Anabela, Office Manager chez DMI Associates : son portrait !

Anabela est Office Manager chez DMI Associates. Découvrez sa vision du métier d'OM dans le portrait de la semaine !

Bonjour Anabela, où travaillez-vous ?

Je travaille chez DMI Associates. Nous sommes une société de conseil en politiques publiques. Nous intervenons principalement à l'international dans des pays en transition ou en voie de développement. L'équipe sur Lyon est principalement composée de chefs de projet qui répondent à des appels d'offre internationaux publiés par des organismes comme par exemple, la commission européenne ou la banque mondiale. Nous avons ensuite un réseau mondial d'experts qui interviennent sur des problématiques spécifiques dans les pays concernés.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Aucun ! Je pense que c'est très fortement lié à ma personnalité. Avant DMI Associates, j'ai intégré une société où presque tout était à faire au niveau administratif, commercial et RH. Engagée en tant qu’assistante administrative, j'ai progressivement pris en charge les tâches qui se présentaient et un jour j'ai appris que mon métier avait enfin un nom : Office manager !

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je ne me mets aucune limite, aucune barrière. Je pars toujours du principe qu'il existe une solution. Quand un problème se présente, la plupart des personnes s'énervent, pestent et se lamentent. Moi, je suis déjà dans la résolution du problème.

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

J'aime beaucoup l'image de la pieuvre pour expliquer la polyvalence et le fait d'intervenir sur différentes thématiques !

L'office manager c'est la personne qui gère tout ce qui permet le bon fonctionnement d'un service ou d'une entreprise. Outre ses tâches "basiques" (administratif, comptabilité, RH... la liste est longue en fonction des entreprises), il a surtout un rôle important de communication. C'est lui qu'on vient voir, c'est lui qui met en relation, c'est lui qui doit aider et apporter des solutions. Pour cela, il est essentiel de connaitre chacun de ses collaborateurs. Si vous ne vous intéressez pas aux autres et à leurs besoins, vous ne pouvez pas être un bon office manager.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

- Un cahier et un stylo ! (j'avoue j'ai vu cette réponse dans un autre entretien de Magic Office ! Mais c'est tellement vrai.)

- Excel. On peut faire des choses extraordinaires au-delà du tableau de base.

- Outlook, Skype, Whatsapp, le téléphone et tous les moyens de communication possibles. En fait, les outils évoluent comme les organisations. J'ai souvent dû changer de méthodes et donc d'outils après avoir intégré un nouveau collaborateur, après la refonte d'un service ou d'une politique commerciale...

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Je fais des points très fréquents. On a souvent l'impression que c'est une perte de temps, mais c'est faux ! Le fait de mettre tout à plat, nous permet d'avoir une meilleure visibilité des sujets à traiter et de leur importance. Souvent après avoir fait le point, on éprouve un soulagement, car cela nous donne une impression de maitrise et cela nous permet de voir que finalement, c'est gérable.

Je fais un petit point tous les soirs pour faire un bilan. Le matin, je définis 3 ou 4 points que je dois impérativement traiter dans la journée. En général, je n'y arrive pas, car je suis souvent sollicitée tout au long de la journée. Ce n'est pas grave, car le but n'est pas de se mettre la pression, mais d'avoir des objectifs. Si on ne les atteint pas, on les reporte. Quand on les atteint, c'est une petite victoire !

Quand je me sens vraiment débordée, je dis stop et je m'enferme. Je mets tous les dossiers à traiter sur une table, et je fais le tri. Après ça, je suis motivée et organisée, je n'ai plus qu'à attaquer !

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

Devoir remplacer le responsable commercial du jour au lendemain. J'ai réagi en toute logique en faisant un point sur la situation et la liste des actions à mener.

Dans ces moments de galère, ce qui est super, c'est qu'on connait bien les équipes et le fonctionnement de la société. Alors, avec l'aide de vos collègues, une nouvelle organisation et plein d'énergie, on arrive à trouver des solutions.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Réussir à traiter une situation conflictuelle. Cela arrive souvent, notamment au niveau RH. Je trouve cela très gratifiant quand on vient vous remercier pour votre aide et surtout de voir vos collègues satisfaits des solutions trouvées. Je ne fais pas de miracles et la solution ne vient pas forcément de moi. Parfois, il s'agit juste de prendre le temps de discuter. Le fait de voir que vos collègues ont confiance en vous est la meilleure reconnaissance.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

L'office manager a un éventail très large de compétences, mais de fait, il n'est pas toujours spécialiste dans un domaine en particulier. C'est parfois frustrant. Mon objectif actuel est d'améliorer ou plutôt d'appuyer mes connaissances pratiques par des connaissances théoriques plus approfondies dans les domaines de la comptabilité et du social.

Le propre de l'office manager est de s'adapter à son environnement. De ce fait, il y a toujours de nouvelles compétences à acquérir. En 2018, c'était le RGPD, en 2020, c'était les règles sanitaires, ....

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Je me vois dans nos locaux réaménagés autour d'un bon repas d'équipe avec les nouveaux collaborateurs qui seront venus agrandir nos rangs suite à la nouvelle organisation !

En fait, je me vois surtout continuer ce métier enrichissant et plein de vie. On ne s'y ennuie jamais grâce à la diversité des tâches et à la multitude de rencontres. C'est un métier qui vous oblige à vous remettre sans cesse en question et à bousculer votre quotidien !

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Rester positif et ne jamais baisser les bras. Ce métier demande beaucoup d'énergie, car on est là pour régler des problèmes. Si on ne croit pas qu'on peut changer les choses, alors il faut changer de métier.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

C'est juste cet instant d'énergie pure quand on réussit un projet et qu'on a l'impression que tout est parfaitement aligné ! (ne le dites à personne, ce n'est pas de la magie, c'est juste qu'il y avait un super Office manager qui a œuvré en arrière-plan !)

Un petit mot pour terminer ?

Petit message aux futurs Office manager, foncez, osez, n'ayez peur de rien ni de personne ! Il n'y a pas d'expériences négatives, ni d'échecs juste des chemins à prendre pour avancer. Ce métier est fait de rencontres, de découvertes, d'expériences. C'est le meilleur remède à la morosité !