Reconnaissance : répondre aux feedbacks de vos collaborateurs

Vos collaborateurs peuvent être amenés à faire des feedbacks quant à votre entreprise, aux méthodes de travail, aux projets… C’est une bonne chose : l’occasion rêvée pour faire progresser votre entreprise, son management, et surtout sa culture ! En tant qu’Office Manager, vous devez donc faire votre possible pour encourager vos collaborateurs à faire ces retours.

Mais surtout, vous devez faire en sorte qu’une réponse y soit apportée. Il est très frustrant, lorsqu’on prend le temps de faire des commentaires pour améliorer une situation, que ceux-ci soient ignorés. Un employé qui fait des feedbacks est un employé engagé, investi et motivé : il serait dommage que cela change de par un sentiment de manque de reconnaissance. Faites en sorte de ne pas trahir la confiance !

Comment récolter les feedbacks de vos collaborateurs

La première étape pour encourager vos collaborateurs à donner du feedback, est de leur donner accès à un espace dédié. Il peut s’agir d’un canal sur Slack, ou d’une boîte mail dédiée. Vous pouvez éventuellement ouvrir des espaces dédiés pour chaque département de l’entreprise, en parallèle d’un espace commun.

Enfin, sachez qu’il existe différents outils pour permettre à vos collaborateurs de faire des feedbacks de manière anonyme, ce qui peut être intéressant pour plus de transparence et d’honnêteté.

Comment répondre aux feedbacks de vos collaborateurs

Une fois le feedback reçu, il est comme nous l’avons dit, très important d’apporter une réponse (rapide). 

Suivant la thématique du feedback, c’est le manager du collaborateur, un dirigeant, ou encore l’Office Manager qui peut être amené à répondre à celui-ci. Assurez-vous que des boucles soient mises en place pour que les bonnes personnes reçoivent facilement les bonnes informations et soient en mesure d’y répondre.

3 cas de figure sont possibles :

• le feedback est positif

• le feedback est négatif

• le feedback est constructif

Voyons maintenant comment apporter une réponse dans chacun de ces cas.

Répondre à un feedback positif

Recevoir un feedback positif, c’est gratifiant et plutôt cool. Si vous êtes Office Manager, un collaborateur peut par exemple vous féliciter des moyens et des outils que vous avez mis à disposition des employés pour s’adapter au mieux au télétravail pendant la crise sanitaire.

Les feedbacks positifs sont parfois considérés comme futiles, on peut avoir l’impression qu’ils ne font pas avancer les choses. C’est tout le contraire : ils encouragent à aller plus loin lorsqu’on est dans la bonne direction. C’est pourquoi il est extrêmement important d’y apporter une réponse pour encourager la démarche.

Commencez par remercier la personne. Dites-lui que vous appréciez le retour, et que ce genre de feedback à un véritable impact sur votre motivation au quotidien. N’hésitez pas également à revenir sur ce pour quoi vous avez été félicité, et à donner plus de détails, pour montrer que vous comprenez bien le feedback.

Répondre à un feedback négatif

Un cas de figure moins agréable que le précédent, c’est le feedback négatif. Le danger ici, c’est que ce type de feedback peut nous mettre “en mode défensif”, et nous amener à réagir sous le coup des émotions.

Il est donc important de prendre du recul, et un peu de temps (pas 6 mois non plus hein) avant d’y répondre. En réagissant à chaud, vous risquez de dire certaines choses que vous regretterez plus tard. Respirez un bon coup, et gardez en tête que le feedback n’a (sauf exception) rien de personnel, mais est purement professionnel.

Lorsque vous vous sentez prêt à répondre, demandez-vous s’il y a du vrai dans le feedback négatif. Demandez-vous aussi si c’est la première fois qu’on vous fait ce type de retour, ou si le sujet vous a déjà été remonté plusieurs fois. Si c’est le cas, vous pouvez remercier la personne d’avoir fait remonter ce point, en indiquant que cela vous permet de progresser, et que vous allez prendre en compte son retour. 

Si vous n’êtes pas d’accord avec le feedback, et qu’il vous semble “injuste”, vous pouvez y répondre avec une question, pour essayer d’en savoir plus sur les raisons qui amènent le collaborateur à penser de la sorte. Voire, pourquoi pas, solliciter une réunion en 1-to-1. Vous pourriez bien découvrir des non-dits, qui ne sont pas nécessairement liés au sujet initial. L’occasion, encore une fois, de faire progresser l’entreprise, le management, et les méthodes de travail.

Dans tous les cas, évitez de répondre à un commentaire négatif par un autre commentaire négatif. Cela n’avancera aucunement les choses. Et rappelez-vous que si le feedback vous semble totalement injuste, et non constructif, vous pouvez toujours répondre quelque chose comme “merci d’avoir partagé ce point”, et passer à autre chose. C’est parfois la meilleure solution.

Vous pouvez également, pourquoi pas, demander à obtenir le point de vue d’autres personnes sur le sujet, pour essayer de rendre tout cela plus constructif.

Répondre à un feedback constructif

Le feedback constructif est sûrement celui qui permet le plus à votre entreprise de progresser. La personne peut commencer par vous féliciter à propos d’un sujet, mais faire remarquer que certaines choses pourraient toutefois être améliorées, tout en proposant des solutions. Non seulement le collaborateur fait l’effort de remonter un problème, mais il prend en plus la peine de proposer des solutions. Une véritable opportunité de progression !

Commencez bien entendu par remercier la personne d’avoir fait part d’un feedback constructif et actionnable, et faites savoir que tout cela vous est véritablement utile. 

Selon les cas de figure, vous pouvez proposer à la personne en question de bosser ensemble sur le sujet, surtout si celle-ci dispose de compétences particulières pouvant être utiles. Cela peut donner lieu à de nouvelles collaborations au sein de votre entreprise !

Si des actions sont mises en place en interne suite à ce feedback, tenez informé le collaborateur, de façon à ce que celui-ci puisse observer directement les résultats de son retour !

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