Au secours, mes collègues me prennent pour leur psy !

S’il y a bien une mission associée à la fonction d’Office manager dans l’imagerie collective, c’est celle de gestion du bonheur au bureau, aussi connue sous le nom d’happiness management. Mais c’est quoi précisément, l’happiness management ? On imagine un petit lutin qui circule entre ses collègues pour répandre le bonheur et la joie autour de lui comme par magie. Évidemment, ce n’est pas si simple. Son rôle peut être épuisant : un patron qui lui confie ses tracas d’entrepreneur, des salariés qui s’adressent à lui pour le moindre problème … Comment faire lorsque le job se transforme en poste de psy ? N’allez pas tout de suite acheter un divan et lire Freud (sauf si vous en avez envie, bien sûr ;) ). Lisez plutôt ce qui suit : voilà tout ce qu’il faut savoir pour prendre soin de ses collègues… sans passer pour leur psy !

Un rôle d’interface… et les responsabilités qui vont avec !

En collaboration avec le management, l’Office manager a la responsabilité de maintenir une bonne qualité de vie au bureau. Un métier d’interface dans lequel il gère la communication interne, tant en relayant la direction auprès des salariés, qu’en remontant les doléances de ses collaborateurs auprès du patron. C’est dans ce contexte que l’Office manager doit, en plus d’être un bon communiquant, avoir également le sens du contact humain, de l’écoute et de l’empathie. Son rôle implique de savoir mesurer la température au bureau et de connaître l’état d’esprit général. S’il ne peut pas tout résoudre, il peut néanmoins être force de proposition pour suggérer au dirigeant des pistes d’amélioration de la vie en entreprise. Mais c’est là que le mât blesse. Car quand il y a de l’humain, il y a aussi de la subjectivité, de l’émotionnel, et cela peut être lourd à gérer pour une seule personne, qui de surcroît n’est pas formée pour gérer les états d’âmes de ses pairs. Alors si vous avez l’impression d’être le réceptacle des humeurs de vos collègues ou des confidences du patron, vous devez réagir !

L’Office manager n’est pas un psy !

Confronté(e) à de multiples sollicitations, l’Office manager peut vite se laisser submerger, surtout si l’ambiance au bureau est un peu tendue. Il ou elle peut aussi se laisser tenter à surinvestir son rôle et se prendre pour super(wo)man, à tenter de trouver une solution pour tout le monde. Mais même avec de la bonne volonté, l’Office manager n’est pas en mesure de résoudre tous les problèmes de l’entreprise. Ce n’est après tout qu’un(e) employé(e) comme les autres, avec ses propres problématiques. Ainsi, l’Office manager n’est PAS responsable des éventuels conflits au sein de l’entreprise, par exemple entre dirigeant(e) et salariés, ou entre salariés eux-mêmes, ni des erreurs de management. Et gardez bien à l’esprit que toute initiative d’happiness management sera vaine – voire perçue comme un cache-misère ! – si elle n’est pas accompagnée d’un bon management. C’est important d’en être déjà convaincu soi-même et de le rappeler aux autres : l’Office manager n’est pas omniscient(e), et ne peut pas avoir réponse à tout !

Trouver une posture saine… et poser des garde-fous !

La bonne solution pour ne pas se laisser déborder par les émotions des autres, et ne pas être perçu comme le psychologue de service au sein de l’entreprise, c’est de se protéger. C’est-à-dire se mettre au service des autres, tout en posant un cadre et des limites.

Par exemple, posez un cadre pour écouter les récriminations des salariés : avoir un temps dédié consacré à cela, ne parler que de sujets qui concernent le travail, et le faire dans un espace où vous vous sentez bien. N’acceptez plus de le faire n’importe comment entre deux portes ou pendant une pause-café.

Par ailleurs, n’allez pas au-delà de vos responsabilités. Sur certains sujets touchy, notamment ceux qui concernent le management, acceptez parfois de n’être qu’un intermédiaire ou un relai de doléances auprès de la direction et n’endossez pas la responsabilité de vouloir résoudre le problème vous-même.

Enfin, cloisonnez travail et vie professionnelle. Ne prenez pas les soucis de vos collègues trop à cœur et ne vous sentez pas engagé personnellement à les résoudre. Faites de votre mieux mais déculpabilisez-vous aussi : ce n’est qu’un travail !