Vanessa, Office Manager chez Peak Scientific : son portrait !

Vanessa est Office Manager chez Peark Scientific. Elle répond à nos questions pour le portrait de la semaine !

Bonjour Vanessa, où travaillez-vous ?

Hello, je m'appelle Vanessa et je suis Office Manager chez Peak Scientific, une entreprise écossaise créée il y a plus de 20 ans.

Que fait votre société ?

L'entreprise Peak Scientific est l'un des leaders les plus innovants du secteur des générateurs de gaz pour laboratoires d'analyses. Elle concoit des générateurs de gaz de haute qualité répondant aux besoins spécifiques de nos clients notamment pour la chromatographie de masse (LC-MS) et la chromatographie en phase gazeuse (GC). Notre atout : une assistance technique de classe mondiale et un service clientèle de proximité tout au long du cycle de vie de nos produits.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

En 2005, j'ai la chance de croiser la route de New Era Cap, une société américaine qui cherche à installer sa filiale française. Ils recherchent un profil polyvalent et autonome qui puisse monter le bureau et le showroom pour permettre le démarrage de l'activité. Une nouvelle carrière s'ouvre à moi avec cette fonction support très novatrice à l'époque.

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Avez-vous suivi des études en rapport avec l'Office Management ? Si oui, lesquelles ?

Pas particulièrement. J'ai suivi des études axées sur le commerce et le marketing et ce sont mes expériences qui m'ont permis d'aller vers les fonctions d'Office Manager.

En tant qu'Office Manager, qui sont vos interlocuteurs ?

Ma fonction support m'amène à avoir un grand nombre d'interactions au quotidien. Je suis en relation avec nos clients, les fournisseurs, les prestataires divers et variés. Potentiellement, mes interlocuteurs en interne sont tous les acteurs de l'entreprise : tous les services sont susceptibles de me contacter. Je dois pouvoir être à même de répondre aux demandes de chacun ou tout du moins de pouvoir les aiguiller vers les bons interlocuteurs.

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Pour vous, quels sont les complexités du métier au quotidien ?

Je dirais qu'elle se résume en deux points à savoir la multitude des tâches à effectuer et la pluralité des connaissances requises pour le poste. Ce sont les principales complexités à mon sens.

Quels sont les super pouvoirs dont a besoin un Office Manager ?

Il faut avoir cette faculté de "switcher" d'une tâche à une autre sans jamais perdre le fil et pour moi l'organisation est la clé de la réussite. En effet, l'organisation des tâches en amont permet de tenir le cap et de satisfaire au mieux les clients. Cela permet aussi de gérer au mieux les urgences sans se laisser dépasser par le stress des uns et des autres. Il faut savoir fixer un cadre et des limites en résumé savoir dire non au risque de décevoir. Dans mon cas, il est rare que je dise non mais parfois c'est salvateur.

Quelles compétences souhaiteriez-vous acquérir dans les 6 prochains mois ?

J'aimerais pouvoir mettre en place plus de process dans mon quotidien, chose pas évidente quand il s'agit d'un nouveau poste dans une organisation mouvante.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Avec le télétravail, Teams est devenu mon meilleur "ami" : je tchatte avec mes collègues notamment ceux du siège basé en Écosse, je stocke des fichiers partagés, je mets à jour des plannings en live. J'exploite toutes les fonctionnalités d'Outlook afin d'organiser la multitude d'emails entrants et surtout de prioriser les actions à mener. Enfin, j'aime beaucoup l'outil Planner de Microsoft qui me permet de travailler en mode projet.

Pour vous, la transformation digitale de l’Office Management, c’est quoi ?

Il faut vivre avec son temps et avec son époque et je me sens plus que concernée par la transformation digitale dans la mesure où par le passé j'ai travaillé à la mise en place d'outils numériques pour améliorer le recrutement du personnel via une plateforme et une application mobile. Je teste sans cesse de nouveaux outils, de nouvelles applications pour me faire gagner du temps dans mon quotidien mais je suis très versatile je l'avoue.

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Je m'imagine aussi bien dans un poste plus axé sur les finances ou dans la communication. J'aime beaucoup les échanges relationnels en entreprise c'est très intéressant.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

Savoir se créer un réseau à la fois en interne et à la fois en dehors de la structure ... et surtout cultiver ce réseau c'est toujours utile. Être curieux de tout et surtout être débrouillard.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

C'est de partager mon expérience d'Office Manager aujourd'hui avec vous !

Un petit mot pour terminer ?

En cette période particulière, je voudrais dire combien il est important de faire preuve de bienveillance envers soi-même et de se concentrer sur l'essentiel. Personnellement, j'apprends chaque jour à cultiver mon bien-être : être bien dans ma tête et dans mes baskets pour être bien avec les autres. Merci de m'avoir permis de prendre la parole pour parler de mon métier. À bientôt