Julien, Office Manager chez Optimind : son portrait !

Cette semaine, Julien, Office Manager chez Optimind, répond à nos questions pour le portrait de la semaine !

Bonjour Julien ! Où travaillez-vous ?

Hello tout le monde ! Je m'appelle Julien et je travaille pour Optimind ;) C'est une société de conseil en gestion des risques qui accompagne les assureurs, banques et grandes entreprises en proposant des services en stratégie, finance, risque, conformité, ressources humaines, transformation digitale, marché, data et l'externalisation des processus d'affaires.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Je dirai que tout s'est fait naturellement. J'ai fait des études très générales (Bac ES suivi d'une année de Licence en AES, puis un BTS en Management des entreprises) ne sachant pas vraiment à ce moment-là ce qui pouvait réellement m'intéresser.

Petit et ado, je m'imaginais devenir nageur pro, pâtissier, architecte ou dans l'armée... autant dire que je n'aurai jamais pensé devenir Office Manager ^^

J'étais Assistant Commercial pendant mes deux années d'alternance (BTS), j'ai fait de la vente pour redevenir à nouveau Assistant Commercial et j'ai finalement décidé de déménager sur Paris (je suis originaire d'Alsace) où j'ai trouvé très rapidement ce même poste chez Optimind.

L'Office Management était encore très neuf et méconnu en France. Mon ancienne responsable avait la double casquette Com' et Office (c'était peut-être plus de l'assistanat général à cette "époque") et au fil des années, j'ai évolué pour devenir l'Office Manager de la boîte. Je pense que ce métier était fait pour moi dès le départ !

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je ne vais peut-être pas faire dans l'originalité, mais je suis très à l'écoute des autres et serviable, que ce soit dans la vie pro et perso. Mon gros défaut : avoir le stress facile en règle générale (mais plus dans la vie perso). A contrario, j'arrive plutôt bien à gérer et m'organiser pour que tout se passe au mieux au bureau (ce doit être le côté perfectionniste qui ressort et qui fait blocus au stress)

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

Avant toute chose, ne demandez pas à ma mère... après plus de 8 ans en tant qu'OM, elle n'a toujours pas tout à fait saisi et je ne pense pas qu'on puisse l'en blâmer ^^

Ce que je dis habituellement pour faire très simple : l'OM est l'évolution de l'assistant de direction qui a élargi son champ d'actions et de compétences dans une société. Il est possible que, dans certaines boîtes, l'OM soit en charge de l'assistanat de direction, des services généraux, de la compta, des RH et de l'IT (le tout en même temps). Mais il pourrait très bien ne s'occuper que de la partie "services généraux" et collaborer avec les autres services pour le reste, comme par exemple avec les RH pour l'Happiness Management (encore un "nouveau" job qui fait aujourd'hui sens et qui n'est pas assez mis en avant je trouve).

En bref, l'OM est un poste polyvalent qui évolue en fonction des besoins de l'entreprise et/ou de ses envies/projets. Il est là pour garantir le bien-être au travail, faire en sorte que la machine tourne comme il faut et il participe, souvent dans l'ombre, à l'évolution de l'entreprise en permettant à chacun d'exercer son activité. Et son rôle fait qu'il est souvent rattaché directement au CEO ou un(e) directeur(rice) du top management.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Je n'ai pas essayé beaucoup d'outils et je pense que chacun doit trouver la manière de travailler qui lui convient le mieux. Pour ma part, j'utilise tous les jours Teams, Outlook et mon pack Office.

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Mon agenda Outlook est peut-être bien rempli, mais tous ces rappels me permettent d'optimiser mon organisation chaque semaine. Étant également très sollicité sur la préparation des réponses aux Appels d'offres et pour éviter d'ajouter trop de chose à l'agenda, les suivis avec deadlines sur Excel me sont bien utiles.

Ensuite, il suffit de prioriser avec les demandes quotidiennes, mais le top du top reste d'avoir une équipe sur laquelle on peut compter pour nous épauler ;) Je lis souvent qu'il faut rester concentrer sur une tâche et ne pas commencer autre chose en même temps. Eh bien, je suis mauvais élève sur ce coup-là, mais pour l'instant ça marche.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

Celle-là est difficile... je n'ai pas de grosse galère en particulier en tête, mais des moments de stress peuvent arriver régulièrement. Que ce soit l'épidémie du Covid-19 qui t'oblige à suivre quotidiennement les mises à jour de la réglementation par le gouvernement et les règles sanitaires à mettre en place en entreprise, ou les demandes urgentes de dernières minutes du type "aménagement de tout un plateau en 3 jours pour l'accueil de nouveaux collaborateurs suite à une acquisition réalisée dans l'ombre".

Au final, tout s'est bien passé et c'est ce qu'on retient. Ça regonfle son assurance et on est fier du travail accompli. C'est aussi ça d'être Office Manager. Des tuiles ou des urgences peuvent arriver à tout moment, il faut simplement essayer de se poser 5 minutes (ou plus) et s'organiser en listant ce qui doit être fait pour atteindre l'objectif.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Les remerciements ne sont pas toujours au rendez-vous, donc en recevoir de temps en temps participe à l'envie de continuer, de s'améliorer et de donner le meilleur de soi-même. Du coup, ce qui m'a réellement rendu fier, c'est d'avoir été recontacté personnellement par mon ancien CEO pour revenir et reprendre les rênes de la team Office :)

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

J'hésite... J'aimerai beaucoup pouvoir améliorer mon anglais que je ne pratique que très rarement, mais j'ai aussi dans l'idée de me former sur l'architecture/la déco d'intérieur. Premièrement parce que, dans ma vie perso, j'ai beaucoup déménagé et que j'adore bosser sur mes nouveaux apparts. Deuxièmement, parce que je pourrai l'appliquer occasionnellement dans mon travail. Avec les aménagements de bureaux/plateaux que j'ai pu faire dernièrement, j'ai pris le goût de m'intéresser à ce qui se fait un peu partout et ce qu'il était possible de faire selon les besoins.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Honnêtement, je n'en sais rien du tout ! ^^ Je n'aime pas trop me projeter aussi loin, car tout peut arriver. L'année 2020 en a été la preuve avec mon changement de boîte en mars, suivi de l'épidémie, puis mon retour début 2021 dans l'entreprise que j'ai quitté moins d'un an auparavant et pour laquelle j'ai déjà travaillé 8 ans.

Sans se projeter, je pense qu'il faut savoir saisir les opportunités qui s'offrent à nous et parfois même donner ou recevoir un coup de pouce pour y arriver. Ça peut être flippant de se dire que "je quitte une entreprise sans savoir où je mets les pieds", "l'herbe n'est parfois pas plus verte ailleurs", "le poste d'OM que j'essaye de créer ne sera peut-être pas ce dont j'ai envie au final", etc. On a tous été confronté à ces "et si" mais le futur n'est pas figé donc l'évolution est toujours possible... et c'est en faisant des erreurs qu'on apprend à ce qui paraît ;)

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Le principal : restez vous-même ! Que ce soit suite à une embauche ou une évolution de poste en interne, si on vous a sélectionné pour ce job, c'est qu'il y a une raison. Gardez le sourire et échangez avec vos collègues. Et bien sûr, prenez du plaisir dans ce que vous faites. Tout n'est pas toujours rose, mais on peut trouver des bons côtés partout.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, c'est de recevoir des remerciements de ses collègues et de sa direction, de pouvoir être fier d'avoir su traiter notre to do tout en ayant des urgences et ne pas avoir besoin de prolonger sa journée. La magie, c'est eux, mais c'est aussi nous les OM !