Charlotte, Office Manager chez Humane SI : son portrait !

Charlotte, Office Manager chez Humane SI : son portrait !

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Aujourd'hui, Charlotte, Office Manager chez Humane SI, répond à nos questions pour le portrait de la semaine !

Bonjour, pouvez-vous vous présenter ?

Je m'appelle Charlotte, et j'ai la chance d'être Office Manager depuis 2 ans chez Humane SI. Chez Humane SI, nous accompagnons depuis 2012 nos clients dans la gestion de leur système d'information : nous conseillons sur les bonnes pratiques à suivre en informatique, nous veillons au bon fonctionnement du parc et nous accompagnons les utilisateurs dans la pratique de leurs outils informatiques.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Dès 2009, j'étais devenue office manager sans le savoir. J'étais assistante du Président dans un cabinet comptable à taille humaine. Comme de son côté le président gagnait en autonomie grâce aux outils technologiques, j'étais amenée à faire moins d'assistanat classique", et j'ai récupéré des sujets de "secrétariat général" : gestion de fournisseurs, suivi des archives, recrutement, relances clients, gestion des services généraux, maintenance des bureaux... En 2012, c'est par un cabinet de recrutement que j'ai entendu parler d'Office Manager pour la première fois… C'est là que je me suis dit que j'étais devenue Office Manager sans m'en apercevoir. C'est devenu une évidence : dans notre petite structure, il fallait quelqu'un qui soit un hub entre les salariés, la direction, les fournisseurs, les locaux.... J'étais devenue office manager sans m'en apercevoir.

Avez-vous suivi des études en rapport avec l'Office Management ?

La vraie école d'office management, c'est le terrain pour moi. J'ai fait une formation courte dans la com, un BTS Communication des Entreprises. Je voulais une formation courte pour entrer en action le plus rapidement possible car je voulais être attachée de presse. Je l'ai été pendant 8 ans. C'est un métier de terrain, de contact, où il faut être disponible, organisée, pragmatique et agile. Des qualités que l'on retrouve chez les Office Managers.

En tant qu'Office Manager, qui sont vos interlocuteurs ?

Je peux être amenée à échanger avec tout type d'interlocuteur : cabinet comptable, médecine du travail, cabinet de recrutements, candidats, salariés, organismes de formation, fournisseur de véhicules, restaurants pour organiser des événements, la banque, les clients, des VIP, personnel d'entretien, ouvriers du bâtiment, syndic de l'immeuble.... Il faut être capable de faire preuve d'empathie pour pouvoir échanger avec des personnes qui ont toutes des objectifs et un jargon professionnel différent.... en mode #caméléon

Pour vous, quels sont les complexités du métier au quotidien ?

Le plus complexe à gérer c'est de pouvoir maitriser l'Exceptionnel dans mon Quotidien. Le matin, j'ai mon planning avec ma to-do list, mais souvent, ... toujours..., rien ne se passe comme prévu. Qu'à cela ne tienne, il faut s'assurer que les urgences soient réglées et le reste aussi en même temps. Il y a parfois la solitude de l'office manager : malgré beaucoup d'interlocuteurs différents, l'office manager avance surtout en solitaire en interne car il n'y a souvent qu'un.e office manager dans les entreprises.

Quels sont les super pouvoirs dont a besoin un Office Manager ?

Le sourire ! Évidemment. Le sourire ouvre toutes les portes, et surtout au téléphone ! La curiosité, dans tous les domaines, et même si cela n'a pas un rapport direct avec le travail. Cela ouvre l'esprit dans tous les cas, et cela nourrit les idées, bonnes ou mauvaises. La Ténacité : ne jamais rien lâcher, traiter les dossiers comme si c'était pour soi-même. L'audace ! Ma devise : What if I fall ? Oh ! But my darling what if you fly ?

Quelles compétences souhaiteriez-vous acquérir dans les 6 prochains mois ?

J'aimerais approfondir mes connaissances en comptabilité, gestion et paye. Ce sont des compétences très techniques que je n'ai pas pu acquérir par l'expérience, et qui bénéficient de nombreuses évolutions administratives et législatives. Quand j'ai besoin, actuellement, je demande à mon prestataire comptable, mais j'aimerai gagner en autonomie sur ces points.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Mon cerveau ;-) Même s'il n'est pas parfait, faire marcher sa tête, réfléchir plutôt que de foncer tête baissée, se poser les bonnes questions, faire preuve de sens critique, se concentrer, faire preuve de créativité ! C'est un outil très complet. Et puis évidemment il y a Outlook. Je commence à bien apprivoiser SharePoint avec Teams notamment. Et un super outil Planer de Microsoft.

Pour vous, la transformation digitale de l’Office Management, c’est quoi ?

Je pense tout de suite au SIRH. C'est un dossier que j'étudie actuellement. Dès qu'on aura ce logiciel, on va tous passer un cap dans l'entreprise. Il y a aussi la certification de signature électronique, aux envois postaux depuis son bureau.... Finalement il y a plein de petits et gros outils qui se digitalisent, et c'est incroyable le temps que cela peut faire gagner (quand ça fonctionne sic!). Cela peut paraitre difficile à apprivoiser au début, et pourtant au final, quel gain de temps et d'organisation, qui sont très précieux pour les OM (et les autres).

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Sur une scène de théâtre (vous le voyez le rapport avec le fait de jouer différents personnages ?) ou de danse, parce que j'aime quand ça bouge.... mais pas de regret, j'ai aussi mes loisirs pour cela. D'où l'importance d'équilibrer sa vie pro et perso.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

Il faut se faire confiance avant tout. Comme dans tout autre poste qui demande de l'investissement personnel, je pense que c'est primordial de trouver une entreprise dont on croit aux projets, aux valeurs. Et puis il y a différentes façons d'être office manager, parfois cela sera plus orienté services généraux, plus RH, ou plus compta.... cela dépend si c'est pour une startup, un cabinet d'avocat, un cabinet de recrutement, une société de conseil, etc...

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Tant que cela fonctionne, que l'objectif est atteint, peu importe la quantité de travail (ou de chance parfois) qu'il y a eu en amont .... ils ne doivent rien savoir!

Un petit mot pour terminer ?

Challenge Accepted !

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