Gérer les imprévus au travail même dans les situations les plus chaotiques

Quand on organise des événements, quand on met en place un nouveau process ou encore quand on teste un nouveau prestataire, on a un plan, une idée précise de la manière dont les choses vont se passer, puis on fait face à la réalité : tout ne se passe pas comme prévu. La vie d’un Office Manager est faite, plus encore que  dans d’autres métiers, d’une multitude d’imprévus. La différence est un bon Office Manager et un excellent Office Manager réside le plus souvent dans la façon dont ils réagissent à des circonstances imprévues.

Certains peuvent s’effondrer sous la pression de l’inconnu, et du joyeux bordel causé par les imprévus, quand d’autres vont persister et trouver des moyens de surmonter l’adversité.

Mais traiter les imprévus au travail n’est pas une chose innée : ça s’apprend, vous pouvez pratiquer et vous améliorer. Voici comment.

Prenez un instant pour réfléchir

Dans certaines situations, il est indispensable d’agir immédiatement : si votre écran d’ordinateur décide subitement de prendre feu, n’attendez pas 20 minutes avant de courir vers l’extincteur le plus proche. Cependant, dans la plupart des cas, la meilleure option est de prendre un instant pour réfléchir et s’assurer que sa réaction est bien la bonne.

Si par exemple, le traiteur que vous aviez engagé pour nourrir les gloutons d’invités à votre keynote annuelle vous plante au dernier moment, ne vous précipitez pas pour réaliser vous-mêmes des sandwichs jambon-beurre. L’idée pourrait vous paraître moins bonne une fois que vous aurez commencé à beurrer des tranches de pain rassis, et vous pourriez alors vous demander pourquoi vous n’avez tout simplement pas fait appel en urgence à ce fidèle prestataire qui ne vous déçoit jamais avec ses paellas maison.

Dans tous les cas, quoi que vous fassiez : ne paniquez pas. Les gens seront moins enclins à coopérer avec vous si vous ne maîtriser pas votre stress . De plus, la panique est contagieuse.

Restez optimiste

Souvenez-vous de toutes les situations dans votre passé professionnel où vous avez eu à faire au chaos, et où vous avez pourtant réussi à surmonter les problèmes, comme lors de cet interminable contrôle de l’URSAAF où vous avez réussi, certes non sans peine, à fournir toutes les pièces demandées. Maintenant, vous savez : vous êtes capable de faire face aux imprévus.

Et qu’en est-il de tous les moments où vous n’avez pas si bien réagi et où vous avez commis des erreurs ? Pas de soucis, vous avez appris de ces erreurs. Vous êtes armés pour faire face aux imprévus et encore plus fort(e) qu’auparavant.

Une autre façon de voir les choses quand on fait face à l’adversité, c’est de voir cela comme une opportunité déguisée. Une opportunité de montrer votre esprit d’initiative, votre résistance à la pression, et de faire preuve de leadership. Savoir garder une attitude positive dans les flammes de l’enfer paiera un jour, c’est sûr.

Sachez demander de l’aide

Ok, les imprévus peuvent être des opportunités pour prouver à quel point vous pouvez gérer une situation de crise, pour autant, pas la peine de faire cavalier seul dès que cela se produit. N’ignorez pas vos collègues, leurs compétences et leurs connaissances, ils sont parfois moins bêtes qu’ils n’y paraissent. Il peut être intéressant de demander de l’aide ou un deuxième avis en cas de doute. Évitez simplement de blâmer les autres pour vos propres problèmes, sinon quoi ils prendront un malin plaisir à vous laisser galérer la prochaine fois que vous irez les voir.

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Faites preuve de souplesse et de débrouille

Ce matin, vous aviez prévu de mettre à jour le wiki de l'entreprise , et voici que des ouvriers en train de faire des travaux dans la rue coupent malencontreusement la fibre optique qui vous alimente. Sans connexion, vous ne pouvez plus faire ce que vous aviez prévu. Pour autant, allez-vous vous contenter de sortir, insulter copieusement les ouvriers, puis décider de rentrer chez vous car vous ne pouvez rien faire ? Non. Il y a sûrement beaucoup de choses que vous pouvez faire sans connexion internet, comme rédiger des mails que vous enverrez plus tard, ou organiser cette réunion  avec le département marketing pour laquelle il était impossible de trouver un créneau depuis 3 semaines (sans connexion internet, eux non plus ne peuvent pas travailler, autant en profiter). Sachez voir plus loin et faire preuve de débrouille.

Évaluez ce qui peut être fait pour éviter le problème à l’avenir

Vous avez survécu à l’orage et les choses se sont bien passées. Est-ce le moment d’oublier le problème et de tourner la page ? Oui et non. Il vous faut d’abord évaluez ce qui s’est passé : comment l’imprévu a-t-il surgi, comment vous l’avez géré, et comment vous auriez pu le gérer plus efficacement. En cas de pannes successives de la connexion internet, n’est-il pas temps de faire appel à un autre opérateur, ou encore de faire l’acquisition d’un modem de secours ?

C’est aussi le moment de discuter avec vos collègues, d’obtenir leur vision des choses et de savoir s’ils auraient pu mieux faire. Un avis extérieur est toujours intéressant.

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Acceptez, et attendez-vous à l’imprévu

John Allen Paulos, un célèbre américain professeur de mathématiques, écrivain et conférencier disait : « L’incertitude est la seule certitude qui existe ». Sages paroles.

Quelles que soient vos habitudes de travail, vous ne pourrez pas éviter les imprévus. Attendez-vous à ce qu’ils se présentent quand vous avez la garde baissée.

Certaines personnes résistent mieux que d’autres aux imprévus. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’elles s’attendent aux imprévus et y sont préparées. Ces personnes sauvegardent par exemple leurs données sur un disque externe en cas d’attaques informatiques par de méchant hackers russes. Vous ne pouvez pas vous préparer à toutes les éventualités, mais vous pouvez vous protéger contre les problèmes les plus courants.

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