Le portrait de Sophie, Office Manager au sein du cabinet Experts & Consultants Associés !

09/06/2021

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Découvrez cette semaine le portrait de Sophie, Office Manager au sein du cabinet Experts & Consultants Associés !

Bonjour Sophie, pouvez-vous vous présenter ?

Je suis Sophie, j'ai 42 ans et j'occupe les fonctions d'Office Manager depuis 8 ans au sein du cabinet Experts & Consultants Associés, en région Auvergne Rhône Alpes.

ECA est un cabinet d'expertise comptable et de commissariat aux comptes, indépendant, d'une trentaine de personne. Notre mission : aider les entreprises dans leur gestion opérationnelle. Nous assistons et conseillons nos clients tout au long de la vie de leur entreprise sur les aspects comptables, fiscaux, sociaux mais aussi en Audit.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Je ne l'ai pas décidé ! Mon expérience a créé mon profil d'aujourd'hui ! De formation Assistante de Direction, j'ai tout d'abord occupé un poste d'Assistante dans un grand groupe de conseil et d'audit Parisien. Souhaitant revenir dans la région Auvergne Rhône Alpes, j'ai proposé mes services d'Assistante de Direction à un cabinet d'expertise comptable d'une dizaine de personnes. Et c'est ainsi que je me suis familiarisée avec le métier de comptable et de gestion du personnel. À mi-parcours, j'ai eu le besoin de faire un "état" de l'évolution de mes savoirs faire. Mes compétences avaient évolué et j'ai donc passé, par le biais d'une VAE, le BTS d'Assistante de Gestion PME/PMI.

Après 8 ans passés dans ce cabinet, j'ai été chassée par le cabinet dans lequel je suis aujourd'hui. Et lorsque l'on m'a proposé le poste d'Office Manager, je n'ai pas hésité une seconde ! Je savais que de par la taille du cabinet, j'allais développer mes compétences acquises et apprendre absolument toutes les facettes du métier !

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je dirais que mon expérience en tant qu'Assistante de Direction me permet de "changer de casquette" quand il le faut… comme préparer un road book pour un déplacement pour faciliter le voyage de mon patron !

Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

Un Office Manager c'est la personne qui occupe les fonctions des postes qui n'existent pas dans la PME ! Ressources Humaine, logistique, comptabilité, recouvrement, bien-être... C'est aussi la personne qui fait le lien entre la Direction et les équipes.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Pour la gestion de mon temps, j'utilise Google Agenda. Mes tâches récurrentes sont enregistrées et cela me permet en début de semaine d'avoir une vision de ma charge de travail et d'y ajouter tout l'exceptionnel.

Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Je commence toujours ma semaine en listant ce que je dois faire dans les 5 jours à venir. Puis je les place dans mon agenda. En fin de journée, je fais le point sur le réalisé et le restant pour actualiser l'agenda. Et je fais en sorte qu'en fin de semaine, tout soit réalisé.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ?

Je dois bien avouer que je n'ai jamais autant galéré en cette période de crise sanitaire ... Celle-ci a bousculé toute l'organisation de l'entreprise et il a fallu très vite mettre en place l'activité partielle, le télétravail. Et pendant la fermeture des écoles, j'ai dû être absente 1 semaine sur 2 ! Je me demande encore comment j'ai fait pour respecter les délais imposés par mon poste…

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Avoir gagné la confiance auprès des équipes. Office Manager c'est être proche de la Direction et parfois on peut être perçu comme faisant partie de la Direction, ce qui peut déplaire à certains.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

J'aimerais mettre en place des outils pour améliorer la QVT. Organiser des évènements pour continuer à créer du lien entre les équipes et la Direction... Organiser l'arrivée des nouveaux collaborateurs de façon moins conventionnelle, avec par exemple un "pack" de bienvenu.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Dans 5 ans ? Toujours là ! Mais avec des fonctions d'encadrement d'assistante de gestion. Libérée de certaines tâches chronophages, je pourrais ainsi m'orienter vers des fonctions de contrôleur de gestion !

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Ce qui est important et qui est valable pour tous, quel que soit le métier, c'est de rester en "alerte" sur les évolutions de nos métiers, de nos compétences. On peut apprendre et évoluer tout au long de notre carrière.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Pour moi, la magie, c'est d'aider les autres à se transformer et à voir les choses d'une toute autre manière, sans filtre ! Les amener vers une réflexion positive. Et si cette magie s'opère au sein de l'entreprise, c'est gagné !