Le portrait de Julien, Office Manager chez Zenika !

Le portrait de Julien, Office Manager chez Zenika !

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Aujourd'hui c'est Julien, Office Manager chez Zenika, qui prend la parole dans le portrait de la semaine. Découvrez sa vision du métier d'OM !

Bonjour Julien, où travaillez-vous ?

Bonjour, j'ai la chance de travailler chez Zenika !!! Que fait Zenika ? Ce qu'elle fait, elle le fait bien. Pour détailler un peu quand même, Zenika accompagne avec tout son coeur les entreprises dans leur transformation numérique, avec la triple casquette conseil - formation - réalisation, le tout de manière innovante et passionnée. Si, si. Une ESN 5 étoiles.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Je n'ai pas vraiment choisi de devenir OM, c'est arrivé par opportunité. Je peux vous raconter l'histoire si vous voulez ! Mais disons que je suis devenu OM à force de bon sens et de l'envie de bien faire, alors que rien ou presque ne m'y avait préparé.

Mais en réfléchissant, j'ai été équipier Quick, technicien crédits documentaires, organisateur bancaire, assistant import-export, responsable e-commerce, et je pense que c'est la somme de toutes ces expériences qui m'ont en fait préparé... Il n'y a pas d'école pour les OM. C'est avant tout du bon sens et des compétences, plus que des connaissances théoriques.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Peut-être ma bonne humeur ! C'est facile de venir me parler, parce que je suis souriant et d'un naturel sympathique ! Cela fait de moi quelqu'un d'agréable et de disponible. Et c'est important, déjà pour faciliter le contact, et surtout parce que le rôle d'OM n'est pas toujours évident, pas tous les jours marrant : mettre un peu d'humour et de convivialité a tendance à rendre les choses plus faciles. Mais cela devrait être vrai pour tous les métiers !

Et j'ai aussi cette envie de travailler avec des partenaires, et non des fournisseurs. Pour moi, ça change tout. Pouvoir entretenir de vrais partenariats, et non de simples relations client-fournisseur, est un véritable boost pour l'efficacité et la confiance réciproque. Ça aide à trouver des solutions de bon sens ensemble, plutôt que de se cacher derrière un contrat. Et ces partenariats vont dans les deux sens : j'ai besoin de mes partenaires, et eux ont besoin de moi. On s'aide à tour de rôle, j'aime beaucoup, c'est une des fondations de mon cadre professionnel, et je regrette de voir encore ailleurs trop de relations simplement basées sur les conditions contractuelles, là où il devrait y avoir de la confiance et de la communication.

Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

J'ai fait l'exercice de nombreuses fois, et ce que j'aime dire c'est que je suis un facilitateur. Je rends les choses plus faciles. J'aide mes collègues à bien faire leur travail, en leur apportant avec le sourire toute l'aide et les infos dont ils ont besoin.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Gmail, Google Calendar, Slack

Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

J'essaie constamment de m'améliorer, notamment sur cette partie, et je teste depuis quelque temps ces 3 points.

1. Je priorise par la valeur : est-ce que cette tâche va servir ? Qu'est-ce qu'elle apporte ? A-t-elle du sens ? Si elle en a plus qu'une autre, elle passe en tête. Lorsqu'une personne vient me voir avec une tâche urgente, alors qu'elle m'en a donné une autre 1h avant, je lui demande pourquoi c'est urgent, et si ça l'est vraiment, laquelle des deux l'est plus que l'autre. Je ne sais pas faire 2 choses bien en même temps, pour commencer, et ensuite, c'est elle qui priorise, pas moi. Ça marche aussi quand ce sont deux personnes différentes qui m'ont confié des tâches urgentes. Je leur demande de choisir laquelle des deux doit passer en priorité.

2. J'ai appris à dire non. Si un collègue vient me voir en me disant "tu peux m'aider stp, c'est urgent !" mais que je suis déjà sur un truc urgent, je lui dis que je vais l'aider, mais lui demande de revenir dans x min. Et je m'arrange pour tenir mon engagement : je l'aiderai dans x min. Si ce sur quoi je bosse est encore loin d'être terminé, cf point 3.

3. J'applique la règle des 5 minutes. Si une tâche a de la valeur, du sens, et peut être faite en moins de 5 minutes, alors je la fais tout de suite. Elle sort ainsi de ma tête, et j'ai satisfait la personne qui me l'a demandée. J'ai retiré beaucoup de bonnes pratiques dans l'agilité et du lean management, ça m'aide beaucoup dans mon organisation personnelle !

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

Dans une expérience passée, avant Zenika, j'ai demandé de l'aide à deux collègues pour une tâche que je ne pouvais physiquement pas faire tout seul. Tout était bien calé, tout le monde était prévenu. Le matin même, personne n'était là. Un de mes collègues avait décommandé la veille, et je m'étais adapté juste à temps avec l'autre collègue pour que ça reste faisable. Mais ce dernier n'est pas venu. Il a eu un empêchement de dernière minute, et je me suis donc retrouvé à H-1 tout seul pour répondre au besoin de mon client. Qu'à cela ne tienne, mon client n'y peut rien !

Je me suis débrouillé pour livrer ce que j'avais à livrer, et à l'heure svp ! J'ai sauvé mon honneur ! Mais pas mon dos, et encore moins mon moral. Je n'ai pas su prendre le recul suffisant sur le moment, et je n'ai pas accepté le fait que je me rende le plus disponible possible pour mes collègues quand ils ont besoin de moi, et lorsque c'est à mon tour d'avoir besoin d'eux, personne ne soit là pour m'aider. Cela m'a valu un burn-out, ce qui m'a permis de prendre du recul et, à mon retour deux mois plus tard, j'ai expliqué ce que j'avais ressenti auprès de mes collègues, nous avons mis les choses au clair et tout est rentré dans l'ordre ! Ce fut une expérience marquante de ma vie pro et perso, une belle galère riche d'enseignements sous bien des aspects.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Voir ses collègues contents quand ils viennent me voir, et encore plus contents lorsqu'ils repartent. Ça c'est top ! Et quand on me dit "Super Juju", "mon OM préféré" ou "ma pépite", ça fait aussi son petit effet ! C'est la plus belle reconnaissance qui soit, à mon sens. Savoir que j'ai aidé mes collègues à sortir d'une galère, que j'ai dissipé leurs doutes, que j'ai été utile, et qu'ils sont reconnaissants, je sais à ce moment-là que j'ai fait mon boulot.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Toujours chez Zenika ! J'aime trop cette boîte, les belles personnes qui la font vivre, les valeurs qui nous lient, notre passion commune pour le travail bien fait ! Est-ce que je serai encore OM dans 5 ans ? Aucune idée ! J'aime beaucoup mon métier, mon rôle, mais j'aime aussi transmettre, j'aime le changement et j'ai la bougeotte. Je ne prétends pas du tout, loin de là, être le meilleur, et si je sens que la personne en face de moi ferait le job bien mieux que moi, et qu'elle en a surtout envie, alors je me ferais un plaisir de l'accompagner et je trouverais un rôle encore plus fun ! S'il existe...

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

J'ai un mantra, transmis par un de mes anciens collègues, de qui j'ai beaucoup appris : "à la fin, c'est toujours le plus gentil qui gagne". Et je crois sincèrement que c'est vrai ! Le nombre de fois où la bienveillance, la transparence, la sincérité, ou même un simple sourire, m'ont permis de solutionner des galères... c'est la preuve que ça fonctionne. Nous sommes tous des humains, avec nos forces, nos faiblesses, notre sensibilité, notre caractère. Mais les tensions tombent plus vite lorsque la personne en face nous accueille avec un sourire ! Et, à titre personnel, je suis beaucoup plus enclin à répondre aux besoins d'un collègue sympathique qu'à ceux d'un collègue râleur ou qui a oublié sa bienveillance en entrant dans le bureau. Heureusement pour moi, ces derniers sont très rares chez Zenika !!

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Je viens de lire les 4 accords toltèques de Don Miguel Ruiz, et je peux de ce fait répondre facilement à cette question ! Pour moi, la bienveillance et les mots sont la plus belle des magies. Les mots peuvent blesser, mais aussi guérir. Ils sont porteurs d'une grande partie des solutions. Si, de par ma posture et mes mots, je te respecte, tu me respecteras en retour et on trouvera forcément la solution ensemble.

Un petit mot pour terminer ?

Il faut s'éclater, y compris au boulot. On y passe suffisamment de temps de notre vie pour ne pas devoir s'y ennuyer. J'adore mes collègues, et ils-elles me le rendent bien. Du coup, je me lève le matin en me disant "comment je vais bien pouvoir les aider aujourd'hui ?". Et ça me donne le sourire ! Et ensuite je pense "et quelle galère va encore me tomber dessus aujourd'hui ?"... Alors je hausse les épaules, je vais prendre ma douche et j'attaque ma journée !!

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