Le portrait de Nathalie, Office Manager chez Arcadis !

11/08/2021

Temps de lecture:

4

Aujourd'hui, c'est Nathalie, Office Manager chez Arcadis, qui répond à nos questions pour le portrait de la semaine !

Bonjour Nathalie, pouvez-vous vous présenter ?

Bonjour, je suis Nathalie, Office Manager chez Arcadis à Toulouse. Je suis dans la société depuis 2001, j’ai démarré en tant que Secrétaire-dactylo puis j’ai évolué vers le poste d’Assistante d’équipe.

Après avoir obtenu mon BTS Assistante de Direction par le biais de la VAE en 2010, j’ai eu l’opportunité d’accéder au poste d’Assistante de Direction de l’agence de Toulouse qui a ensuite évolué tout naturellement vers le poste d’Office Manager.

Que fait votre société ?

Arcadis est le leader international de l’ingénierie et du conseil dans les domaines de l’urbain, de l’immobilier, des mobilités et de
l’environnement. Grâce à nos solutions centrées sur l’humain, nous aidons nos clients à réinventer les lieux où nous vivons et travaillons, à créer des solutions de mobilité et à optimiser les ressources, tout en protégeant notre planète. Nous sommes plus de 27 000 Arcadien(ne)s dans plus de 70 pays (dont 760 en France et 83 à Toulouse).

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Cela fait plus de 10 ans que, sans le savoir, j’occupe ce poste sous l’appellation d’Assistante de Direction, celui d’Office Manager étant encore méconnu. Travaillant en agence et le siège social étant basé à Paris, (RH, QHSE...) il y avait un réel besoin d’avoir un référent en local.

J’aime l’organisation, aussi bien au bureau qu’à titre personnel (les personnes qui me connaissent bien pourraient le confirmer !).
J’adore organiser des évènements (réceptions, repas d’agence, départs à la retraite, inaugurations, évènements client...). Ce que j’aime particulièrement dans le métier d’Office Manager, c’est la richesse et la polyvalence de ce poste, être proche et à l’écoute de mes collègues et veiller à ce qu’ils se sentent bien au bureau.

A lire également :Portrait de Georges, Office Manager dans une société de développement de jeux vidéos !

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je dirai l’écoute, mon implication et ma capacité d’adaptation, l’organisation sans oublier la discrétion et une grande persévérance face à certaines situations.

J’ai dû être force de proposition notamment dans la mise en place d’un livret d’accueil local et gestion de la crise COVID.

Avec l’expérience, j’ai appris à m’affirmer et m’imposer quand cela est nécessaire. Grâce aux 20 ans d’ancienneté dans la société, j’ai l’expérience et le recul qui m’aident souvent à analyser certains sujets ou situations.

Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

L’Office Manager est LA personne référente vers qui on va se tourner naturellement dès qu’on a une question ou un problème, une vraie mine d’information !

L’Office Manager a plusieurs cordes à son arc, administratif, communication, coordination, logistique, mais aussi RH, et QHSE... le couteau Suisse de la société, un rôle de facilitateur. Il veille aussi à ce que les locaux soient toujours bien tenus, rangés, pour que les collaborateurs et les visiteurs s’y sentent bien.

C’est aussi le bras droit du Responsable d’agence et des managers et parfois la maman de tous ! (si si c’est vrai !)

A lire également :Le portrait de Ombline, Office & Happiness Manager chez Meero !

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Mon carnet de notes - Teams - Pack-Office

Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

La première chose, c'est de traiter mes mails et établir ma « to-do-list ». J’utilise beaucoup la matrice d’Eisenhower (mise en application grâce à une formation externe) qui m’aide à prioriser mes tâches et gagner du temps.

Un Office Manager est en constante adaptation, car on passe d’un sujet à un autre et les priorités changent tout le temps, sans compter les sollicitations diverses et variées, les imprévus comme la gestion du COVID.

Une bonne organisation est donc essentielle pour ne pas perdre le fil !

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

Lors de l’inauguration de nos anciens bureaux, le chapiteau que nous avions fait installer a commencé à se démonter à cause du vent violent et bien sûr 2h avant l’arrivée des invités !

Là pas de panique (en fait si, mais on ne le montre pas !), on respire et on passe à l’action ! Il m’a fallu rappeler le prestataire en urgence pour sécuriser le chapiteau et refaire le contrôle sécurité. Nous avons pu accueillir nos 250 invités en toute sérénité et au final tout s’est très bien passé.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Les retours positifs, les remerciements et la confiance de mes collègues et managers.

La satisfaction des clients et visiteurs venant à l’agence.

Avoir réussi à créer un très bon réseau interne qui me permet de solliciter les bonnes personnes, gagner en efficacité et partager des bonnes pratiques. Grâce à ce réseau, j’ai pu comprendre la stratégie et évolution de la société et pouvoir ainsi répondre au mieux aux questions des collaborateurs.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

J’aimerais me perfectionner dans les ressources humaines que j’affectionne particulièrement.

Une des missions de l’Office Manager est d’accueillir les nouveaux arrivants (l’intégration est essentielle), elle/il est aussi, avec le manager, le premier contact dans l’entreprise, la personne référente pour une bonne prise de poste, un vrai facilitateur dans le processus d’intégration.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Toujours chez Arcadis, j’aimerais participer à la simplification des process sur les sujets RH, gestion des agences...

Continuer le coaching auprès de mes collègues qui souhaiteraient monter en compétence.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Restez vous-même, et prenez du recul en cas de situation compliquée, ne jamais réagir à chaud, toujours prendre le temps d’analyser. N’ayez pas peur de faire votre place.