Les imprimantes

Une panne d’imprimante au mauvais moment peut empêcher vos collaborateurs d’accomplir leur travail et nuire à la productivité de l'entreprise. Il faut donc veiller à bien entretenir son parc d’imprimantes : cela permet de prévenir certains problèmes, tout en augmentant la durée de vie des équipements.
 
Lors de l’achat d’un nouvel équipement d’impression, la première chose à faire est de vérifier les garanties proposées par le constructeur et/ou le distributeur. Le minimum légal est de 2 ans, mais certains fabricants proposent des garanties à vie.
 
Une fois l’imprimante installée, l’entreprise peut mettre en place un ensemble de bonnes pratiques pour augmenter sa durée de vie, tout en économisant les consommables :

• Sensibiliser les collaborateurs afin qu’ils réduisent les impressions ;
• Inciter à imprimer en recto-verso ;
• Mettre en place des systèmes de contrôle, dans lesquels il faut saisir un code pour déclencher l’impression ;
• Etc.

 Malgré tout, si des dysfonctionnements surviennent, plusieurs d’entre eux peuvent être résolus en interne. Les soucis les plus courants sont liés aux consommables : si l’impression bave ou devient de plus en plus pâle, il est probablement temps de remplacer le toner ou la cartouche. Il arrive également que les cartouches des modèles à jet d’encre sèchent. Dans ce cas, un bon nettoyage permet la plupart du temps de régler le problème. Enfin, avec les imprimantes laser, il faut de temps à autre remplacer le tambour d’impression. Toutes ces manipulations restent assez simples et vos collaborateurs peuvent facilement être formés pour les prendre en charge.
 
Un autre problème classique est le bourrage papier. La plupart du temps, il suffit d’ouvrir l’habitacle et d’enlever la feuille coincée. Dans certains cas, l’imprimante indique un bourrage qui n’existe pas. Vous pouvez alors tenter de la redémarrer, d’ouvrir et de refermer l’habitacle ou encore de la nettoyer.
 
Enfin, la dernière cause fréquente de soucis est la configuration réseau : si l’imprimante n’est pas visible, il s’agit souvent d’un problème d’adresse IP, d’une modification sur le nom du périphérique ou d’un pilote mal installé.
 
Dès lors que votre parc d’impression atteint une certaine taille, vous pouvez également mettre en place des logiciels de télémaintenance, capables d’analyser l’état des différents équipements grâce à des capteurs installés sur ceux-ci. Ces solutions de maintenance prédictive permettent de prévenir la plupart des pannes.
 
Pour les problèmes plus complexes, l’entreprise peut souscrire un contrat de support auprès d’un prestataire spécialisé. Choisissez de préférence une société familière avec le constructeur de vos imprimantes. Certains acteurs proposent de prêter du matériel le temps du dépannage, une option intéressante pour les entreprises donc l’activité nécessite d’imprimer des documents au quotidien.