Organiser un déménagement : Les questions à se poser

- Quelles sont les priorités du projet de déménagement?

- Pour quelles raisons souhaitez-vous changer de locaux?

- Réduction des coûts: loyer, taxe foncière,...

- Adapter les locaux à l'évolution des effectifs et de l'organisation de l'entreprise.

- Fournir aux salariés un lieu de travail mieux adapté à leurs besoins (amélioration des conditions de travail) afin de les fidéliser et d'augmenter leur efficacité, leur implication et leur motivation.

- Mise aux normes des locaux et des installations: sécurité, respect des obligations légales, installations techniques,  personnes à mobilité réduite, ...

- Immobilier: Fin de bail, vente immeuble, investissement,...

- Image de l'entreprise: localisation des bureaux, des locaux à l'image de l'ADN de votre entreprise (les valeurs, les motivations, le sens qu’elle a, la mission qu’elle se donne,...) – de façon à le refléter dans sa communication.

- Que doit-on savoir sur le plan juridique et légal avant de mettre en oeuvre un projet de déménagement ?

CF. Fiches documentation "Formalités liées au transfert du siège social" et "Impacts sur la règlementation en matière de droit du travail".

- Envisagez-vous des évolutions dans l'organisation de la société?

- Implantation des bureaux, espaces de travail et de détente.

- Méthodes de travail.

- Rationalisation de l'informatique, de la téléphonie.

- Changement de matériels, de mobilier, décoration,...

- Rapprochement géographique des collaborateurs et des différents services.

- Déplacements des collaborateurs, interventions en clientèle.

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- Sur quels critères (à prioriser) allez-vous choisir vos nouveaux locaux?

- Localisation (proximité clients, fournisseurs, déplacements des collaborateurs,..).

- Coûts (loyer, taxes, travaux,...).

- Normes recommandées ou obligatoires à appliquer.

- Effectif à transférer et évolution du nombre de salariés envisagée.

- Satisfaction de vos collaborateurs.

- Optimisation de l'organisation interne de votre entreprise.

- Adaptabilité aux contraintes opérationnelles de l'activité (infrastructures de production, de stockage, infrastructure du SI,...).

- Image de l'entreprise.

-Comment faire adhérer vos salariés au projet de déménagement?

- Communiquer sur le projet de déménagement  en interne le plus tôt possible, et régulièrement pour rassurer et impliquer l'ensemble des salariés.

- Présenter le projet de déménagement comme une évolution positive pour l'entreprise et pour les salariés (amélioration de l'organisation et de la rentabilité, amélioration des conditions de travail): Un projet qui a du sens avec de nouveaux avantages à la clé!

- Enquêter auprès de l'ensemble de vos collaborateurs afin de cerner clairement leurs besoins et leurs aspirations (agencements, organisation, matériels, services, ...). Cette démarche permettra d'améliorer leur efficacité et leur bien-être au travail. 

- Indiquer aux salariés quel sera leur rôle dans le cadre du déménagement. Vous devez leur fournir un planning précis (tri, rangement, emballage, étiquetage,...). Remettre aux salariés une feuille de route individuelle détaillée.

- Désigner un ou plusieurs responsables pour la conduite et/ou le suivi du projet de déménagement. Ces personnes constitueront un relai entre la direction et les collaborateurs et seront chargées de la gestion et du suivi de chaque étape du déménagement.

- Organiser des réunions régulières pour informer vos salariés sur l'avancement du projet. Soyez à l'écoute des propositions constructives qu'ils pourraient vous soumettre.

- Comment limiter l'impact du déménagement sur l'activité de l'entreprise? 

- Réfléchir aux dispositions à prendre pour maintenir la continuité de l'exploitation pendant la période de l'organisation du déménagement.

- Trouver des solutions alternatives temporaires pour permettre aux collaborateurs de continuer à travailler (télétravail, ...).

-  Organiser le déménagement avec beaucoup de rigueur et un maximum de garanties en matière de délais et de sécurité pour limiter au maximum l'aspect chronophage du projet. 

- Prévoir une liste de tâches complète et leur timing (CF. Fiche Check list Déménagement) en précisant les personnes impliquées, les actions à réaliser et les délais.

-  Comment procéder à la recherche de vos nouveaux locaux?  

- Faire appel à un professionnel de l'immobilier de l'entreprise,

- Dépôt d'une annonce, recherche sur des sites internet ou journaux spécialisés,

- Réseaux professionnels et personnels.

- Comment choisir l'entreprise en charge du déménagement?

- Quelles sont vos contraintes ?

- Quelles prestations souhaitez-vous confier aux déménageurs?

- De quel budget disposez-vous?

- A quelle date le déménagement doit-il avoir lieu?