Gladys, Office Manager chez SquadEasy "La clé, c'est l'humour !"

SquadEasy, c'est la solution idéale pour remettre tous vos collaborateurs en forme . Et ça tombe bien, car on a rencontré Gladys, qui y travaille comme Office Manager. Elle nous donne tous ses secrets !

Bonjour Gladys, où travaillez-vous ?

Je suis Office Manager chez SquadEasy. Le but de Squadeasy est de motiver le plus grand nombre à adopter, facilement, des habitudes de vie saines et responsables. Le jeu Squadeasy mêle actions réelles (marcher, courir, pédaler) et virtuelles (quiz santé/bien-être, pouvoirs magiques) pour progresser en équipe. Squadeasy est une plateforme mobile et web pour les entreprises et les particuliers qui permet aux participants de vivre une expérience ludique et collaborative d’activités physiques connectées.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J’ai dans un premier temps occupé le poste d’Assistante Administrative, puis le poste d’Assistante de Gestion. En 2016, lorsque le poste d’Office Manager a commencé à se faire connaître et en fonction de l’évolution de mes activités dans mon entreprise, je suis devenue Office Manager.

Avez-vous suivi des études en rapport avec l'Office Management ? Si oui, lesquelles ?

Mon expérience professionnelle  m’a permis de devenir Office Manager. J’ai repris mes études tardivement pour gagner en crédibilité sur le marché du travail et surtout parce qu’il est important de se former tout au long de sa carrière. J’ai donc passé un BTS Assistante de Manager et une Licence de Gestion.

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Vos collègues comprennent-ils votre métier ?

Je pense que oui même s’il y a encore du chemin pour que l’ensemble des collaborateurs soit reconnaissant du travail effectué par l’Office Manager.

Quelle a été votre plus grosse épreuve en tant qu'Office Manager ?

Je n’ai pas le souvenir d’avoir vécu particulièrement une “grosse épreuve”. Chaque challenge au sein d’une entreprise est une épreuve en soit. Si je devais parler de difficultés sur le poste d’Office Manager et non d’épreuve, j’évoquerais la constance dans la motivation. Nous devons transmettre quotidiennement notre bonne humeur et notre énergie positive et comme tous salariés nous avons également parfois nos “coup de mou”. Il faut parvenir à tenir le cap et savoir se rebooster lorsque la motivation baisse. Pour cela, rien de mieux que de se lancer dans un nouveau projet !

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Quelle est la chose que vous avez mise en place dont vous êtes le plus fière ?

Il y a pas mal de choses qui me rendent fière au quotidien mais particulièrement lorsque j’organise un évènement pour les collaborateurs et qu’ils sont contents  et partagent un moment convivial.

Quel conseil donneriez-vous à un Office Manager qui débute ?

CONNAÎTRE SES LIMITES ! C'est un poste où l'on compte beaucoup sur nous. Aussi bien les collaborateurs que la Direction viendront te poser des questions parfois pointues. Ne pas avoir peur de dire que tu ne sais pas et que tu vas te renseigner ou de dire que tu n'es pas sur de toi. Une mauvaise information peut avoir des conséquences. Alors n'hésite pas à reconnaître que tu ne sais pas et prends le temps de chercher l'information et de revenir vers la personne avec une réponse juste.

Pour vous, la transformation digitale de l’Office Management, c’est quoi ?

Pour moi, la transformation digitale a révolutionné le poste d’Office Manager. De nombreux outils ont été mis en place pour nous faciliter le quotidien. Je pense aux logiciels SIRH tels que NewDeal ou Supermood, aux ToDoList telles que Any.do ou encore Monday et Slack . Ces outils sont pour nous des outils précieux, pour nous faire gagner du temps et nous permettre de mieux gérer notre organisation.

L'outil dont vous ne pouvez pas vous passer ?

Difficile de n’en choisir qu’un seul...mais puisque je dois faire un choix, je choisis Slack. Cet outil est très utile pour échanger avec chaque collaborateur, je l’utilise aussi en version sur poste fixe que sur mon téléphone portable. Je reste donc facilement joignable. Il me permet aussi d’échanger des fichiers et de connecter d’autres applications telles que Trello.

Vous feriez quoi avec une baguette magique au travail ?

Ce que je ferai avec une baguette magique ? J’arriverai chaque jour au bout de ma todolist tous les jours !

L'ingrédient indispensable pour passer une bonne journée au travail ?

Je pense que l’ingrédient incontournable est bien entendu la bonne humeur et savoir faire preuve d’humour !

La phrase qu'il ne faut jamais dire à un Office Manager ?

Commencer une demande par “Si tu as le temps…”

Une astuce à partager pour relâcher la pression dans les moments stressants ?

Je pense que la clé c’est l’humour, pouvoir prendre du recul sur certaines situations et en rire permet de désamorcer une situation compliquée.

Le truc le plus cool dans le métier d'Office Manager ?

Ce que j’aime vraiment c’est la polyvalence que demande ce poste et le changement d’interlocuteur. Sur une même journée je peux être en contact avec le commercial du logiciel SIRH que nous souhaitons mettre en place, échanger avec la Co-fondatrice de OurCo, une application permettant de mesurer le bien-être  au travail ou encore gérer les soucis de ménage avec notre prestataire.

Organisez-vous des évènements pour vos équipes ? Si oui, lesquels ?

Nous organisons régulièrement des évènements en interne tels que des SquadLunch, SquadApéro ou encore des journées team building.

Quelle est la chose que vous rêveriez de mettre en place pour vos collaborateurs ?

Il y a deux choses que je souhaiterais mettre en place pour les collaborateurs de SquadEasy : une cafétéria de chez Totem et un club employé, c’est l’équivalent d’un comité d’entreprise pour les petites structures avec un large catalogue de produits et de services.

La compétence que vous souhaiteriez acquérir dans les 6 prochains mois ?

J’aimerais beaucoup perfectionner mon anglais . Pour un(e) Office Manager, l’anglais devient réellement indispensable.

Un petit mot pour terminer ?

C’est toujours un plaisir pour moi d’échanger sur le métier d’Office Manager. Je suis également Mentor pour les étudiants inscrits sur MyJobGlasses. Les jeunes qui découvrent le métier d’Office Manager sont tous très intéressés par la diversité des tâches réalisées au quotidien et par le fait “qu’une journée ne ressemble pas à la précédente”. Je vais prochainement être présente au salon 2019 des Office Manager. Ce type d’évènements rappelle l’importance des OM en entreprise et je trouve cela GÉNIAL.