Le portrait d'Alexandra, Office Manager au sein du groupe ETYO !

Alexandra est Office Manager au sein du groupe ETYO. Découvrez sa vision du métier d'Office Manager !

Bonjour Alexandra, où travaillez-vous ?

Bonjour à tous ! Je m'appelle Alexandra et je suis Office Manager au sein du Groupe ETYO. Créée en 2012, ETYO est une société indépendante spécialisée dans l’assistance à maîtrise d’ouvrage autour de trois lignes de métier :

- Real Estate (conseil et audit en immobilier)

- Logistics Solutions (conseil en Supply Chain)

- Green Insight (conseil et audit en Développement Durable).

ETYO opère en France et en Europe depuis ses bureaux de Paris, Lille, Nantes et Lyon. Le groupe réalise un chiffre d’affaires de 7 M€ et compte 65 collaborateurs.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J'ai vaguement fait connaissance du métier d'Office Manager pour la première fois en 2013 aux USA où je suis restée près d'un an.

À mon retour en France j'ai d'abord travaillé dans l'hôtellerie, puis je suis devenue Maman. Cet heureux évènement m'a poussé à changer de voie afin de trouver le métier qui correspondait à ma personnalité et dans lequel je m'épanouirai. C'est à ce moment que mon choix s'est porté sur le métier d'Office Manager. Ayant énormément de volonté mais pas vraiment d'expérience dans le domaine, j'ai travaillé dans l'Accueil et effectué une remise à niveau afin d'avoir un parcours plus attrayant.

J'ai ensuite postulé à une vingtaine d'offres d'emploi et j'ai finalement passé un entretien concluant avec ETYO qui a vu du potentiel dans mon profil et m'a donné ma chance en tant qu'Office Manager.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Mes collègues disent de moi que je suis toujours pleine d'énergie et d'enthousiasme ! Je dirais également que je me remets perpétuellement en question afin de m'améliorer et de mieux m'adapter aux besoins des collaborateurs.

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

Un(e) Office Manager c'est la personne vers qui l’on se dirige si on a une question, mais qu'on ne sait pas à qui la poser.

L'OM vient alléger et faciliter le travail des équipes opérationnelles, des équipes Administratives, de la Direction et s'occupe de diverses tâches très différentes les unes des autres (de l'aménagement des bureaux à la gestion du parc informatique ou encore le contrôle des notes de frais).

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Mes outils favoris sont ;

1) Bien évidemment, mon téléphone ! Je reçois beaucoup d'appels, sms, mails, … et quand on est office Manager on n'est pas tout le temps près de son ordinateur donc le téléphone est l'outil indispensable pour ne manquer aucune demande urgente !

2) Trello pour suivre mes tâches et projets en cours

3) Excel pour tous mes tableaux de suivi

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

C'est vrai qu'il est parfois compliqué de gérer ses priorités quand on est office Manager car toute demande est prioritaire pour celui qui l'effectue. Il faut donc faire le tri afin de ne pas être submergé et de ne rien oublier. J'ai essayé plusieurs méthodes et celle qui fonctionne pour moi est la matrice d'Eisenhower qui consiste à classer les tâches à effectuer en fonction de leur importance et de leur urgence.

Avec cette méthode je me constitue toutes les semaines une to-do list en y laissant assez de places pour toutes les demandes imprévues qui seront elles-mêmes classées selon leur priorité.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

J'ai dû organiser le déménagement de l'entreprise en quelques jours pendant le premier confinement en Mars/Avril 2020.

La situation était assez stressante d'autant plus que j'occupais mon poste depuis seulement quelques mois, mais tout s'est finalement très bien passé et je compte aujourd'hui cet évènement parmi mes petites victoires en tant qu'OM !

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Un conseil : Faites connaissance avec d'autres Office Managers, rejoignez des groupes de discussion et d'entraide, c'est vraiment très utile, c'est un gain de temps lorsque l'on rencontre une problématique et c'est important de pouvoir se soutenir les uns les autres.

Une petite astuce : Se planifier des créneaux dans la journée pour répondre aux mails (lors de mes premiers mois en tant qu'OM, j'avais tendance à me noyer dans mes mails. J'arrêtais ce que j'étais en train de faire pour lire mes mails et y répondre : je perdais donc ma concentration et prenais du retard dans mes tâches planifiées.)

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, c'est la polyvalence du métier et les relations humaines, car les journées ne se ressemblent pas, on ne s'ennuie pas et on échange de beaux moments avec de belles personnes !

Un petit mot pour terminer ?

Je remercie Magic Office de m'avoir donné l'opportunité de m'exprimer à travers ce portrait d'Office Manager en espérant convaincre celles et ceux qui hésitent à sauter le pas !