Le portrait de Gwenaël, Office Manager à l'ISDI !

Gwenaël est Office Manager à l'ISDI, découvrez sa vision du métier dans le portrait de la semaine !

Bonjour Gwenaël ! Que fait votre société ?

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À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Issu d'une formation classique dans le domaine du management et du sport, je n'étais pas, en théorie, armé pour affronter cette belle jungle qu'est l'office management. Après un parcours au sein des services généraux de grand groupe, c'est naturellement que je me suis concentré vers ce métier qui est celui qui colle le plus avec ma personnalité.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Mon gabarit ! Plus sérieusement, je dirais mon sourire et mon sens du service qui parfois, malgré des journées difficiles restent inchangés.

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

Tu vois cet iceberg ? Prend ton masque, plonge dans l'eau et tu comprendras comment il fait pour rester droit.

J'associe généralement ce métier avec la partie immergé de l'iceberg, celle qui permet d’huiler, d'assurer des connexions et de rendre un lieu agréable.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Un cahier de brouillon, mon sourire et Trello.

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Les outils digitaux sont la clé d'une gestion quotidienne des taches plus fluide mais généralement si j'ai des post-it sur mon bureau, alors c'est prioritaire.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ? Comment avez-vous réagi ?

Un alarme intrusion et une fuite d'eau en même temps, le tout en week-end. Cela restera un de mes meilleurs souvenirs… J'ai réagi en pensant que c'était une blague de mauvais gout mais j'ai réalisé que je devais prendre les transports et affronter ce problème même un week-end.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

En tant qu'Office Manager, nous essayons souvent de mettre en place des ateliers pour favoriser la cohésion et le sentiment d'appartenance à un lieu.

Une de mes fiertés est lorsque les collaborateurs sont demandeurs de ces nouvelles idées ou de nouvelle session comme le random lunch. Cela permet de prendre le pouls et la tendance de vos idées.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

Digitaliser les demandes des collaborateurs (service now, QR code, etc...). Certaines demandes se répètent car les collaborateurs ne prennent pas le temps de voir si des mails de communication ont été envoyés ou s’ils peuvent résoudre le problème par eux même. Il est important d'inclure les collaborateurs au cœur des sujets de l'Office Management, cela permet dans certains cas de faire gagner du temps à tout le monde.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

J'espère être toujours office manager mais avec une dimension internationale plus importante et pouvoir continuer à animer des masterclass et écrire des articles.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Si vous êtes OM, prenez soin de vous ! C'est un métier passionnant mais usant. Le raz de marée quotidien que subit l'OM est enrichissant mais peut s'avérer perturbant sur plusieurs point. Il est donc important de garder dans la journée, un moment pour soi car nous sommes essentiellement "aux services des autres".

J'invite tout le monde à faire connaissance avec l'office manager en poste au sein de leur entreprise. Bien plus qu'un couteau suisse c'est également un outil de mesure indispensable.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

De pouvoir diffuser mes connaissances avec Magic Office !

Un petit mot pour terminer ?

Être Office Manager n'est pas seulement avoir la notion de service ou avoir un excellent réseau, c'est être sensible à chacun des évènements pouvant avoir un impact sur la qualité de vie de l'entreprise. Chaque jour est une véritable remise en question qui nous oblige à être meilleur. Être capable d'allier tous ces sujets dans la même journée est un vrai défi du quotidien. Je suis heureux de pouvoir dire à la fin d'une journée que j'ai contribué à ma façon.