8 hacks pour gérer Outlook comme un pro

8 hacks pour gérer Outlook comme un pro

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Comme une grande majorité des Office Manager, vous utilisez Outlook au quotidien pour gérer vos mails et accessoirement pour répondre à tout un tas d’abrutis. Vous croyez tout connaître sur l’outil ? Détrompez, il existe un tas de petites astuces pour vous faciliter la vie et vous permettre de gagner du temps. Voyons cela ensemble.

Remarquer en un coup d’œil les mails de votre boss

Les mails de votre boss méritent une attention toute particulière ? On comprend. Pour cela, vous pouvez paramétrer Outlook pour que les objets de mail de votre boss apparaissent avec une couleur de votre choix. Allez dans Affichage => Paramétrages d’affichage è Mise en forme conditionnelle, et choisissez la couleur que vous souhaitez pour les mails de votre boss.

Faire croire que vous travaillez super tard

Besoin de faire croire à vos collègues que vous êtes super dévoué(e) et que vous travaillez super tard ? Pas de problème, vous pouvez différer l’envoi de vos emails et faire comme si vous envoyez vos mails à 23h, alors que vous êtes tranquillement en train de mater votre série sur Netflix. Pour cela, avant d’envoyer votre message, cliquez sur options, puis différer la livraison. Cocher ensuite la case Ne pas envoyer avant dans Option de remise. Précisez ensuite la date et l’heure de l’envoi et le tour est joué.

Parler toutes les langues

Vous travaillez avec des collègues étrangers et vous ne comprenez rien à leurs emails ? La vie est trop courte pour apprendre une nouvelle langue, contentez-vous de traduire leurs mails. Pour cela, sélectionnez la partie de l’email que vous souhaitez traduire, faites un clic droit, et sélectionnez traduire. Sélectionnez ensuite la langue d’origine et la langue de destination, et vous voilà bilingue.

Mettre la pression pour que l’on vous réponde

Vous envoyez des mails à 5,6 voir plus de personnes en même temps, et vous attendez des réponses de chacun d’entre eux sur des points précis ? Mettez leur la pression en les taguant, comme vous pourriez le faire sur Facebook. Pour cela, tapez @ suivi du nom du contact.  Les noms seront mis en surbrillance dans le corps du message, et lorsqu’ils recevront le message dans leur boîte de réception, ils verront le symbole @ dans la liste des messages.

Faire en sorte qu’on vous foute la paix

Les notifications d’emails ne sont pas bonnes pour votre productivité. La plupart du temps, elles ne vous apporte que distraction et déconcentration. En effet, même si vous ne répondez pas un email tout de suite, votre inconscient et déjà en train de penser à la façon d’y répondre. Le plus simple : désactivez les notifications de mail et consultez votre boîte 3 à 4 fois par jour. Si c’est si urgent, on n’a qu’à vous appeler au téléphone. Pour cela, cliquez sur Préférences, puis Paramètres personnels et Notifications et sons. Dans Réception des messages, sélectionnez les paramètres de notifications que vous souhaitez pour les nouveaux messages. On vous conseille de tout couper.

Faire en sorte qu’on vous foute la paix partie 2

Vous aussi, il vous arrive de recevoir de véritables conversations par email ? Vous savez, ces emails, avec 125 personnes en copie, où les gens répondent en laissant les 125 personnes en copie (dont vous faites partis), alors que dès le départ, vous vous en fichiez totalement ? Mettez fin à ce cercle vicieux. Au lieu de supprimer chaque message au fur et à mesure de la conversation, cliquez sur Ignorer dans le mail. Tous les messages de la conversation seront alors déplacés dans les dossier Éléments supprimés, tout comme les messages ultérieurs de cette même conversation, qui ne passeront même pas par la boîte de réception.

Créer des listes de contact

Tous les jours, à 11h30 pétante, vous envoyez un email à vos collègues préférés pour savoir où vous allez manger ? Si vous avez beaucoup de collègues préférés, vous pouvez perdre du temps à ajouter tout le monde. De plus, vous pouvez vexer l’un d’entre eux en oubliant malencontreusement de l’ajouter. Il y a plus simple : créez une liste de contact. Pour cela, dans le ruban Accueil, cliquez sur Nouveaux éléments, Autres éléments puis Groupe de contacts. Créez alors votre liste et donnez-lui un petit nom.

Utiliser les raccourcis clavier

Plutôt clavier que souris ? Il existe un tas de raccourcis clavier sur Outlook pour vous permettre d’utiliser l’outil plus vite que votre ombre. En voici quelques-uns :

  • Alt+S pour envoyer un email

  • Ctrl+R pour répondre à un email

  • Ctrl+MAJ+A pour créer un rendez-vous

  • CTRL+MAJ+C pour créer un contact

  • CTRL+MAJ+R pour répondre à tous

  • CTRL+1, 2 ou 3 pour passer du mode courrier au mode calendrier, contacts…

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