Sans rire, vous devriez vraiment ranger votre bureau.

On en plaisante pas, ranger votre bureau c'est vraiment important. Gain de temps, d'efficacité, sérénité... nombreux sont les bienfaits d'un espace de travail bien rangé et bien organisé. Mais ranger son bureau n'est pas toujours aussi simple qu'il y paraît. Pour en savoir plus sur le sujet et obtenir plein d'astuces, on a rencontré Pauline, qui est "Home & Office Organiser", un métier en pleine expansion !

Bonjour Pauline, pouvez-vous vous présenter ? 

Bonjour ! Je suis "Home & Office Organiser" depuis maintenant 10 ans, et j'aide les professionnels et les particuliers à optimiser leurs espaces de vie et à simplifier leur quotidien. Nous intervenons d'abord sur le rapport à l'objet pour trier, catégoriser et désencombrer les espaces. Nous travaillons ensuite sur l'organisation des espaces de rangement, pour simplifier et mettre en place des process faciles à suivre au quotidien. 

Je suis également Présidente de la Fédération Francophone des Professionnels de l'Organisation www.ffpo.eu, métier reconnu depuis plusieurs années dans de nombreux pays, comme les USA.

J’ai aussi coécrit « Range ta vie » aux éditions Larousse et j’anime la chaîne Youtube Tutos de Maniaks !

Pourquoi est-ce important de ranger les espaces de travail ?

Pour plusieurs raisons ! Le rangement et l'organisation permettent de : 

- Gagner de la place 

- Gagner du temps - on ne cherche plus et on sait où ranger

- Gagner de l'efficacité - on est plus productif

- Gagner de l'argent - meilleure gestion des stocks = économies

- Gagner en bien-être - esprit allégé, esprit efficace 

Donc oui, il est en effet nécessaire d'être bien organisé au quotidien pour faciliter son travail et celui de ses collaborateurs !

Quels conseils donneriez-vous à un Office Manager qui a un bureau en bazar ?

En premier lieu, il faut prendre le temps tous les soirs de faire place nette sur son bureau, c'est ce qu'on appelle le "clean desk" ! Il ne faut pas avoir peur de perdre quelques minutes le soir et même parfois dans la journée pour structurer son espace de travail. Cela permettra in fine de gagner beaucoup de temps !

De plus, un Office Manager se doit de montrer le bon exemple auprès de ses collaborateurs ;)

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En parlant, de collaborateurs, comment sensibiliser ceux-ci aux vertus du rangement ?

Parfois il faut juste prendre le temps d'expliquer, de verbaliser les vertus du rangement. On peut aussi donner des méthodes et des exemples pratiques pour apporter plus de concret.

Si vous pouvez passer un peu de temps avec un collaborateur désorganisé pour lui refaire un classement efficace, il va se rendre compte à l'usage que ça lui facilite le quotidien ;) Rien de tel que la pratique !

Quand on est Office Manager, on a souvent beaucoup de paperasses. Comment ranger tout ça efficacement ?

Il faut simplifier au maximum vos classements :

- Utilisation du classement vertical - jamais de classement horizontal en pile – ce n’est pas pratique à utiliser, il faut soulever un dossier pour en attraper un autre etc…

- Privilégier le classement numérique au classement alphabétique car il permet d'incrémenter la série sans avoir à intercaler de nouveaux dossiers. Il demande cependant la mise en place d’un tableau Excel avec les numéros et les noms pour permettre une recherche simple et rapide !

- Faire de la place : une fois par an il est nécessaire d'archiver pour ne pas se laisser envahir par les dossiers "dormants" et récupérer un maximum de place pour les dossiers "entrants"

- Étiqueter : c'est le nerf de la guerre ! Étiquettes uniformes, même format, même écriture pour se repérer en un coup d'œil. Tout doit être visible pour chaque personne susceptible de chercher un document. N'hésitez pas à bien détailler le contenu !

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Un conseil déco pratique pour des bureaux de rêve ?

Misez sur les lumières… les néons fatiguent et donnent une ambiance hôpital. Je ne suis pas fan non plus des lampes de bureaux qui projettent une lumière focus sur le plan de travail. Souvent je rajoute des petites lampes avec abat-jour & lampadaires abat-jour dans les coins, cela donne une lumière plus chaleureuse et conviviale. Ainsi, le ton est tout de suite relevé !

Dans une entreprise, que doit-on faire des objets dont on a plus besoin ?

Privilégier le don et le recyclage avant de jeter ! Pour cela, plusieurs étapes :

Étape 1 : se renseigner sur les solutions locales ! Car tout dépend de votre commune ... et des associations locales. Selon les cas, les critères de tri  ne seront pas forcément les mêmes.

Étape 2 : on trie dans des sacs solides types cabas ou cartons en fonction de ce qui est : en bon état / réparable / à jeter.

Étape 3 : Organiser une tournée pour faire collecter ou déposer les différentes catégories.

Étape 4 : Anticiper, il faut prévoir une zone de recyclage pour ne pas laisser s'entasser des objets inutiles dans un grand placard qui pourrait être utilisé à des fins plus utiles.

Une anecdote rigolote à raconter sur l’un des rangements que vous avez effectué ? 

Un client m'a fait un retour 6 mois après une prestation en me disant qu'il avait fait d'importantes économies... j'étais d'abord surprise puis il m'a expliqué que suite à mon passage, ils avaient pu profiter des rangements pour utiliser toutes sortes de fournitures et autres stocks, goodies, matériel d'entretien, qu'ils ne savaient même plus qu'ils avaient. De fait, ils n’ont quasiment rien acheté pendant 6 mois ! Finalement ranger, ça peut rapporter gros :D 

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