Le portrait de Jessica, Office Manager chez Wisebatt !

Jessica, Office Manager chez Wisebatt, nous apporte sa vision de l'Office Management à travers le portrait de la semaine !

Bonjour Jessica, où travaillez-vous ?

Bonjour, je travaille chez Wisebatt, un outil de simulation collaboratif pour les ingénieurs IoT. Ils peuvent ainsi atteindre les meilleurs compromis entre coût, autonomie et performance très tôt dans le cycle de conception.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Il y a environ 4 ans, j'étais en congés parental et je cherchais du travail. Mes expériences passées étaient surtout de l'assistanat et du secrétariat. Mais ma dernière expérience en tant qu'assistante était auprès d'un Office Manager, qui a été mon mentor. Lorsque l'on m'a proposé un poste d'Office Manager (qui était une création de poste) dans une petite SAS, je me suis dit qu'il était temps de faire évoluer ma carrière, et que c'était la meilleure occasion pour moi pour exploiter tout ce que j'avais appris auprès de mon mentor.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je suis une maman :) Évidemment, ça ne change pas tout, mais c'est un petit plus car l'Office Manager doit être empathique, et ce regard maternel aide beaucoup dans la fonction.

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

C'est à mi-chemin entre Mary Poppins, Mac Gyver, et Michelle Obama. Vous êtes multitâche, du changement d'une ampoule à l'organisation d'activités d'entreprise, en passant par la rédaction de contrats de travail, tout en étant le ou la gardienne de l'ADN de la société pour laquelle vous travaillez. Vous êtes la glue, vous voulez rassembler et être garant de la cohésion de votre entreprise.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Slack, Trello et toutes les applications de Google Drive.

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Trello est un outil très pratique pour ça. Après je remplis mon agenda avec des tâches importantes (et récurrentes tout au long de l'année) et je compartimente mes journées en plusieurs créneaux.

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ? Comment avez-vous réagi ?

La désolidarisation entre la société pour laquelle je travaillais, et de ce fait l'indépendance qui en a découlé: le changement de tous les contrats de prestation, le "rachat" de tous les salariés, le déménagement de l'entreprise, les travaux, les devis en pagaille, la réinstallation de la nouvelle entreprise... J'étais sur tous les fronts, toute seule pendant 4 mois, à faire le boulot de 10 personnes. À n'en plus dormir correctement tellement le stress était présent . Et puis je me suis dit, oui, je suis garante de la cohésion, mais je ne suis pas seule. J'ai demandé aux collaborateurs de participer à l'installation dans les nouveaux bureaux. J'ai pris les "petites" tâches qui pouvaient être déléguées, et on a fait une grande réunion collective. On a lancé le "qui veut faire quoi ?" Après ça j'ai beaucoup mieux dormi :) Je gardais un œil sur chaque tâche, mais je pouvais me consacrer au reste avec plus de sérénité.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Ma plus grande fierté c'est lorsque mes petites actions "de l'ombre" permettent aux collaborateurs de s'épanouir dans leur vie professionnelle, où l'on passe le plus clair de notre temps soyons honnêtes. Que je contribue au bien être global de l'entreprise.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

J'aimerai plus de compétences techniques dans le social. Dans un avenir plus ou moins lointain, j'aimerai que ma carrière se dirige vers les ressources humaines. Lorsque l'on est Office Manager, on apprend énormément sur le tas, ou en fonction des sujets qui se présentent. J'ai pu apprendre beaucoup de choses par moi-même sur le social, mais je n'ai pas encore l'expertise technique.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

En Directrice des Ressources Humaines ? J'aimerai beaucoup !

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Avoir la tête sur les épaules, un soupçon d'abnégation, et surtout ne pas avoir peur des défis.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Que mes actions puissent faire gagner du temps à mes collaborateurs. Le temps, ça ne s'achète pas, ça ne s'invente pas et c'est parfois difficile de le rattraper quand on en perd. Alors si je peux en faire gagner aux autres, c'est ma petite magie à moi.

Un petit mot pour terminer ?

Soyez vous-même. Faites-vous apprécier, remarquer et respecter pour ce que vous êtes. Un adage populaire dit "Derrière chaque grand homme se cache une femme." Eh bien derrière chaque "grande" société se cache un Office Manager. Nous sommes les ninjas du bureau !