Ouvrir et classer le courrier
L’ouverture et le classement du courrier est une tâche très importante au sein d’une entreprise. En effet, certains courriers s’avèrent relativement importants et peuvent contenir des informations primordiales pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir comment ouvrir et classer le courrier de façon professionnelle.
Les étapes du traitement du courrier entrant
Afin de gérer de façon optimale le courrier entrant, l’entreprise doit suivre une procédure stricte qui est la suivante : - Réception du courrier - Ouverture du courrier et enregistrement du courrier - Tri du courrier et transmission du courrier au destinataire - Traitement du courrier - Classement du courrier
Les outils de traitement du courrier
Afin que la gestion du courrier puisse se faire sous les meilleurs auspices, vous pouvez également vous aider de certains outils. Si vous avez tendance à recevoir beaucoup de courrier dans la journée, vous pouvez faire l’acquisition d’une machine à ouvrir le courrier. Bien évidemment, si ce n’est que quelques lettres par jour, inutile d’investir dans ce produit. Dans un second temps, il est alors intéressant de mettre en place un registre du courrier. Ce registre vous permettra notamment de noter les éléments suivants de manière électronique : - Date d’arrivée du courrier - N° du courrier - Expéditeur - Objet - Destinataire En cas de problème, vous pourrez facilement retrouver votre courrier dans ce registre. À la réception, vous devez donc attribuer un numéro au courrier et reporter ce numéro dans votre registre du courrier.
Le classement du courrier
Une fois que le courrier est ouvert et avant de le transmettre à la personne concernée, il est recommandé de faire une photocopie de chaque courrier. Cela vous permettra notamment de pouvoir classer vos courriers. Pour le classement, nous vous recommandons notamment d’opter pour un classeur à levier. Concernant le courrier original, il est recommandé de préparer une corbeille par destinataire dans l’entreprise. Ainsi, chaque personne pourra récupérer son courrier de manière quotidienne en se rendant à cette corbeille. Sachez que certaines entreprises de taille importante et qui reçoivent donc de nombreux courriers tous les jours optent pour un classement dématérialisé de leur courrier. Ainsi, cela permet d’optimiser leur productivité. Contrairement au tri et classement classique, le courrier n’est plus photocopié et placé dans un classeur, mais il est alors scanné et stocké de manière informatique. À vous de voir ce qui s’avère le plus avantageux et pratique pour votre organisation.
