Saisie comptable

📖 Définition ≪ Saisie comptable ≫: 

Toutes les opérations d'achats, de ventes, les mouvements bancaires, les salaires, etc, ... sont enregistrés en comptabilité sans exception. Ses enregistrements sont généralement réalisés chaque mois. Ils sont ensuite contrôlés (pointage des comptes, rapprochements bancaires,...).

L'enregistrement des écritures en comptabilité peut être réalisé:
- manuellement (le comptable saisit l'écriture dans le logiciel),
- automatiquement par des systèmes d'intégration ou d'importation mis en place par l'entreprise

Objectifs: 

Comment automatiser la saisie comptable?

Clés de succès: 

- Un paramétrage de qualité,
- Des données fiables,
- Des contrôles systématiques.

Guide: Saisie comptable: 

Afin de gagner du temps (et donc de l'argent) les entreprises ont tout intérêt à automatiser au maximum les opérations de saisie comptable.

Cette automatisation est très fréquemment mise en oeuvre pour la comptabilisation des écritures de ventes (comptabilisation des factures clients) et pour la comptabilisation des transactions bancaires. Mais la comptabilisation automatique est possible dans bien d'autres cas...

1- INTÉGRATION DES FACTURES CLIENTS À LA COMPTABILITÉ:

Les factures clients sont établies en utilisant un logiciel de gestion commerciale (ou de facturation).
La comptabilité est enregistrée dans un logiciel de comptabilité.

Si les deux logiciels sont paramétrés à cet effet, il est possible grâce à une fonctionnalité du logiciel de la facturation "importation de la facturation vers la comptabilité" de transférer automatiques toutes les factures émises vers la comptabilité. Chaque facture sera automatiquement transformée en une écriture comptable.

On imagine le gain de temps réalisé par les entreprises disposant de cet outil.

Attention, il est indispensable de contrôler régulièrement la fiabilité des transferts! Pour cela, il faudra vérifier que le montant des ventes fourni par le logiciel de facturation est égal au montant du chiffre d'affaires obtenu en comptabilité.

Un paramétrage rigoureux du logiciel de facturation est absolument indispensable.
Les collaborateurs en charge de la facturation doivent être formés pour une gestion parfaite de l'émission des factures et avoirs clients.

2 - INTÉGRATION DES TRANSACTIONS BANCAIRES:

L'intégration automatique des écritures bancaires dans la comptabilité se développe depuis quelques années.

La dématérialisation des opérations bancaires a permis le développement de ce procédé.

Il existe divers processus à la disposition des entreprises:

- La plupart des logiciels de comptabilité permettent maintenant de générer des campagnes de règlements fournisseurs qui sont transmises de façon dématérialisée aux banques (protocole EBICS par exemple). Le détail de chaque règlement émis sera automatiquement comptabilisé et sera lettré avec la ou les factures correspondantes.

- Concernant les opérations de règlements clients, il existe aussi des outils proposés par les banques et les logiciels comptables qui permettent un transfert automatique des transactions dans la comptabilité.

Là encore, les paramétrages devront être réalisés avec beaucoup d'attention afin que les procédures soient efficaces et fiables.
Le lettrage des comptes et les rapprochement bancaires permettront de contrôler la cohérence des écritures intégrées automatique à la comptabilité.

3 - INTÉGRATION DES ÉCRITURES DE PAIE:

Les écritures liées à la paie (encore appelé OD de salaires) sont aussi très souvent automatisées. Les logiciels de paie génèrent automatique les écritures mensuelles et les transfèrent vers la comptabilité.

4- INTÉGRATION DES IMMOBILISATIONS ET DES AMORTISSEMENTS:

Là encore, la plupart des applications de gestion des immobilisations permettent de créer les écritures de comptabilisation des achats et de dotation aux amortissements.