Le portrait de Julie, Office Manager chez Bureaux & Co !

Cette semaine, c'est Julie, Office Manager chez Bureaux & Co, qui répond à nos questions pour le traditionnel portrait ! Découvrez sa vision du métier d'Office Manager !

Bonjour Julie, pouvez-vous vous présenter ?

Je suis Julie et je travaille pour Bureaux & Co ! Bureaux & Co propose des espaces de travail collaboratifs aux entrepreneurs. Notre volonté est de faciliter l'entrepreneuriat en fournissant aux porteurs de projets des cadres de travail agréables où ils peuvent à la fois se concentrer, trouver du soutien auprès de la communauté, rencontrer des partenaires, et créer des synergies avec d'autres résidents. Nous continuons d'aller plus loin dans notre ambition de favoriser l'entrepreneuriat, en développant de nouveaux espaces multiservices avec des restaurants, des crèches, des salons de coiffure, des salles de sport, ...

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Je suis devenue Office Manager, un peu par hasard (pas complètement non plus), mais disons que je n'étais pas prédestinée à faire ce métier. D'ailleurs lorsque j'ai commencé mes études le poste n'existait pas. À l'origine je voulais être enseignante, et puis finalement j'ai opté pour un cursus en communication et marketing dans l'optique de faire de la communication interne. J'ai très vite côtoyé le milieu des startups, et des espaces de travail collaboratifs. J'étais (et je suis encore) très admirative des gens qui créé leur entreprise, et j'aime leur apporter mon soutien (à mon humble niveau). Alors faire ce métier est devenu une évidence ! J'aime faire en sorte que tout soit au mieux dans leur environnement de travail, j'aime les mettre en relation avec d'autres personnes, j'aime les écouter me raconter leur succès et parfois leurs échecs, ... Ils sont une grande source d'inspiration au quotidien.

Avez-vous suivi des études en rapport avec l’Office Management ?

Un peu mais pas vraiment non plus... Il n'y a pas d'études types pour faire ce métier. Par contre les formations que j'ai faites me servent énormément. J'ai validé un master en communication et marketing, option communication. En parallèle je me suis formée en Programmation Neuro Linguistique. Et désormais je suis des cours de prévention de conflits et médiation par correspondance.

J'ai fait le choix de compléter mes études initiales par des approches humaines, avant tout parce que j'aime cela, mais aussi parce que je crois que c'est un réel atout dans mon métier au quotidien. Aussi bien dans les échanges avec mes collègues, que dans la relation avec les clients, cela me permet d'être plus à l'écoute, de mieux comprendre les besoins de chacun, de savoir quand et comment faire passer une information, de gérer les multiples personnalités, et de diffuser une ambiance de travail positive. Je suis convaincue que ce choix était le bon, et si c'était à refaire, j'emprunterais exactement le même chemin !

A lire également :Le portrait de Christelle, Office Manager chez Quantmetry !

Une bonne journée d’Office Manager, ça ne démarre jamais sans … ?

Une grande tasse de café ! Et d'ailleurs j'en prends plusieurs dans la journée. C'est un moment privilégié, une pause qui me permet de ralentir et de poser mes idées. Le café c'est vraiment mon moment, souvent je le prends seule d'ailleurs, c'est ma boisson chouchoute pour me mettre de bonne humeur. Je crois qu'il peut tout arriver quand je bois un café je saurais gérer (avis à ceux qui auraient des nouvelles délicates à m'annoncer, vous savez quoi faire..!).

C’est quoi les galères d’un Office Manager ?

Ahaha il y en a beaucoup... Le plus "déstabilisant" dans le métier d'Office Manager, ce sont les imprévus. Ils sont le lot quotidien de notre métier, ils sont nombreux, ils vont de la petite tâche qui peut être facilement résolue à celle qui t'occupera toute la matinée (voire toute la journée), et par définition ils ne tombent jamais (mais vraiment jamais) au bon moment. Et quand vous croyez que vous êtes au maximum de ce que vous pouvez gérer, un nouveau contre temps arrive. Il y a des fois où cela peut être très confrontant, et devenir LA petite goutte qui fait tout déborder. Mais je crois surtout que tout dépend de la manière dont on décide de voir les choses et de l'état d'esprit dans lequel on est.

La plupart du temps j'aime beaucoup les imprévus, c'est grâce à eux qu'aucune journée ne se ressemble, ça nous permet de sortir de notre zone de confort, d'imaginer des solutions nouvelles, de développer nos compétences, et bien souvent ça donne lieu à des situations cocasses. Et pour moi c'est ce qui fait du métier d'Office Manager un métier hors du commun, et épanouissant. (Bon bien sûr il y a des jours où la mise en pratique est plus délicate !).

A lire également :Lou, Office Manager chez Lydia : son portrait !

Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?

Après le café ? Sans nul doute, la reconnaissance des résidents ! Un sourire et un merci, suffisent à rendre heureux. À ce moment-là tout devient évident ! On sait pour quoi on fait ce métier, on sait pour quoi on s'investit, et surtout on sait qu'on a envie de continuer à faire ce métier avec autant d'implication.

Quand deux Office Manager boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?

Du manque de temps ! Alors on imagine ce qu'on pourrait faire si les journées étaient plus longues. C'est sûr qu'on aurait le temps de concrétiser beaucoup plus de choses, on ne serait plus en retard dans aucunes de nos tâches, tout serait carré, ... Ah oui vraiment on serait très efficaces. Mais alors on ne serait plus Offices Managers. Quand on réalise cela, on revient très vite sur nos mots, et on finit toujours par conclure "On fait un chouette métier quand même !".

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Je crois que je serais enseignante, mon métier coup de cœur depuis toujours. J'aurais adoré permettre à des enfants d'avoir confiance en eux, les encourager à rêver, les pousser à trouver leur solution, ... Bref leur donner les clés pour qu'ils puissent exprimer tout leur potentiel dans la vie. On ne valorise pas assez l'unicité de chacun, alors que c'est pourtant nos différences qui nous permettent de nous révéler et d'emprunter une voie qu'un autre n'aurait pas choisie. Et cela j'en suis encore plus convaincue depuis que je côtoie des entrepreneurs au quotidien.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

Avant toute chose, prendre soin de soi ! On exerce un métier où l'on est sollicités en permanence, où toutes les demandes sont importantes et urgentes, et où il est préconisé d'avoir le sourire en toutes circonstances. Ce n'est pas évident tous les jours, mais c'est possible. Pour cela je crois qu'il faut bien se connaître, savoir quelles sont nos limites, reconnaître ce qui nous stresse, trouver ce qui nous ressource, ... Personne ne peut le savoir pour nous, et personne ne doit faire attention à ça pour nous. La qualité de l'ambiance de travail, et du service qui est délivré dépend de nous, alors il appartient à un Office Manager (peut-être plus qu'à quelqu'un d'autre) de prendre soin de soi, de veiller à sa dose de patience et de cultiver son optimisme.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie c'est quand les résidents se proposent d'organiser des animations. À ce moment-là tu sais que tu as fait ton boulot. Tu as insufflé ce qui était nécessaire pour que chacun prenne part à la vie de la communauté. Tu as posé les fondations, et ils continuent de bâtir les murs. Quand je les vois s'échanger des bons plans, organiser des soirées jeux de sociétés, planifier des afteworks, préparer les anniversaires surprises des uns et des autres, et même s'associer en affaires (oui oui je vous assure), j'ai le sentiment d'avoir accompli ma mission. C'est vraiment très gratifiant et ce sont les plus beaux retours que l'on puisse avoir.

Un petit mot pour terminer ?

Être Office Manager c'est un métier passionnant qui peut être source d'un très grand épanouissement pour peu de l'aborder avec un état d'esprit positif. Notre mission première est de faire en sorte que les utilisateurs vivent la meilleure expérience possible parmi nous. Leurs besoins passent avant nos impératifs, car ils sont la raison même de l'existence de notre métier. Alors dit comme ça, ça peut paraître un peu dur mais je crois beaucoup que nous avons en face de nous les résidents qui nous ressemblent. Diffusez de la bienveillance, de l'empathie et de la bonne humeur, et vous aurez à faire à des gens compréhensifs, respectueux et précautionneux. Exercer ce métier deviendra alors un vrai plaisir, et vous pourrez tout à la fois répondre aux demandes des utilisateurs et mener vos autres missions à bien.