Comment superviser la note de frais ?
Les règles à respecter pour établir les notes de frais La note de frais est un justificatif de dépenses engagées par le salarié dans un but professionnel. Ce document contient classiquement l’objet de la dépense, le nom du fournisseur, le montant et la date. Cependant, l'entreprise peut demander à l'employé d'y ajouter quelques mentions supplémentaires, telles que le mode de paiement par exemple ou le client associé. Il est donc primordial dans un premier temps que tous les employés aient le même modèle pour remplir convenablement la note de frais. Chaque champ du document doit avoir une visée claire et précise afin que toutes les informations soient utiles et aucune manquantes, pour faciliter la prise en charge du remboursement. De plus, il est essentiel et assez évident de rester honnête pour ne pas y inclure des dépenses indues : montant surélevé, date modifiée, dépense normalement non-prévue dans les remboursements. De plus, il est nécessaire de rester vigilant à la politique de dépense de l'entreprise, qui est l'ensemble des règles régissant les remboursements des frais occasionnés par l'activité professionnelle du salarié (déplacements, déjeuner, etc.). C'est en raison de cette politique que l'entreprise impose souvent aux employés de présenter un justificatif comme une facture ou un ticket de caisse. 3 conseils utiles pour une bonne gestion de note de frais 1- Garder les justificatifs originaux La documentation doit impérativement être conservée en bon état. Le justificatif permettra bien sûr le remboursement, mais c'est également le document qui doit être parfaitement conservé par le superviseur en cas d'inspection. 2- Pas de note de frais dans l'urgence La gestion des notes de frais, en raison de la multiplication des documents peut paraître fastidieuse. Il est donc important de prendre votre temps et de ne pas la réaliser dans l’urgence. Afin de gérer convenablement sa note, il est préférable de la remplir au fur et à mesure des dépenses et de ne pas attendre la dernière minute, car c'est une source d'oublis et de problèmes supplémentaires. 3- Intégrer la gestion des notes de frais à d'autres systèmes Lorsque l’on est superviseur, la gestion de notes de frais n'est pas une procédure isolée et afin d'avoir une vision globale de la vie, de la santé et de l'activité de la société, il faut absolument intégrer la gestion des notes de frais dans les autres systèmes tels que la comptabilité par exemple.
