Saisie des écritures comptables
La saisie des écritures comptables représente la "matière première" de la comptabilité d'une entreprise.
La comptabilité est une technique qui permet de répertorier tous les flux financiers qui sont induits par l'activité d'une entreprise.
Les flux financiers représentent l'ensemble des mouvements ayant un impact immédiat ou différé sur la trésorerie de l’entreprise. Les principaux flux financiers sont les achats, les ventes, les règlements clients et fournisseurs, le paiement des salaires, des charges sociales, des impôts et des taxes.
La comptabilité est une obligation légale mais c'est aussi une discipline essentielle pour disposer d'une information financière de qualité (fiable, comparable d'une année à l'autre, prudente, sincère, régulière et claire).
Mais concrètement, en quoi consiste la saisie d'une écriture comptable ?
La saisie d'une écriture comptable consiste à enregistrer dans un outil de comptabilité (logiciel de comptabilité) un flux financier.
Chaque flux financier doit être saisie en comptabilité (comptabilisé).
L’ensemble des écritures comptables d’une entreprise va alimenter des états financiers annuels que sont le bilan, le compte de résultat et l’annexe.
Toute écriture comptable doit être justifiée par une pièce comptable (factures, bulletins de salaires, relevés bancaires,...) et comptabilisée dans le respect des normes qui régissent la comptabilité.
- Assimiler la notion de flux et d'écritures comptables (saisies comptables),
- Assimiler les principales catégories d'écritures comptables en lien avec les principaux types de flux,
- Comprendre les principaux mécanismes de saisie comptable.
Ne vous laissez pas impressionner par l'aspect un peu technique de la discipline comptable.
Dans la pratique, ces règles s'appliquent facilement et de façon répétitive!
De nombreux tutoriels sont proposés pour vous aider.
Les sociétés qui fournissent les logiciels de comptabilité proposent toute une assistance téléphonique pour répondre à toutes vos questions.
1. Caractéristiques d’une écriture comptable
Un flux financier => La saisie d'une écriture comptable spécifique.
2. Enregistrement d’une écriture comptable
Une écriture comptable s’enregistre dans un document appelé un journal comptable spécifique à chaque typologie de flux financiers:
- Le journal des achats regroupant les enregistrements des factures d’achats,
- Le journal des ventes regroupant les enregistrements des factures de ventes,
- Le journal de banque regroupant les enregistrements des relevés bancaires (un journal spécifique pour chaque compte bancaire),
- Le journal de caisse regroupant les enregistrements de la caisse (espèces),
- Le journal de paie regroupant les enregistrements des écritures de paie (souvent fournies par le service en charges des bulletins de salaire et intégrés automatiquement à la compta)
- Le journal des opérations diverses regroupant les enregistrements des déclarations de TVA, des écritures d’inventaires (stocks, amortissements,...) des écritures de salaires et d’autres écritures de régularisation (souvent traitées par l'expert comptable).
Composition d’une écriture comptable:
Chaque écriture comptable doit contenir au moins les informations suivantes :
- La date de l’opération: date du flux financier (date de la facture, date du règlement,...)
- La référence du justificatif de l’opération (par exemple le numéro de facture, le numéro de chèque,..)
- Le libellé de l’opération: description du flux (nom du fournisseur ou du client, , ....)
- Les numéros de compte du "plan comptable" correspondants à l’opération (on parle d'imputation comptable)
- Le montant de l’opération décomposé en plusieurs lignes:
Par exemple, pour les opérations d'achats et ventes en 3 lignes:
une ligne pour le montant HT, (compte 6 ou 7), une ligne pour le montant de la TVA (compte 445XXX) et une ligne pour le montant TTC (Compte 401XXX pour les fournisseurs ou compte 411XXX pour les clients).
- Et le sens du flux (débit ou crédit).
Le plan comptable:
Le plan comptable est l'ensemble des règles et des normes qui régissent la comptabilité des entreprises. Il se résume généralement à une énumération de numéros de compte correspondant aux différentes lignes du bilan et du compte de résultat.
Cf. lien site en bas de cette fiche pour visualiser le plan comptable.
Pour simplifier les choses au plus vite, les comptes commençant par 6 (charges) et 7 (produits) sont des comptes affectés au compte de résultat, tous les autres comptes (commençant par 1, 2, 3, 4 et 5) sont des comptes figurant au bilan.
Justification d’une écriture comptable
Toute écriture comptable doit obligatoirement être justifiée par une pièce comptable, à savoir un document qui atteste la réalité du flux financier.
Quelques exemples:
Pour les achats et les ventes, ce sont généralement les factures qui assurent cette fonction.
Pour la banque, ce sont les relevés de compte bancaire, (mais aussi, les souches de chèques, les ordres de virement, les tickets de carte bancaire, ...).
Pour les saisies comptables liées à la paie, ce sont les bulletins de salaires (regroupés dans un journal de paie).
3. MECANISMES DE SAISIE D'UNE ÉCRITURE COMPTABLE:
A chaque type de flux financier correspond un modèle d'écriture comptable spécifique.
À noter: Une fois l’écriture comptable saisie, le total des débits doit obligatoirement être égal au total des crédits.
Ainsi il faudra respecter:
- un modèle type pour la saisie des écritures d'achats
- un modèle type pour la saisie des écritures de vente
- un modèle type pour la saisie des écritures de règlement fournisseur
- un modèle type pour la saisie des écritures de règlement client
Nous abordons ici seulement les modèles les plus basiques et les plus courants (laissons aux comptables le reste!):
Un écriture comptable est composée d’au moins deux lignes.
Chaque ligne est ventilée en plusieurs colonnes et doit contenir à minima les informations suivantes: date, N° de compte, N° de pièce, N° d'écriture, libellé de l'écriture.
Deux colonnes supplémentaires doivent attirer particulièrement l’attention de l’opérateur de saisie : la colonne « débit » et la colonne « crédit ».
Voici les principaux schémas d'écriture:
- Saisie d'une écriture d'achat (dans le journal d'achat):
Les montants des comptes de charges (montant HT de la facture) et de TVA sur achats (TVA déductible) sont généralement affectés au débit. Le montant de la contrepartie (le compte fournisseur) sera comptabilisée au crédit pour équilibrer l'écriture.
Exemple: Achat: 100 euros HT- TVA= 20 euros- TTC= 120 euros:
Compte 6 (charge HT): 100 au débit
Compte 4456 (TVA): 20 au débit
Compte 401 (fournisseur): 120 au crédit
- Saisie d'une écriture de vente (dans le journal de vente):
Les montants du comptes de produits (montant HT de la facture) et de TVA sur ventes (TVA collectée) sont généralement affectés au crédit. Le montant de la contrepartie (le compte client) sera comptabilisé au débit pour équilibrer l'écriture.
Exemple: Vente: 200 euros HT- TVA= 40 euros- TTC= 240 euros:
Compte 7 (produit HT): 200 au crédit
Compte 4457 (TVA): 40 au crédit
Compte 411 (client): 240 au débit
- Saisie d'une écriture de règlement fournisseur (dans le journal de banque si le règlement n'est pas fait en espèces):
Le montant du compte fournisseur est affecté au débit. La montant de la contrepartie (compte de banque) sera affecté au crédit pour équilibrer l'écriture.
Exemple: Règlement du fournisseur: 120 euros TTC:
Compte 401 (fournisseur): 120 au débit
Compte 512 (banque): 120 au crédit
- Saisie d'une écriture de règlement client (dans le journal de banque si le règlement n'est pas fait en espèces):
Le montant du compte client est affecté au crédit. La montant de la contrepartie (compte de banque) sera affecté au débit pour équilibrer l'écriture.
Exemple: Règlement du client: 240 euros TTC:
Compte 411 (client): 240 crédit
Compte 512 (banque): 240 au débit.
On notera qu'une fois les 4 opérations comptabilisées:
Le compte de la banque présente un solde débiteur de 220 euros (440-220).
Le compte fournisseur présente un solde égal à 0 (220-220).
Le compte fournisseur présente un solde égal à 0 (440-440).
Rassurez-vous, heureusement les logiciels de comptabilité assistent parfaitement les opérateurs de saisie dans la maitrise de cette technique. Des fonctionnalités d'automatisation de la saisie des écritures comptables (ventes, règlements clients, notes de frais, salaires, ...) sont des facteurs déterminants d'optimisation de tenue de la comptabilité.
