Gérer les informations confidentielles en entreprise

Gérer les informations confidentielles en entreprise

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Dans une entreprise, un tas d’informations confidentielles doivent être protégées. Et justement, quand on est Office Manager, on a accès à beaucoup de ces informations confidentielles. Mal gérées, les mauvaises personnes peuvent tomber dessus, et l’entreprise peut s’exposer à des conflits en interne, à des fuites à la concurrence, ou pire encore, à des poursuites judiciaires. Alors comment faire pour les gérer et sensibiliser ses collaborateurs sur le sujet, pour éviter la catastrophe ? On vous explique tout.

Étiquetez vos fichiers et vos documents

Est-il facile de repérer quels documents sont confidentiels, et lesquels ne le sont pas ? Ça paraît idiot, mais pourquoi ne pas tout simplement le spécifier clairement sur ceux-ci ? Sur des documents papiers, utilisez un tampon avec la mention « confidentielle », et de même pour vos documents numériques, ajoutez cette même mention dans le titre des dossiers ou des fichiers. Ainsi, tout est plus clair pour tout le monde, et vos collaborateurs savent directement quels sont les documents confidentiels lorsqu’ils accèdent aux espaces de stockage collaboratifs. Mais il faut aussi que les collaborateurs n’aient accès qu’à ce qui les concerne, ce que nous allons voir juste en dessous.

Profitez des fonctionnalités de votre espace de travail collaboratif

En 2020, la plupart des fichiers en entreprise circulent à travers ces espaces de travail collaboratif. Sur ces espaces, chaque collaborateur est connecté à l’espace de travail collaboratif avec ses propres accès : on sait qui est qui. Alors simplifiez-vous la vie, et restreignez l’accès aux dossiers et aux fichiers aux seules personnes qui en ont le droit. C’est beau la technologie.

Verrouillez votre ordinateur

16h15. Vous allez vous servir un thé, puis vous accompagnez Ginette dehors pour sa pause clope, profitant de quelques timides rayons de soleil. Vous étiez alors sur le logiciel de paie, où sont accessibles entre autres tous les salaires des collaborateurs, mais vous êtes partis comme ça, sans même verrouiller votre ordinateur. Erreur de débutant ! Protégez toujours l’accès à votre ordinateur avec un mot de passe ( et motdepasse n’est pas un très bon mot de passe soit-dit en passant), et verrouillez votre pc lorsque vous quittez votre poste.

Sensibilisez aussi vos collaborateurs pour qu’ils fassent la même chose, eux aussi ont sûrement accès à des informations confidentielles. La plupart du temps, on risque simplement d’être la victime d’une petite blague au goût douteux de la part de ses collègues, mais parfois, les risques sont plus graves.

Utilisez des mots de passe pour accéder à certains documents

Tout comme on peut verrouiller l’accès à son ordinateur avec un mot de passe, on peut protéger l’accès à certains documents numériques via un mot de passe. Vous pouvez par exemple limiter l’accès à un pdf en demandant un mot de passe lors son ouverture. Alors oui, un hacker chevronné en viendra sûrement à bout, mais vous évitez déjà 99% des risques.

Faites signer des accords de confidentialité

Selon le type de poste de l’entreprise, une nouvelle recrue aura à disposition plus ou moins d’informations confidentielles. Si cela s’avère nécessaire, n’hésitez pas à faire signer des accords de confidentialité lors des embauches. Vous pouvez également le faire avec vos fournisseurs, partenaires, etc … Si des données confidentielles fuites, votre entreprise pourra alors attaquer en justice les personnes concernées, mais évitons d’en arriver là.

Passez en revue les données confidentielles lors des entretiens de sortie

Jean-Michel a décidé de partir pour de nouvelles aventures professionnelles en Eure-et-Loir. Très bien, vous êtes heureux pour lui. Mais avant de le laisser filer, veillez à mener un entretien de sortie, au cours duquel vous vous assurez que Jean-Michel ne dispose plus d’aucune information confidentielle au sujet de votre entreprise, ce qui pourrait s’avérer dangereux. Et ce même si Jean-Michel a toute votre confiance. Le mieux est d’avoir une procédure complète, où vous vérifiez de façon méthodique que tout est ok.

Utilisez des casiers fermés à clefs

On parle beaucoup de documents numériques, mais il y a encore et toujours des documents papiers dans les entreprises. Et bien sûr, certains d’entre eux, tout comme les documents numériques, sont confidentiels. Rangez ceux-ci dans un casier fermé à clé. Casier peut-être lui-même situé dans une pièce fermée à clé. Clé de la pièce se trouvant peut-être elle-même dans votre tiroir, lui-même fermé à clé. À vous de voir le degré de sécurité que vous souhaitez apporter !

Formez vos équipes

Certaines règles de confidentialité sont élémentaires, mais tout le monde n’est pas forcément au courant. Organisez des sessions de formation pour sensibiliser vos collègues au sujet. Aujourd’hui, dans le cadre du RGPD, la majorité des entreprises a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPD). Rapprochez-vous de celui-ci, il connaît très bien les sujets liés aux données confidentielles et à leur protection. Prévoyez une heure ou deux, le café, les croissants, et le tour est joué.

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