Organiser des événements internes

Séminaires, team building, conférences, conventions… Voici les différentes étapes pour réussir l’organisation d’un événement interne d’entreprise. 

1.    Définir des objectifs précis

La première étape consiste à se fixer des objectifs. Cela vous permettra de suivre un fil conducteur qui vous focalisera sur le message que l’entreprise souhaite véhiculer, et vous empêchera de vous laisser distraire par d’autres sujets. Les objectifs doivent être les plus détaillés possible, afin de pouvoir, à l’issue de l’événement, mesurer les résultats qualitativement et quantitativement. 

Les objectifs peuvent être les suivants : 

• Récompenser les collaborateurs : remercier vos équipes et vos collaborateurs pour leur travail et leurs efforts, afin de leur offrir de la reconnaissance et les fidéliser.
• Motiver et engager les collaborateurs : développer une vision commune, et partager ses ambitions, tout en fédérant autour de l’entreprise et en développant un sentiment d’appartenance.
• Renforcer l’esprit d’équipe : apprendre aux employés à mieux se connaître pour plus de cohésion au sein de l’entreprise, et développer le networking en interne entre les collaborateurs.
• Développer les compétences : former les collaborateurs de façon efficace et originale, en particulier sur les soft skills, les compétences collectives et la mise en pratique d’aspects théoriques.
• Stimuler la créativité : organiser des meetings en dehors du bureau et dans un cadre original, afin de stimuler créativité et innovation.
• Développer la culture d’entreprise : partager l’histoire de l’entreprise et communiquer sur sa réussite pour véhiculer une bonne image en interne.

2.    Définir la nature de l’événement

L’événement doit à la fois servir le message que souhaite faire passer l’entreprise et intéresser directement vos collaborateurs. Choisissez le type d’événement d’entreprise qui convient le mieux à cette double contrainte : repas, conférence, séminaire, team building, congrès, soirée, réunion « outdoor », convention, voyage…

3.    Déterminer la date, la durée et le lieu

Le choix du lieu doit se faire en prenant en compte sa qualité et sa réputation. Le lieu doit permettre de présenter l’entreprise sous son meilleur jour, et dans la mesure du possible, permettre aux collaborateurs de s’évader. Privilégiez un lieu "magique" pour récompenser les collaborateurs par exemple. Pensez aussi à un lieu facile d’accès et qui dispose des équipements nécessaires pour votre événement (cuisines, salles de réunion, etc).

Le choix de la date dépend de la charge de travail nécessaire pour organiser l’événement. Assurez-vous de réserver le lieu suffisamment longtemps à l’avance, de plusieurs mois à un an. Réfléchissez aussi aux disponibilités de vos collaborateurs pour choisir un jour qui convienne au plus grand nombre. Évitez les soirées proches des weekends, des ponts ou des vacances scolaires.
Le choix de la durée est également important : une soirée, une demi-journée, un journée entière, plusieurs jours … ?

4.    Fixer un budget

Il est important d’établir un budget global pour votre événement et de vous y tenir. Soyez réaliste et créez-vous un événement à la hauteur de vos moyens. Avec un peu de créativité, il est possible de réaliser des choses sympas sans exploser son budget. 

5.    Préparer l’événement

Il ne vous reste désormais plus qu’à organiser concrètement l’événement. Pour se faire, utilisez un rétroplanning, qui permet de fixer dans le temps les étapes nécessaires à la réalisation du projet. Faites-vous également accompagner dans la mise en place de l’événement en rassemblant une équipe dédiée parmi les collaborateurs. 

Définissez le thème et l’univers de l’événement que vous organisez. Un bon sujet et un bon titre constituent souvent la clé de la réussite. N'hésitez pas à organiser un brainstorming avec l'équipe pour trouver des idées originales.

Définissez également les activités et les animations, qui doivent être motivantes et insolites à la fois. N’hésitez pas non plus à faire appel à la technologie et au digital qui ont un bon impact sur le grand public. Selon la complexité de l’événement, vous pouvez vous faire accompagner par des prestataires spécialisés en événementiel corporatif. 

Créez le programme de l’événement, invitez vos intervenants et préparez leurs interventions, et planifiez précisément le déroulement de l’événement. Établissez une checklist pour être certain de ne rien oublier. 

Effectuez la mise en place logistique (matériel, traiteur, musique, etc.). Sélectionnez soigneusement vos prestataires pour leur qualité et leur professionnalisme. Rien ne doit être laissé au hasard, il en va de la réussite de l’événement.
Pensez également à anticiper les obstacles qui pourraient survenir le jour J et à trouver des solutions. Prévoyez du matériel supplémentaire et soyez capable de réagir en cas de changement de programme de dernière minute.

6.    Communiquer… avant, pendant, après !

Avant l’événement

Pour que votre événement soit un succès, n’oubliez pas de communiquer dessus ! Envoyez ainsi des invitations à vos collaborateurs un mois environ avant l’événement. Privilégiez une invitation originale, qui stimulera la curiosité tout en donnant un avant-goût de l’événement. L’objectif : faire du « teasing » pour créer le buzz autour de l’événement !

Pendant l’événement

Si vous avez besoin de signalétique le jour J, assurez-vous que l’affichage et la signalisation soient bien en place, si possible aux couleurs de votre marque et estampillées avec votre logo.
Pensez à prendre des photographies de l’événement !

Après l’événement

Communiquez sur l’événement passé en envoyant les photos à vos collaborateurs, en partageant les éventuels supports de présentation des intervenants, etc.
Vous pouvez mesurer la réussite de l’événement en organisant un petit sondage pour recueillir les retours des collaborateurs, leurs éventuelles recommandations pour l'avenir, etc.