Je suis terriblement pragmatique : la résolution de problème, c'est mon dada et je cherche constamment à améliorer les process existants !" Pascale, Office Manager chez NanoXplore répond à nos questions pour le portrait de la semaine ! Découvrez ses réponses !

Bonjour Pascale, où travaillez-vous ?

Je m'appelle Pascale et je travaille chez NanoXplore. NanoXplore conçoit, développe et commercialise des composants électroniques reprogrammables, principalement pour le spatial. La société compte 2 établissements (Sèvres et Montpellier) et une trentaine de salariés mais avec une dynamique de start-up.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J'ai toujours eu plusieurs cordes à mon arc et cherché la polyvalence, en particulier parce que je m'ennuie vite. Véritable touche à tout mais plutôt avec un fort verni commercial, j'aime passer d'un sujet à l'autre et surtout, je suis orientée "solutions". Quand le DG de NanoXplore m'a proposé le poste d'Office Manager/Happiness Manager, cela tombait sous le sens !

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je suis terriblement pragmatique : la résolution de problème, c'est mon dada et je cherche constamment à améliorer les process existants. J'aime particulièrement repenser l’organisation au sens large, pour lui redonner du sens et de l'efficacité.

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

Imaginez le Dieu Brahmà : quatre bras, quatre têtes et vous avez le symbole de l'Office Manager ! Au delà de savoir gérer ses priorités, il faut aimer être au service de l'organisation, en étant force de proposition, en créant du lien et en étant attentif à chacun : l'outil le plus important de l'Office Manager, c'est son empathie !

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Bien que ma boite soit à la pointe de la technologie, mon plus fidèle outil est mon stylo ! Je prends énormément de notes manuscrites pour structurer mon travail et mes pensées, mes idées. Ensuite, Excel pour la flexibilité et la polyvalence de l'outil. Et pour finir, mon sacro-saint téléphone : je suis toujours prête à le dégainer parce que je préfère les contacts "directs".

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Plus que gérer les urgences, je gère le sentiment d'urgence de chacun, et chacun est à un bout de l'organisation, centré sur ses problématiques. Alors pour gérer mes priorités, je consacre chaque matin un temps à prendre de la hauteur et du recul sur l’organisation : cela me permet de définir une todo list qui a du sens: ce qui est urgent, ce qui est important et surtout, sur ma feuille de route, je garde un créneau pour les imprévus !

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

Erreur de notre bailleur : je reçois un courrier du fournisseur d'électricité m’annonçant que le compteur électrique serait fermé dans les 72 heures... Une fois passée un bref moment de panique, j'ai fait ce que je préfère : coiffer ma casquette de Sherlock Holmes et mener une enquête approfondie pour identifier les ressorts de cette histoire rocambolesque... Heureusement, nous avons pu annuler la suspension du contrat et se faire rembourser les frais de fermetures du contrat...

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Ma plus grande fierté, c'est de fédérer, de créer du lien avec chaque acteur de l'organisation. De créer un espace de confiance avec les collaborateurs et la Direction, de créer des relations pérennes avec les fournisseurs et ensuite de rentrer chez moi le cœur léger avec la satisfaction du travail fait et bien fait !

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

Je me rends compte que l'aspect "sécurisation des données" prend une grande place dans mon activité. J'aimerais me former à la protection des données sensibles et globalement à la stratégie en cybersécurité.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Dans 5 ans, j'aimerais être à la tête de ma propre boite de services et d'une armée d'Office Managers aux dents longues et aux crayons acérés ! Plus sérieusement, j'aimerais créer mon entreprise, basée sur le conseil stratégique aux entreprises, pour aider les organisations à devenir efficientes et humaines.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Prenez le temps de célébrer tous les petits succès du quotidien : quand on est submergé par le boulot, qu'on a l'impression qu'on n'arrive à rien, il est important de trouver du sens dans ce qu'on fait. Alors prenons le temps de savourer les victoires, même les plus petites pour rester dans une dynamique positive.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Je sais que la magie opère quand je reçois les mails de collaborateurs heureux après l'arbre de Noël de la boite. Je sais que la magie a opéré quand les 10 pages de ma to-do list sont rayées. Je sais que la magie opère quand on est enfin posé à 15 au bar du quartier pour l'afterwork et que ça parle d'autre chose que des galères rencontrées au bureau. Comme l'a dit ce grand sage : it's a kind of Magic !

Un petit mot pour terminer ?

Bigoudi : c'est celui que j'aimerais élimer du dictionnaire, tellement il est moche.