Comment faire une vidéoconférence dans les règles de l’art

En ces temps de crise, nous sommes énormément à télétravailler. Et qui dit télétravail, dit vidéoconférence, à défaut de pouvoir se rencontrer en vrai. Vous en avez plusieurs chaque semaine, avec vos collaborateurs, votre boss, vos prestas… Comment faire pour gérer les vidéoconférences, les confcall, les visios (appelez ça comme vous le souhaitez) sans que cela devienne l’anarchie ? Un petit rappel sur les règles de base s’impose.

Choisissez le bon outil

Zoom, Google, Hangouts, Skype etc… il existe des dizaines d’outils, gratuits ou payants, vous permettant de faire des visioconférences. Chacun a son lot de fonctionnalités et son nombre de participants maximum. Avant de commencer une vidéoconférence avec toute l’équipe, assurez-vous que l’outil pourra accueillir tout le monde, ou encore qu’il vous sera possible de partager votre écran si nécessaire. Et au besoin, n’hésitez pas à mettre un peu de budget dans un outil pour permettre à vos collaborateurs de réaliser leurs vidéoconférences dans les meilleures conditions.

Habillez-vous correctement (au moins en haut)

Oui, nous aussi on traîne en survêt ou en pyjama toute la journée pendant ce confinement. Mais lors d’une vidéoconférence, faites un petit effort, et habillez-vous de façon professionnelle. Au moins pour le haut, pour le bas, vous pouvez garder ce pantalon de pyjama à fleurs, personne ne le remarquera. Attention toutefois à ne pas vous lever.

Regardez vos interlocuteurs dans les yeux

Comme dans la vraie vie, il est important de maintenir un contact visuel avec vos interlocuteurs et de les regarder dans les yeux. Oui, même en vidéoconférence. Alors oui, on sait, très souvent, on se regarde finalement soi-même, pour vérifier qu’on est bien coiffé ou encore qu’il n’y est pas de linge sale qui traîne en arrière-plan. Mais résistez à cette tentation, sachez qu’on le remarque même en conf call. Regardez votre webcam. Si c’est possible sur l’outil que vous utilisez, désactivez votre petite miniature pour ne voir que vos interlocuteurs.

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Assurez-vous que vous serez tranquille

Pas facile d’être tranquille en vidéoconférence quand le/la conjoint(e) est également en télétravail et que les gosses ne tiennent pas en place. A minima, essayez de prévenir tout le monde que vous avez un call, et isolez-vous dans une pièce fermée. Pour ceux qui vivent à plusieurs dans un studio, personne ne vous en voudra si vous êtes en call depuis votre salle de bain.

Désactiver votre audio (et celui des autres) si nécessaire

Rien de pire qu’une conf call où tout le monde parle en même temps (vous avez sûrement déjà vécu cette situation). Déjà lors d’une vraie réunion, c’est insupportable, mais lors d’une vidéoconférence, c’est encore pire. Sans compter les sons qu’on entend en arrière-plan, comme le bébé de Ginette qui pleure depuis 30 minutes, ou la télévision de Marc, coincée sur une chaîne d’info pour ne rien louper de l’évolution de l’épidémie.

Mais les éditeurs d’outils de vidéoconférence ont pensé à tout : bien souvent, il est possible de désactiver son audio, et celui des autres. Cette fonctionnalité pourrait bien sauver vos vidéoconférences, alors n’hésitez pas à en user et à en abuser. Attention de bien réactiver l’audio de vos collègues quand il le faudra, ils risqueraient sinon d’être un peu frustrés.

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Partagez votre écran

La fonction « Partagez votre écran », disponible sur la plupart des outils de vidéoconférence s’avère bien souvent très utile, pour que vos collègues sachent de quoi vous parlez. Mais attention à ce qu’ils ne voient pas tout un tas de choses plus ou moins privées : ces échanges de mails où vous vous plaignez de votre patron avec un collègue, ou encore cette série Netflix mise en pause. Faites le ménage avant la réunion, et sachez que bien souvent, vous pouvez choisir de partager un onglet de votre navigateur uniquement, et non pas tout votre écran. À bon entendeur.

N’en abusez pas

Tout comme les vraies réunions, les vidéoconférences bloquent du temps, temps qui pourrait être utilisé à bon escient pour fournir un travail productif, ou corriger les devoirs de votre fille. Sachez les organiser uniquement quand elles sont vraiment nécessaires, et n’hésitez pas à refuser des conf call quand vous jugez qu’il n’y a aucune raison que vous y participiez. Bon on sait, parfois ça fait du bien de revoir un peu les faces de vos collèges, mais sachez faire preuve de parcimonie.

Restez vrai !

Oui votre appartement n’est peut-être pas parfaitement propre, oui vos enfants débarqueront peut-être à l’improviste en pleine conf call avec votre boss, oui le voisin du dessus est peut-être en train de passer l’aspirateur depuis une heure. C’est normal, et ça peut arriver à n’importe qui. C’est le jeu en vidéoconférence, on montre une partie de sa vie qu’on n’a pas forcément l’habitude de montrer en milieu professionnel. Acceptez-le, vous devinerez peut-être des aspects insoupçonnés de la vie de vos collègues, et finalement, cela devrait tous vous rapprocher.

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