Méthode Pomodoro : la solution au multitâche ?

04/09/2019

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Si vous êtes comme la plupart des terriens, gérer votre temps au boulot peut être un véritable casse-tête. De plus, quand on est Office Manager, on a une to-do list longue comme le bras, et on passe d’une tâche à l’autre le temps de le dire. Cet aspect multitâche du métier peut avoir un inconvénient : à force de passer du coq à l’âne, on a du mal à se concentrer, et on finit par partir dans tous les sens, sans vraiment savoir où on va, ni ce qu’on a accompli réellement à la fin de journée. Sans compter toutes les notifications, sollicitations du boss et autres distractions. On vous propose aujourd’hui de découvrir une technique toute simple pour mieux gérer votre temps et éviter l’overdose de multitâche : la technique Pomodoro. On devrait l’apprendre à l’école !

Késako la méthode Pomodoro ?

La méthode Pomodoro, n’est ni un nouveau régime miracle, ni une pommade contre les peaux sèches. Il s’agit d’une méthode de gestion du temps inventée par un certain Francesco Cirillo dans les années 80. Pourquoi Pomodoro ? Parce que cela signifie Tomate en italien, et notre cher Francesco utilisait un timer en forme de tomate quand il a mis au point sa technique. Le concept de la méthode Pomodoro est simple :

Choisissez dans votre interminable to-do list une tâche sur laquelle travailler, maintenant.
Réglez un minuteur (ou une app, voire fin de l’article) sur 25 minutes.
Travaillez pendant 25 minutes sur la tâche choisie, et UNIQUEMENT celle-ci. Évitez toute distraction et ne faites pas de multitâche !
Suite à ces 25 minutes de travail, faites un mini-break de 5 minutes. Allez-vous dégourdir les jambes, prendre un café et gratter quelques chouquettes à votre collègue qui a bien voulu en ramener. Mais surtout, respectez-bien ce temps de pause !
Recommencez un cycle de 25 minutes, sur la même tâche si elle n’est pas terminée, ou sur une autre si vous avez terminé.
Tous les 4 cycles, prenez une pause plus longue de 15/20 minutes et allez mettre une raclée à vos collègues au baby-foot. Encore une fois, il faut impérativement respecter cette pause !

Tout cela est très simple, mais très efficace, vous verrez.

Pourquoi utiliser cette méthode ?

Réduire les distractions et reprendre le contrôle sur votre temps

Avec la méthode Pomodoro, vous reprenez contrôle sur votre temps. Si vous êtes interrompu par un collègue au milieu d’un cycle, et si ce n’est pas EXTREMEMENT URGENT, informez-le que vous êtes en plein cycle Pomodoro (certes, il risque de vous regarder avec de grands yeux, mais ignorez ce détail) et que vous reviendrez vers lui dès la fin de celui-ci.

Si vous faites face à d’autres sources de distractions, comme des emails ou un message sur Slack, notez-vous rapidement un rappel sur un post-it et revenez-y plus tard.

Vous savez concrètement ce que vous faites

Votre boss vous demande en fin de journée ce que vous avez fait, et vous avez fait tellement de choses que vous ne savez même pas par où commencer ? La solution : à la fin de chaque cycle Pomodoro, notez ce que vous avez accompli lors de ce cycle. Vous pourrez alors donner un rapport complet de votre travail à votre boss adepte du micro-management et lui clouer le bec. Et surtout, vous aurez une impression de travail accompli, avec une vraie vision sur votre journée de travail à la fin de celle-ci.

Améliorer vos capacités de planification

À force de fonctionner par cycle de 25 minutes, il sera plus facile pour vous d’estimer le temps que vous demande une tâche donnée. Ce sera donc plus facile de planifier des projets dans le futur, et de dire non lorsqu’on vous demande de terminer un travail en respectant une deadline délirante.

Lutter contre la fatigue et le mal de dos

Une règle primordiale à respecter avec la méthode Pomodoro : respecter les temps de pause. Quand vous faites ces pauses, vous vous levez de votre chaise, vous faites circuler le sang dans vos petites gambettes et vous combattez le mal de dos en ne restant pas assis non-stop pendant des heures. De même, s’autoriser de petites pauses permet de penser à autres choses, de s’aérer l’esprit, de se sentir mieux physiquement et mentalement, et de combattre le burnout .

Garder la motivation

La méthode Pomodoro rend le travail plus ludique, ça devient vite un jeu de terminer une tâche donnée avant la fin du cycle et l’alarme. Cette excitation vous permet de gagner en motivation et de travailler plus rapidement et de façon plus productive !