Portrait d'Office Manager : Violaine "Je suis une vraie team-player !"

14/04/2021

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Cette semaine, c'est Violaine qui répond à nos questions pour le traditionnel portrait d'Office Manager !

Bonjour Violaine, pouvez-vous présenter ?

Hello, je m'appelle Violaine, et je suis actuellement entre deux jobs. J'ai principalement une expérience en PME internationale, mais j'ai adoré évoluer en grand groupe et en startup, tous les environnements ont leur charme pour moi.

J'ai toujours évolué dans le secteur des médias, entre cinéma/TV, édition littéraire et jeux vidéo. On y retrouve une sensation d'appartenance, une famille de passionnés.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Un de mes tout premiers jobs était standardiste intérimaire dans une boite de production de cinéma. J'ai rapidement été embauchée, et suis restée dans cette société 13 ans, au fil desquels j'ai occupé de nombreux postes, naturellement en lien avec l'Office management d'une manière ou d'une autre. Com interne, organisation d'événements corporate, administration des ventes, onboarding, services généraux, gestion de projets, suivi financier... Plus qu'une décision, ça a été un parcours naturel poussé par la passion, la curiosité, la saisie d'opportunités.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

D'un naturel positif et enjoué, j'aime aussi exprimer lorsque les choses ne vont pas. J'aime résoudre des énigmes, rayer les éléments d'une liste. Je suis une vraie team-player, j'aime être supervisée et je vis pour les relations win-win :)

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

À mon avis, il existe autant de définitions d'Office manager qu'il y a de postes d'Office manager. Le poste se caractérise par sa transversalité et sa modularité. Une des beautés de ce métier est qu'il permet bien souvent de saisir une nouvelle mission dans son spectre, pour des raisons d'affinité et de contexte.

C'est être le référent corporate, avoir une vraie vision d'ensemble de l'activité et de la stratégie en touchant au financier, au juridique, à l'humain, et néanmoins avoir l'œil pour le détail : correction, mise en page, décrocher le téléphone, mettre les mains à la pâte.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Inconditionnelle d'Excel (même en perso !), j'aime surtout les outils collaboratifs en temps réel type Trello ou Google Drive, et bien sûr Payfit qui est un bonheur à utiliser.

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

J'ai toujours mon cahier et un criterium à proximité, je prends des notes. C'est utile pour drafter des compte rendus post-réunion. J'ai besoin de coucher par écrit mes listes de To do, je les retiens mieux visuellement.

J'aime bien organiser chaque mission par post-it sur une surface réduite, comme le capot de mon ordi portable. Je classe suivant la méthode MoSCoW : Must have (important et urgent), Should have (important), Could have (si n'affecte pas les autres priorités), Won't have this time (à garder en tête, à déléguer).

Au final une bonne priorisation est le cœur du métier d'Office manager : c'est primordial pour gérer les imprévus, être efficace, réduire le stress, se dégager du temps pour être pleinement à l'écoute des collaborateurs.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

En tant que Project Manager, je participais à la préparation de l'inauguration de notre premier multiplexe, avec la venue de Robert de Niro, Michelle Pfeiffer et nombreux autres VIP. Évidemment comme pour 99% des projets immobiliers, il y a eu quelques retards au niveau du chantier. Le matin-même, je me revois avec l'équipe réduite et le DG, à sortir des palettes à 6h du matin et fignoler l'aménagement intérieur, gérer un problème de pluie qui s'infiltrait en régie près des projecteurs, réparer, aider à l'installation du catering… C'était la journée la plus épique de ma vie, mais avec le sourire et une équipe prête à se serrer les coudes, on a réalisé l'impossible. Quelle satisfaction le soir lorsque tout était parfait !

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Une de mes missions les plus challengeantes est d'avoir intégré une startup où le poste d'OM était longtemps resté vacant, j'étais pour ainsi dire la seule personne en interne consacrée au support, et l'ancien cabinet comptable n'était plus intervenu depuis des mois. En moins de deux mois à partir de mon arrivée, j'ai réussi à rassembler toutes les factures achat et vente, clôturer un exercice, mettre en place un système analytique et des procédures de reporting mensuel. En soi, le boulot est relativement normal, néanmoins ma fierté provient du temps record, de l'adaptation, de la bonne énergie mobilisée, et du bon timing pour présenter des comptes assainis juste avant le début de la crise sanitaire.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

Au-delà des missions en juridique corporate et administratif "classique", j'aimerais toucher à un peu plus de RH. J'ai eu l'occasion de générer des paies, initier des actions en termes d'onboarding, déposer une demande de visa, suivre une BDES... J'aimerais aller plus loin. Il s'agit d'un métier souvent méprisé pour la froideur et la prise de parti résignée de beaucoup de DRH. Or, tout au long de ma carrière, j'y ai développé des collaborations tellement chaleureuses : je suis convaincue qu'on peut redorer un peu la fonction !

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Évidemment toujours Office Manager, toujours aussi curieuse et à résoudre des énigmes, au bon endroit au bon moment.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Pour citer un groupe que j'aime beaucoup, "The trick is to keep breathing". Lorsqu'on doute, qu'on stresse, qu'on se sent submergé, il ne faut pas hésiter à prendre quelques secondes pour respirer. Aller se faire un thé, relativiser, regarder quelque chose d'attendrissant. J'ai toujours sur mon bureau une photo de mon lapin, d'un moment réjouissant de ma vie. En télétravail, je prends 1 minute de temps en temps pour revoir ma posture, m'étirer, me recentrer. Ça marche !

Sourire au téléphone aussi, ça booste la dopamine et ça change l'issue des conversations.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, au bureau comme dans le privé, c'est se sentir pile au bon endroit, au moment adéquat. Apprécier ce petit instant où tout se met en place, où on résout une énigme, où un partenariat fonctionne à merveille. C'est lire un nouvel article sur Magic Office, s'émerveiller que la communauté des Office Managers soit si solidaire, riche en talents et pleine de passionnés.