Elsa, Office & Ressource Manager chez Hub Collab : son portrait !

Découvrez cette semaine le portrait d'Elsa, Office & Ressource Manager chez Hub Collab. Elle partage sa vision du métier d'OM !

Bonjour Elsa, pouvez-vous vous présenter ?

Hello, je m'appelle Elsa, je travaille en tant qu'Office & Ressource Manager pour la société Toulousaine Hub Collab. Je m'occupe également de la société Hubi.ai, qui représente la réussite du travail de R&D menée par Hub Collab.

Que fait votre société ?

Chez Hub Collab on travaille au service du collaboratif et de l'automatisation. Les Hubbies sont des experts sur les outils collaboratifs de Microsoft. On propose à nos clients de les accompagner dans leur digitalisation, de faciliter leur quotidien en automatisant certains processus et de maîtriser l'usage des outils collaboratifs. Des sujets plus que jamais au cœur de nos nouveaux modes de travail. Hubi.ai, quant à elle, est une société tournée vers l'avenir en tant que Chatbot multi-compétences. L'idée étant de bénéficier de l'Intelligence Artificielle dans un metabot adapté à Microsoft 365, à votre environnement de travail et au web. Notre mission, faire gagner du temps aux utilisateurs.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J'ai eu un parcours riche d'expériences. Diplômée d'un Master d'Histoire, j'ai d'abord été Guide dans les musées, Professeure de français à l'étranger, puis je me suis tournée vers le e-tourisme et j'ai même travaillé en Industrie. Grâce à tout cela j'ai acquis des connaissances sur le fonctionnement de sociétés de toutes tailles, de secteurs variés et avec une richesse de rencontres humaines. Et c'est en faisant le bilan de ces expériences que me suis enfin décidée à faire de ma polyvalence une force. Le métier d'Office Manager m'a permis de valoriser ce profil pluridisciplinaire tout en m'assurant un quotidien varié et instructif.

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Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je suis une optimiste ! Pour moi un problème à toujours sa solution, une difficulté nous pousse à évoluer et un coup dur favorise l'entraide. Ma passion pour le développement personnel me permet de travailler avec sincérité et bienveillance. Je pense que l'altruisme est au cœur du métier d'Office Manager.

Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

Être Office Manager c'est s'assurer que la société, que le CEO et que les salariés vont biens. C'est la personne qui va résoudre les tracas du quotidien en gérant la partie administrative et financière, qui va être le soutien fiable du CEO et la petite fée des salariés. L'objectif est que le CEO puisse se concentrer sur la croissance de l'entreprise et que les salariés prospèrent dans leur cœur de métier. C'est un métier accès sur l'échange, un cocktail de relations humaines avec une bonne dose d'adaptabilité et d'organisation. Je pense aussi qu'il y a milles façons d'être Office Manager, c'est un poste modulable qui permet d'exprimer son plein potentiel.

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Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

En tant que spécialistes de Microsoft mes collègues m'ont vite convaincu. Donc sans hésitation, mes outils favoris sont Teams, Outlook, OneNote & OneDrive.
- Teams en tant qu'outil indispensable à la collaboration, les mails en interne, c'est du passé ;)
- Outlook, parce que je m'organise grâce à mes mails vu la variété d'interlocuteurs externes d'une Office Manager
- OneNote est ma mémoire et One Drive mon étagère à documents

Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Le plus important en tant qu'Office Manager c'est d'avoir de la visu sur l'ensemble de ses activités. Ensuite, il faut savoir gérer celles qui sont prioritaires. Ma technique, c'est que je me demande toujours : quelle est l'activité qui, du point de vue de la société, est primordiale. En tant qu'Office Manager on peut vite se faire déborder par les urgences extérieures, que ce soit les impératifs comptables, RH, légaux, bancaires... Le secret, c'est de s'adapter en permanence. Il faut garder en tête qu'il y a toujours un imprévu, impossible de décrire à l'avance ma semaine, aucune journée n'est identique. C'est là que ce métier est magique, il est rempli de surprises, d'apprentissages et de défis à relever.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

La situation la plus complexe que j'ai vécu chez Hub Collab : mon arrivée dans la société pile la semaine du premier confinement ! J'ai eu de l'action dès mon arrivée, car c'est à cette période qu'une Office Manager est essentielle, dans la gestion du télétravail, des dispositions de l'État, de l'activité partielle, etc... Je me suis donc servie de cet état d'urgence comme booster. Un apprentissage accéléré, du contact humain valorisé et une organisation personnelle vitale.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Ma fierté, c'est quand j'arrive à débloquer une situation d'apparence insoluble, quand j'apporte une solution à un salarié dans le besoin, quand je fluidifie le fonctionnement général de la société. Ma réussite en tant qu'Office Manager est de faire en sorte que personne ne se soucie de l'administratif car tout est sous contrôle.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

Mon objectif, c'est de développer l'aspect RH. Le droit du travail est une partie importante du métier d'Office Manager, néanmoins, c'est un domaine vaste et complexe. Je souhaite développer cette compétence afin de donner un cadre clair, tant sur le côté employeur que salarié, ça permet d'avoir des bases saines dans les relations de travail.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Je me vois évoluer et grandir chez Hub Collab. La mentalité de notre boss, c'est que chacun puisse exprimer son plein potentiel au travail, en fait on s'amuse en étant sérieux. Ayant eu de nombreuses expériences professionnelles, je connais la valeur de travailler dans une ambiance familiale et motivante.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Laissez toutes vos facettes s'exprimer ! Être Office Manager c'est pouvoir passer d'un travail d'Assistante à celui de Responsable dans la même journée. C'est un métier encore difficile à cerner tant il est teinté de polyvalence, alors surtout ne vous enfermez pas dans une case ;)

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Je vais illustrer cette magie à travers ma passion, le parapente. Ressentir la magie qui opère, c'est : gravir la montagne, prendre de la hauteur, se lancer dans le vide avec confiance, garder la tête froide dans les moments de stress, savoir prendre des décisions et toujours vivre les choses avec humilité.

Un petit mot pour terminer ?

Ne plus avoir de problèmes à gérer ne signifie pas qu'il n'y a pas plus de situations difficiles, mais plutôt qu'elles ne sont plus considérées comme telles. Cultiver l'inconnu comme synonyme d'évolution est la clé de la sérénité.