Nadine, Office Manager chez Morgan Philips, son portrait !

On a aujourd'hui le plaisir de vous présenter le portrait de Nadine, Office Manager chez Morgan Philips. Découvrez sa vision du métier !

Bonjour Nadine, où travaillez-vous ?

Bonjour, je m'appelle Nadine, je suis mariée, mère de 3 enfants et j'ai la chance de travailler chez MORGAN PHILIPS, une référence dans son secteur d'activités. MORGAN PHILIPS, c'est plus de 600 collaborateurs dans 22 pays. Le groupe est spécialisé dans le recrutement, la chasse de têtes et le conseil en gestion des talents. Nous sommes, aujourd'hui, 150 collaborateurs en France répartis dans nos bureaux de Neuilly-sur-Seine, Lyon, Lille et Nantes dont j'ai la gestion en tant qu'Office Manager.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J'ai décidé de devenir Office Manager quand, en 2014, on m'a proposé de prendre en charge l'organisation du cabinet de conseil dans lequel je travaillais à l'époque. Ce nouveau rôle m'a permis d'avoir plus d'autonomie et de responsabilités et d'avoir ainsi un premier aperçu de l'étendue de la fonction. Le côté interface m'a également beaucoup plus avec aussi bien les clients et les candidats que les fournisseurs et les prestataires. La polyvalence était devenue pour moi une évidence !

Avez-vous suivi des études en rapport avec l’Office Management ?

Non, à la base, j'ai une maîtrise LEA qui m'a servi surtout à travailler dans des entreprises internationales. Mais en 2014, j'ai suivi la formation "Office Manager" à la Cegos pour réorienter ma carrière et légitimer mon nouveau rôle.

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Une bonne journée d’Office Manager, ça ne démarre jamais sans … ?

Un thé au lait avec une petite brioche que je mange sur le pouce en arrivant au bureau car je n'ai jamais le temps de prendre un petit déjeuner chez moi ! Ensuite, je passe en revue les bureaux avant que tout le monde arrive : je check la clim et le chauffage partout car sur des plateaux exposés au soleil, ça peut vite devenir une étuve même en plein hiver ! Puis je descends voir nos hôtesses pour m'assurer que tout va bien pour démarrer la journée sereinement...

C’est quoi les galères d’un Office Manager ?

La gestion de l'imprévu ! Si c'est un dossier urgent, ça devient LA priorité du moment, même si vous avez d'autres sujets sur le feu, il faudra les traiter après. Les galères, c'est aussi quand un vendredi à 17h, on vous dit que la porte des bureaux du 4ème étage ne ferme plus et que tout le monde est parti en week-end ! Dans ces moments-là, on se sent tellement seule au monde ! Tous les sujets peuvent vite devenir des galères donc je dirais qu'on a pris "l'habitude" de savoir gérer l'urgence : par exemple, une hôtesse malade qui ne peut plus assurer l'ouverture de notre accueil à 8h15 et c'est la panique ! Heureusement, je suis là aussi pour ces situations de back office...

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Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?

Un remerciement, un petit mot de reconnaissance, ça fait toujours chaud au cœur. Même un petit coup de pouce pour la préparation d'un événement peut nous aider à garder le sourire. Le petit plus, c'est quand vos collaborateurs vous disent que vous êtes un peu comme leur maman car vous faites attention à eux, c'est que du bonheur !

Une chose que vous avez mis en place dont êtes particulièrement fière ?

Mon équipe d'hôtesses ! Quand je suis arrivée chez MORGAN PHILIPS, j'ai recruté et mis en place un accueil VIP correspondant à notre image de marque. J'ai créé une véritable team sur laquelle je peux m'appuyer quotidiennement et ça, c'est vraiment appréciable. Elles sont le point d'entrée de notre entreprise et sont indispensables au bon fonctionnement du cabinet !

Quand deux Office Manager boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?

Je suppose de nos prestataires respectifs et d'échange de bonnes pratiques. J'avoue ne pas en avoir rencontré souvent...sûrement faute de temps !

Le métier d’Office Manager manque-il de reconnaissance ?

Oui, très certainement mais plus par manque d'information et de communication. Les collaborateurs ne savent pas toujours l'étendue de nos missions. Certains nous prennent pour des assistantes de directions, ce qui, je dois l'avouer, est très frustrant ! Heureusement, j'ai la reconnaissance et la confiance de ma direction ce qui me booste à me dépasser davantage.

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Médecin ! J'adore soigner les autres mais je n'aurais pas le courage de reprendre tant d'années d'études ! Et vous remarquerez que c'est toujours un métier avec de fortes relations humaines...!

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

Pour réussir dans ce métier, il faut de l'organisation et de la rigueur, sans cela, vous êtes perdue ! La bienveillance et l'écoute sont également des qualités indispensables à mon avis pour permettre de comprendre les attentes de chacun et d'assurer le bien-être des collaborateurs. Évidemment, il y a des jours où l'on manque de patience et où l'on a envie de jeter l'éponge mais la motivation reprend vite le dessus quand vous savez que vous êtes indispensable ! Enfin, je dirais que le métier d'Office Manager est un métier très prenant et stressant certes, mais tellement passionnant : on ne s'ennuie jamais, chaque jour est différent ! Bref, il suffit de croire en soi et tout ira bien !

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, c'est justement quand mon président dit que j'ai "des doigts de fée" (un peu comme la marraine de Cendrillon) !!! C'est pas magique, ça ?!! :-) Pour parler plus sérieusement, la magie du métier d'Office Manager, c'est sa polyvalence sans aucun doute : Quand, dans la même journée, vous devez gérer un problème de lavabo bouché le matin, traiter un dossier de sinistre avec l'assureur l'après-midi et le soir-même discuter autour d'une table avec de grands DRH de sociétés du CAC 40 pour notre événement annuel, c'est plus que magique !

Un petit mot pour terminer ?

Je dirais que les Office Manager ne sont pas tous logés à la même enseigne : certains OM dans de petites structures doivent tout faire. Les OM dans de plus grosses structures (c'est mon cas) ont plus de spécificités dans un périmètre d'actions bien défini et un rôle plus transverse auprès des différents départements de l'entreprise. Dans les 2 cas, l'Office Manager reste le garant du bon fonctionnement d'une entreprise, et ce, à tous ses niveaux.