Normes rédactionnelles

Dans le monde de l'entreprise, la maîtrise des règles rédactionnelles est indispensable, notamment pour les raisons suivantes:
- optimiser la communication interne,
- optimiser la communication externe,
- valoriser l'image de l'entreprise,
- diffuser clairement les informations,
- sécuriser les échanges d'information.

Les règles en matière de rédaction d'un document portent sur 4 grands thèmes: La mise en page, la forme, le contenu et la relecture de votre document.

1- LE CONTENU DE VOTRE DOCUMENT:

LE OU LES SUJET(S) DU DOCUMENT:

- identifier précisément le ou les sujets à traiter,
- classer les sujets selon un ordre logique,
- adapter ce classement pour mettre en avant le ou les sujets importants.

LES INFORMATIONS:

- identifier les informations nécessaires à la compréhension de votre document,
- identifier les informations nécessaires à la justification du contenu de votre document,
- vérifier les informations que vous transmettez,
- veiller à respecter les règles de confidentialité des informations.

LE CHOIX D'UN ANGLE:

Adapter le contenu du document en fonction:
- du sujet et de son angle,
- du ou des destinataire(s),
- de la portée juridique du document,
- de l'objectif du document.

2 - LA FORME UTILISÉE POUR VOTRE DOCUMENT

L'EXPRESSION ECRITE:

- bannir les fautes d'orthographe (orthographe des mots, accords, règles de temps, accents,...),
- appliquer les règles de ponctuation,
- choisir les mots afin d'être clair, précis et compréhensible,
- éviter les phrases trop longues,
- utiliser les formules de politesse adaptées au(x) destinataire(s) du document,
- utiliser les formules de politesse adaptées au type de document (courrier, emails, notes,...).

LE PLAN :

- définir le type de plan utilisé: énumératif, par typologie ou dialectique,
- adapter le plan en fonction du sujet et de son angle,
- maitriser les enchainements,
- penser à l'introduction et à la conclusion.

3- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT:

RÈGLES GÉNÉRALES À TOUS LES TYPES DE DOCUMENTS:

- respecter la charte graphique de l'entreprise si elle existe,
- choisir une police de caractère classique et lisible,
- utiliser la même police de caractère dans tout le document,
- justifier le texte (il doit être parfaitement aligné à gauche et à droite),
- respecter la taille des marges: par exemple 3cm à gauche - 2,5 cm à gauche - 2,5 cm en haut et en bas
- penser à la numérotation des pages.

RÈGLES SPÉCIFIQUES AUX COURRIERS:

Ces règles sont nombreuses et il est essentiel de les respecter.
- utiliser le papier à entête de l'entreprise,
- indiquer en haut à droite, la référence de votre courrier, et son objet,
- si le courrier est posté en recommandé ou en recommandé avec accusé réception, penser à le préciser en haut à droite,
- indiquer le nom et le prénom de la personne à qui vous adressez le courrier juste sous les coordonnées de l'entreprise,
- apposer à la fin du courrier à gauche une signature manuscrite, précédée du prénom, du nom et de la fonction du signataire,
- penser à indiquer à la fin du courrier la liste des pièces jointes (P.J),

RÈGLES SPÉCIFIQUES AUX EMAILS:

La rédaction des emails doit faire l'objet d'autant d'attention que pour tout autre document.

- penser à renseigner systématiquement l'objet de votre message,
- utiliser les fonctions permettant la signature automatique de vos emails (prénom, nom, fonction, numéro de téléphone).

4 - LA RELECTURE DE VOTRE DOCUMENT:

Une relecture du document quel qu'il soit, est indispensable.
- traquer les fautes d'orthographe, les erreurs de syntaxe ou de ponctuation,
- si nécessaire, synthétiser ou compléter votre texte,
- se mettre à la place du lecteur pour évaluer sa clarté.