Paiement fournisseurs

Une entreprise dépense un certain pourcentage de son chiffre d’affaire dans les achats. L’enjeu lié au suivi du règlement fournisseurs est donc important. Celui-ci doit être rigoureux et efficace pour permettre à l’entreprise de sécuriser à la fois la gestion de sa trésorerie qui est nécessaire à sa pérennité financière, mais aussi ses relations fournisseurs qui sont essentielles à son bon fonctionnement. L’organisation est la clé pour une bonne gestion des règlements fournisseurs.

Grands principes

L’ampleur du travail de suivi du règlement fournisseur dépend de plusieurs facteurs :

• Nombre de fournisseurs et de factures à traiter 
• Montant des dettes fournisseurs à régler
• Niveau de dépendance vis-à-vis des fournisseurs
• Niveau de trésorerie 
• Activité de l’entreprise

Ainsi, une petite société de conseil ne faisant pas appel à la sous-traitance sera en mesure de gérer plus facilement le règlement de ses quelques fournisseurs, qu’une société qui vend des produits qu’elle fabrique ou achète, confrontée à davantage de fournisseurs et de factures, et pour des sommes plus élevées.

Disposer d’une information précise sur les dates d’échéances des factures fournisseurs, et d’une trésorerie confortable permet à une entreprise de respecter plus aisément les échéances de règlement. Plus sa trésorerie est « tendue », plus elle devra être attentive au suivi des règlements fournisseurs, afin d'éviter découverts bancaires, pénalités de retard et dysfonctionnements d'activité.

En fonction des besoins de votre entreprise et de l’organisation de la comptabilité au sein de votre entreprise, plusieurs outils de suivi peuvent vous tenir informé des sommes à régler, et de leurs échéances.

Les outils de suivi des règlements fournisseurs

Deux cas de figure peuvent se présenter :

• Cas de figure n°1 : Les factures fournisseurs et leurs règlements sont saisis en comptabilité "en temps réel".

Les logiciels de comptabilité permettent d'associer à chaque facture saisie son échéance de règlement. Ils éditent des documents qui indiquent le détail des sommes à régler et des dates d'échéance par fournisseur, et le détail des factures fournisseurs à régler par date d’échéance.

• Cas de figure n°2 : Les factures fournisseurs et leurs règlements ne sont pas saisis régulièrement en comptabilité.

Dans ce cas, un tableau Excel régulièrement mis à jour constitue un bon outil pour suivre correctement les règlements fournisseurs.

Quelques conseils complémentaires

Pour les factures récurrentes dont les montants ne sont pas trop élevés, gagnez du temps en mettant en place un système de prélèvement automatique.

• Faites régulièrement un point sur le paiement des fournisseurs : factures en attente de paiement, causes des impayés (problème de livraison, de prix, ...).
• Communiquez rapidement avec vos fournisseurs pour trouver des solutions.
• En cas de difficulté de trésorerie, payez prioritairement les fournisseurs les plus déterminants pour votre activité et/ou les plus "à cheval" sur le respect des échéances afin d'éviter les relances et les frais d'impayés.
• N'hésitez pas à tenir vos fournisseurs informés de tout retard de paiement et faites en sorte de les rassurer !