Les 6 avantages d’un wiki d’entreprise
Un wiki d’entreprise, késakô ? Un wiki d’entreprise, c’est un outil de travail collaboratif, hébergé sur un cloud. Il s’agit d’une interface web, sur laquelle circule l’information, et qui peut être modifiée par vos collaborateurs. Cet outil collaboratif permet aux équipes d’accéder facilement à l’information, sous forme de fiches. Ils peuvent consulter les fiches, les modifier, en ajouter des nouvelles et collaborer avec les différents acteurs de l’entreprise. L’exemple le plus connu de wiki est Wikipédia, que vous connaissez surement, à moins de vivre dans une grotte.
Pour la petite histoire le nom wiki vient de l’hawaien « wikiwiki » qui signifie « vite », ce qui annonce la couleur en matière de productivité. Une anecdote parfaite à sortir en soirée.
Alors, quels sont les avantages d’un wiki d’entreprise ? Pourquoi s’équiper d’un outil de wiki ? Quels impacts sur les modes de travail ? Découvrons tout cela ensemble sans plus tarder.
1. Un wiki d’entreprise permet de réduire les masses de courriels et de fichiers échangés
Quand une entreprise ne dispose pas d’un wiki d’entreprise, que font les collaborateurs qui veulent se partager des docs ? Ils se les envoient par mails. Avec les aller-retours, les v1, v2, v48, le nombre de fichiers échangés atteint rapidement des sommets, et on est pris sous la masse : difficile de s’y retrouver parmi tous ces documents. Il n’y a que très peu de place à la flexibilité.
En travaillant directement sur un wiki d’entreprise, on évite ces désagréments, le partage de fichiers est beaucoup plus simple. Le volume d’emails pour échanger des fichiers se voit considérablement réduit et les équipes peuvent travailler en toute agilité. Un indispensable en termes de transformation numérique.
2. Un wiki d’entreprise améliore la collaboration en entreprise
De par son ADN, le wiki d’entreprise est un outil collaboratif. Chacun peut travailler sur les fichiers, ajouter des notes, des commentaires, accéder à l’historique des modifications et à l’avancement... La gestion de projet est beaucoup plus fluide. C’est sûrement l’un des plus gros avantages du wiki d’entreprise, surtout en des temps où le télétravail est largement favorisé. Il est beaucoup plus simple de travailler en équipe, même à distance.
Ce côté collaboratif peut aussi favoriser l’engagement des collaborateurs : avec la possibilité d’accéder à tout moment aux fichiers, de les modifier, d’en ajouter et d’apporter sa pierre à l’édifice, les salariés se sentent plus concernés, et ont le sentiment d’avoir de l’impact. Les anciennes versions, restants, elles, toujours accessibles.
L’engagement collaborateur apporte le bien-être des collaborateurs : un véritable cercle vertueux découle donc de ces espaces collaboratifs. C’est le management qui va être content.
3. Un wiki d’entreprise permet de limiter la duplication involontaire de documents
Tout comme nous l’avons vu dans le premier point, sans wiki d’entreprise, la plupart des fichiers et documents sont envoyés par mail. Résultat : sans le vouloir, beaucoup de fichiers sont dupliqués et on peine à savoir quel est le bon fichier parmi les différentes versions existantes. On s’y perd et il est difficile de travailler efficacement. Une solution collaborative telle que le wiki d’entreprise évite ce problème de duplicata et facilite la collaboration en interne.
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4. Un wiki d’entreprise facilite la navigation parmi les documents
Tout comme un wiki d’entreprise permet de limiter la duplication des documents, il permet aussi de naviguer beaucoup plus facilement parmi ceux-ci. L’idée est de ranger les documents dans les bons dossiers, idéalement avec la bonne nomenclature dans l’environnement de travail. Terminé donc les heures passées à rechercher un fichier sur son disque dur, dans un mail reçu il y a 6 mois, ou dans un clef USB perdue au fond de son tiroir. Accéder à ses fichiers rapidement permet de regagner un temps précieux, et in fine d’être plus performant et plus productif. On ne dit pas non.
5. Un wiki d’entreprise permet de conserver un historique des connaissances
La mémoire d’une société, toutes ces connaissances acquises au fur et à mesure des années : c’est un patrimoine extrêmement précieux de l’entreprise. Le souci, c’est que toutes ces connaissances et informations sont très volatiles. Parfois, elles sont détenues par une ou plusieurs ou personnes, et seront perdues si ces personnes quittent l’entreprise. Il est donc important de commencer à consigner au plus vite cette mémoire, et le meilleur moyen pour cela est le wiki d’entreprise. Process, bonnes pratiques, études de cas, procédures d’intégration des nouveaux arrivants : il est important de conserver tout cela, surtout si une reprise d’entreprise est envisagée par la suite.
Ne dit-on pas que l’histoire nous permet de mieux comprendre le temps présent ?
6. Un wiki d’entreprise est simple à utiliser
Lorsqu’une entreprise décide d’adopter un nouvel outil, tous les collaborateurs ne sont pas forcément prêts à adopter la solution, un bon nombre d’entre eux peuvent être réticents et ne pas vouloir se plier à des nouveaux modes de travail. Et souvent, la cause est la même : l’outil est trop compliqué à gérer, demande de longues formations etc… La chose est d’autant plus vraie quand votre entreprise n’a pas réellement passée le virage de la transformation digitale et que vos collaborateurs ne sont pas des « digital natives », nés avec un smartphone et tout un tas d’outils digitaux dans les mains. Ils voient alors l’arrivée du nouvel outil comme une contrainte plus que comme une opportunité de travailler plus efficacement.
Un wiki d’entreprise, de par sa nature très simple à utiliser, permet d’éviter cette problématique et sera adopté facilement par tous. Les collaborateurs perçoivent rapidement les différents bénéfices qu’ils peuvent retirer de l’outil collaboratif, d’autant plus que la prise en main se fait très facilement. Les nouvelles méthodes de travail possibles avec ce portail collaboratif séduisent rapidement tout le monde.
