Le portrait de Caroline, Office Manager Freelance !

Caroline est une Office Manager Freelance. Elle répond à nos questions pour le portrait de la semaine !

Bonjour Caroline, pouvez-vous vous présenter ?

Je suis Caroline, Office Manager Freelance. Mon entreprise intervient auprès de solopreneurs souhaitant se doter d'un bras droit pour gérer leur back office (pilotage/stratégie, administratif, ADV, marketing/communication).

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Je me souviens que depuis gamine, je passais des heures à taper sur la machine à écrire offerte par ma grand-mère. Après mon BAC littéraire, j'ai poursuivi avec un BTS d'Assistante de Direction en alternance.

C'est après dix années au sein d'une collectivité, que j'ai décidé de créer mon entreprise. J'ai eu à cœur de pouvoir apprendre toujours plus tant humainement, que sur les missions où l'on me mandate ; et pouvoir apporter mon expertise d'office manager auprès d'entrepreneurs qui se retrouvent au seuil du plafond de verre, celui qui symbolise clairement qu'il n'est plus possible de tout gérer seul.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je suis une personne très à l'écoute, et qui fait confiance à son intuition ! Je suis également convaincue que ma polyvalence dans bien des domaines permet de pouvoir "manager le bureau" avec une vision globale et anticipatrice.

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

L'office manager, c'est une assistante ++ : elle vous accompagne pour développer votre entreprise, et vous épaule dans le pilotage de celle-ci.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Mon top 3 a pas mal bougé des derniers temps :) Car j'aime expérimenter jusqu'à que cela me convienne. Donc à l'instant T, je dirais : la suite Google, Notion et Dropbox.

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

En premier lieu, je communique avec mes clients sur les missions confiées : quelle deadline est demandée et pourquoi ?

Ensuite je m'organise avec deux outils de gestion très efficaces : les blocs temps (je batche mes tâches et cale dans mon agenda des blocs temps dédiés par client ou pour ma propre entreprise), puis une to do(ux) globale (qui peut être triée par thématique ou client) où je viens inscrire le délai. Je pioche donc tous les jours dans cette liste de tâches à faire, et les priorités sont de suite mise en lumière grâce au délai paramétré.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

En plein mois de juin, un client m'a demandé urgemment de réapprovisionner son stock de boissons (eau, jus, etc.), en grande quantité, sous 48 heures, et livré au siège de son entreprise ! Travaillant uniquement à distance, mon client se trouvait dans une ville que je ne connaissais pas. J'ai eu moi-même bien chaud durant la mission exécutée en un temps record, mais j'y suis parvenue après plusieurs professionnels contactés !

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Très bonne question ! Je pense que ma plus grande fierté, c'est lorsqu'un entrepreneur me dit qu'il est plus serein depuis que je suis à ses côtés et que je l'ai aidé à atteindre son objectif.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

Dans un futur proche, j'aimerais pouvoir me pencher sur des outils d'automatisation, afin de pousser encore plus loin l'optimisation d'un back office, par exemple cela pourrait être Zapier, qui me semble encore une bête étrange à ce jour...

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Si je devais me projeter en 2026, je souhaiterais que mon entreprise (qui fêtera ses 14 ans à ce moment-là) soit composée de plus de collaborateurs, afin de pouvoir seconder encore plus de freelances.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Depuis quelques mois maintenant, je m'intéresse à la philosophie du slowbusiness : je diffuse ce concept auprès de mes clients, et j'essaye au mieux de l'appliquer à ma propre entreprise. Les 4 conseils que je pourrais vous donner pour entrer doucement mais sereinement dans le slowbusiness sont :

- fixez-vous des objectifs atteignables et raisonnables au quotidien
- adoptez une organisation carrée, mais adaptée à votre personnalité
- apprenez à lâcher prise
- autorisez-vous à vous reposer, peu importe le moment de la journée

Pour vous, c’est quoi la magie ?

C'est se sentir aligné avec qui on est et ce que l'on fait. Dans l'apprentissage de la vie, il y a beaucoup de magie !

Un petit mot pour terminer ?

J'ai envie de terminer mon portrait par une citation de Jim ROHN, que je trouve pleine de sens : "Ce n'est pas le vent qui décide de votre destination, c'est l'orientation que vous donnez à votre voile. Le vent est pareil pour tous".