Portrait d'Office Manager : Audrey, OM chez Citech !

19/08/2020

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Découvrez aujourd'hui le portrait d'Audrey, Office Manager chez Citech. Elle répond à nos questions !

Bonjour Audrey, où travaillez-vous ?

J'ai intégré la société CITECH en février 2020 (juste avant le crise COVID-19, ouf !). CITECH est une Entreprise de Services du Numérique (ESN) présente à l’échelon national. Nous accompagnons les entreprises dans leur transformation numérique au travers d’un portefeuille d’offres de service : Conseil & management de projets, Solutions applicatives, Infrastructures & production, Informatique technique. Notre savoir-faire en ingénierie informatique et notre capacité à proposer des solutions innovantes nous permettent de se positionner sur des projets stratégiques à forte valeur ajoutée. Référencés auprès de grands comptes, la qualité des services délivrées nous permet de construire nos relations commerciales sur du long terme. Nos atouts : Une équipe jeune et dynamique, une société en plein développement, des projets stratégiques et innovants, des clients grands comptes, un secteur porteur !

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Après un BTS Assistant de Manager, j'ai poursuivi une licence en Gestion des Ressources Humaines. J'ai ensuite décidé de chercher du travail dans les RH. Le secteur étant bouché et les offres de postes faibles, j'ai décidé de m'orienter vers un poste d'OM. Je souhaitais un poste où je puisse continuer d'avoir des missions en RH et surtout une entreprise à taille humaine pour pouvoir gérer différentes missions. Et c'est le cas chez CITECH. Je gère aussi bien les services généraux que la comptabilité fournisseur, la logistique interne, la gestion administrative, tout en ayant encore des missions en ressources humaines.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Mon sens de l'humour. Il m'est indispensable pour dédramatiser certaines situations, éviter des conflits ou détendre certains collaborateurs parfois tendus ;)

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

L'OM c'est le couteau suisse de l'entreprise ! Nous avons des missions de base de gestion administrative, compta, services généraux etc... et puis il y a aussi et surtout les missions diverses, qui souvent, ne sont pas prévues. Il faut savoir être organisés et méthodiques. Nous sommes toujours hyper-sollicités pour tout un tas de sujets totalement différents; besoin d'organiser un déplacement pour un collaborateur, besoin de trouver un hébergement en urgence pour un nouveau salarié, aller acheter du café parce qu'il n'y en a plus et que ça commence à se faire sentir ;) C'est un métier très prenant mais très formateur. On touche à tout un tas de sujet et ainsi, nous ajoutons de nouvelles cordes à notre arc.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Le premier outil indispensable c'est ma boîte mail Outlook et surtout l'agenda où je répertorie toutes mes tâches ! Ensuite Teams, pour être en contact avec les collaborateurs tout en échangeant de manière un peu moins formelle. Et pour finir j'hésite entre mon téléphone... ou une bonne dose d’énergie (outil plus qu'indispensable ;))

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Les priorités sont notifiées dans mon agenda en rouge et sont traitées dès mon arrivée en agence le matin. Pour celles qui arrivent en cours de journée, soit c'est très urgent et je m'en occupe immédiatement et décale mes autres tâches. Soit, j'estime que cela peut attendre et je l'ajoute à mon agenda en y ajoutant la couleur correspondant en fonction de l'urgence (vert, rouge ou orange) et je décale mes autres tâches.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ? Comment avez-vous réagi ?

La plus grosse galère ... LA CRISE SANITAIRE COVID-19 ! L'urgence de trouver des masques et du gel hydroalcoolique pour nos collaborateurs quand tout était en rupture de stock, la gestion des coups de fils des collaborateurs inquiets, la gestion de l'organisation à distance... La clé pour s'en sortir c'est rester calme, rassurer les collaborateurs et ne plus poser son téléphone jusqu'à temps d'avoir trouvé un fournisseur !

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Je suis fière tous les jours d'être OM. Nous sommes l'interlocuteur privilégié d'un bon nombre de personnes. Je suis toujours en contact avec mes collaborateurs pour leur rendre service et facilité leur travail et dès qu'ils ont un problème c'est vers moi qu'ils se tournent. Il n'y a rien de plus important que leur confiance et leur gratitude.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

J'aimerais me former d'avantage sur Excel car j'ai déjà de bonnes bases mais cet outil à des possibilités que je ne maîtrise pas encore et qui pourraient faciliter mon quotidien.