Suivi des règlements fournisseurs

A QUI CONFIER LA VALIDATION DES RÈGLEMENTS ?

Le principe de séparation des tâches

La validation des règlements est souvent traitée par le dirigeant de la société. Mais dans certains cas, le dirigeant pourra désigner un ou des tiers pour le remplacer.

Si la validation est déléguée par la direction à des collaborateurs, le principe de "séparation des tâches" doit impérativement être appliqué. Cette règle prévoit que la personne qui valide un règlement (quels qu'en soient les destinataires) ne doit pas être impliquée dans d'autres actions en lien avec le règlement. L'objectif est bien entendu de limiter les risques d'erreurs, mais aussi et surtout de parer à tout risque de fraude. La séparation des tâches est une des règles fondamentales du contrôle interne. 

Il est important de noter que les habilitations pour la validation des règlements peuvent être limitées à des montants maximums ou à certains destinataires des paiements. 

Pour les règlements fournisseurs

Selon le principe de séparation des tâches, la personne désignée pour valider les règlements fournisseurs ne doit pas être impliquée dans la passation des commandes fournisseurs ni être le réceptionnaire de la facture. Cette personne ne pourra pas non plus être en charge de la comptabilisation de la facture ni de son règlement. De même, la personne désignée pour valider une facture (signature avec une mention "bon à payer") ne devra pas être chargée de la préparation des supports de règlement.

Pour les règlements des salaires

Suivant le même principe, la validation des règlements des salaires ne peut être effectuée par le collaborateur en charge de la collecte des données de salaires, de l'établissement des bulletins de salaire, ni de la comptabilisation des éléments de paie. 

Pour les règlements des notes de frais

Idem pour les notes de frais ! On imagine aisément les risques de malversation dans le cas où un comptable traiterait la validation des notes de frais (dont la sienne), leur comptabilisation et leur règlement!

Pour tous les règlements

Une seule personne ne peut pas être à la fois l'initiateur de la transaction (celui qui prépare les ordre de paiement) et le déclencheur de la transaction (celui qui les valide).

Après la validation du règlement, il faut veiller à rendre impossible certaines modifications relatives par exemple au montant ou au destinataire du règlement.

Ces règles, qui relèvent du bon sens, sont par ailleurs imposées et contrôlées par les commissaires aux comptes dans le cadre de la certification des comptes.

VALIDATION DES RÈGLEMENTS

La validation d'un règlement consiste tout simplement à faire signer par la ou les personnes habilitée(s) les supports de règlement préalablement préparés (chèque, ordre de virement, autorisation de prélèvement,...).

Dans le cas de paiements dématérialisés, la validation sera réalisée au moyen de la signature électronique d'un fichier.